档案展览运行程序探析

王小伟/北京市档案馆

档案展览是档案部门按照一定的主题，系统揭示和介绍馆（室）藏档案内容、成分的一种档案提供利用方式和档案宣传工作方式。举办档案展览，是档案部门的主要业务之一。 在档案展览的筹办中，必须遵循专业化、程序化和规范化的工作流程，坚持理论与实际相结合，在展览选题、展览筹备、展览的展出接待等方面，作深入的研究与实践。下面。笔者结合工作实际，进行分析与梳理。

1 展览选题的策划与论证

首先，要开展展览选题的策划与论证，这是展览运行程序的第一阶段。一要策划选题。展览选题应立足档案资源实际，并适应经济社会发展、文化繁荣和公众需求。如北京市档案馆从1996年至今，共推出50余个展览，展览选题策划主要从配合当地党委和政府的中心工作，以及结合重大历史事件、重大活动、重要纪念日等方面着手，为政治服务，为科研服务，为本地文化建设、社会建设和普通市民服务。二要论证选题。展览选题论证要咨询专家学者的建议，他们往往对相关专业有更深入的研究，能敏锐抓住要点，使选题定位更准确，具有学术水平和专业水准；还要在行业内讨论选题，达到集思广益的效果。

2 展览的筹备实施

展览选题确定后，可进入展览的筹备实施阶段，这是档案展览运行程序的第二阶段。这一阶段工作主要包括制定展览组织方案、收集展览素材、撰写展览大纲和脚本，以及进行展览设计制作等。

2.1 制定展览组织方案

方案应包括筹展人员的组织安排、展览相关工作内容（包括展览主题、展出时间与地点、展览规模等），以及展览运行时间的安排等。

2.2 收集展览素材

要明确展览素材收集原则：一要紧紧围绕展览主题收集，与展览主题有直接或间接关系的，不论什么载体，都应视为展览资料素材，并进行收集；二要全面收集素材，既要注重数量，也要注重质量；三要保证收集素材的真实性和准确性。还要明确展览素材收集途径：一是利用各级各类档案馆（室）的档案资源。举办档案展览，应以馆藏档案为依托，但不能只局限于本馆馆藏档案资料，要实行“走出去”的策略，充分利用各级各类档案馆（室）的档案资源，使展出的内容更丰富、更具特色。二是利用画册、书籍、报刊等公开出版物这一途径进行收集。档案展览以档案资料为展览主角，但相关出版物可为展览筹备提供线索和方向，甚至可以补充展览素材，丰富内容形式。三是借助“外脑”收集素材。可以邀请相关领域专家、学者座谈，扩充展览素材的收集线索。收集过程要建立展览素材登记册，展览素材登记册不仅是素材收集的明细账，也是查找素材的检索工具，可为以后筹展中的展品落实和展览撤展后的归还提供依据。

2.3 撰写展览大纲和脚本

一要拟定展览大纲。 展览大纲主要包括展览标题、结构框架、基本内容及主要展品等内容。由于展览选题不同，即使同一选题的展览也可以有不同的角度和立意，所以每一个展览大纲都是独一无二的，没有固定模式可以套用，筹展人员必须在深入研究基础上，根据展览主题和立意，按照一定的逻辑主线有针对性地搭建框架、组织展品。展览大纲就好比是一本著作的篇章结构，是展览内容策划的初级成果。

二要编制和论证展览脚本。展览大纲确定后要撰写展览脚本，展览内容脚本是根据展厅面积和展品数量及内容，在大纲基础上编制的详细的素材脚本，是对展览大纲的进一步深化，也是形式设计与施工制作的依据。编写展览脚本要注意以下方面：展览总标题以展览主题为基点，概括并全面准确地体现展览的内容；前言（序言）揭示展览内容，准确、简练地表达展览的主题思想、主要内容和办展意图等；展览基本内容包含展览的各部分标题、各级各类文字说明、展品的基本信息和组合方式、辅助展品的内容和展示方式等；展览结束语位于展览的最后，与前言相呼应，是对展览内容和举办意义的进一步总结与升华。展览脚本形成后，还要经过业内讨论、专家论证和领导审定等一系列程序。不断修改、调整和完善脚本，使展览主题与政治导向吻合，展览结构、内容、展品选择、文字说明等更准确到位，避免出现专业性错误。

三要落实展览内容。展览脚本编制完成后，需要落实脚本中涉及的主展品和辅助展品，这是展览筹备中的关键阶段，是展览实施制作的根本。依据展览素材登记册，将展览中具体的档案、照片、图表、实物、多媒体资料等展品与所在脚本位置一一对应落实，对于需要馆外借展的展品应尽早联系确定，避免展品无法落实到位，使办展工作陷入被动局面。同时，不开放档案资料的鉴定审核、仿真复制品制作等工作，都要在展览制作前完成，所有上展的仿真复制品要根据不同展出位置注明素材编号并分封装好。总之，展览内容落实到位，可以保证展览顺利运行，提升布展速度和效率，避免出现混乱和错误。

2.4 展览设计制作

展览的设计制作是展览内容由理论到实践的重要过程。展览的设计制作应依据展览脚本内容进行，灵活、准确、适当地运用不同艺术设计手段和表现形式，力求达到有效烘托主题、与展示内容协调统一、风格鲜明、特点突出、能满足不同层次观众参观需求的效果。内容包括：展厅基础装修、空间布局、观众参观路线与服务设施的设计；展柜、展板及展品说明牌的设计制作；展具和展品、照明系统、导览标识系统、效果图与施工图以及展览宣传册、画册等配套产品的设计制作等。只有展览内容和制作形式统一协调，才能产生完整且完美的精品展览。

目前，大部分档案部门的展览项目都是通过公开招标的形式，由中标的展览公司进行设计和施工的。中标公司对展览脚本深入研究后，设计出符合甲方展陈理念和实际使用要求的最佳展览形式设计及制作方案。当展览进入到形式设计阶段后，筹展人员不仅仅只为展览公司提供展览脚本，还必须参与到整个设计过程中，与展览公司就展览的内容进行深入广泛的交流沟通，解读展览脚本，一方面，要提出要求和建议，包括展示的流程、主要空间形态设计意向；展名、前言、结束语、各部分标题、展品说明牌及档案和图片、图表统计等展示形式以及运用照明、色彩、装饰材料等设计意向。另一方面，还要明确上展的展品内容和数量，提示展览各部分或单元的重点和亮点，点明档案和辅助展品的组合关系及其传达的意义，使设计者能够全面掌握展览的展示主题、内容以及展品性质（包括档案复制件尺寸）等情况，将展览内容与展陈形式结合起来，从而获得展示空间位置和展示形式的准确信息，以便进行定位设计，制作完成展线彩色立面图（即展览最终平面等比缩略图）。经筹展部门审定校对后，确定为展览最终平面设计定稿。

2.5 展览制作布展

展览制作布展是展现展览内容和形式设计成果，将展览内容和形式设计具体呈现的实现过程。展览公司依据最终的平面设计定稿方案在完成展厅装修后，将所有上展展品和一切装饰、布景按照设计位置落实到位，最后完成对展厅的设备调试和整体清洁等工作。

3 展览的展出接待

展览制作布展完成后，在正式对外接待前，要在内部先行展览。一方面，可以邀请有关领导、专家对展览进行审查验收，对于发现的问题及时修正；另一方面，可以使讲解接待人员熟悉展厅布局以及相关辅助展示设施的设置及使用方法，熟练掌握展览讲解内容，为以后开展讲解接待工作奠定基础。展览预展审查合格后，可直接对外开展，也可以举行展览开幕式。如果举行展览开幕式，要制定展览开幕式方案，做好开幕式各项筹备工作，保证仪式的成功举办。展览对外展出后，还要持续做好讲解接待工作。