大数据下企事业单位人事档案信息管理设计

陈静

一、企事业单位日常人事档案系统管理

实现人事档案管理工作中对干部档案、材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等业务功能，主要由四大功能组成：档案案卷管理、档案材料管理、档案审核以及系统维护。

1.企事业单位人事档案管理系统。基于大数据的企事业单位人事档案管理系统主要完成对纸质档案材料的数字化采集处理功能.系统提供了目录整理、信息采集、数据审核三大功能，并利用现代化网络技术，实现多人多客户端，对多本档案，不同材料同时采集功能，是一套高效、快捷档案数字化采集系统。

2.数字化档案网上查阅系统。数字化档案查阅系统，是以企事业单位组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑：可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。

二、大数据时代下的企事业单位人事系统实现目标

进入信息化社会后，计算机使用日益普及，电子数据存储、网络通讯技术不断推陈出新，依托计算机技术管理、存储、发布各类数字信息资源已成为全社会普遍使用的一种手段。企事业单位档案数字化管理与传统档案管理相比，有其无可比拟的先进性和科学性，它将改变纸质档案的搜集方式、管理方式和利用方式，冲破纸质档案的局限性，发挥信息资源的优越性，促进档案管理从纸质档案的保管、利用向信息采集、信息管理和信息服务的根本转变。但在当前档案数字化过程中，通过调查发现在企事业单位档案数字化过程中还存在一些亟待解决的问题，需要研究相应的对策。企事业单位档案数字化是利用计算机数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，把纸质文件材料、声像文件材料等传统介质的文件材料和归档保存的电子档案材料，系统地组织成具有有序机构的档案信息库。纸质档案数字化是当前以及未来企事业单位对档案处理利用的重中之重，这不仅仅是丰富和改变企事业单位结构的需要，更主要是利用网络技术实现企事业单位档案信息资源共享和提高了企事业单位档案的保存效率和利用率。

三、企事业单位人事档案系统的特点

1.档案数字化利用情况。目前，企事业单位已经建立了卷宗级数据库结构、文件级数据库结构、照片档案数据库结构、声像档案数据库结构、磁性载体档案数据库结构。档案查询范围、种类包括个人档案、现行文件、开放文件库、开放案卷库、转发印发通知、老档案、照片档案、馆藏资料等等。数字化档案采集系统我国的企事业单位中，应用还不是很普遍。它与以往的档案工作区别在于可以高效的完成对于纸质档案材料的数字化采集处理工作。这一数字化系统一般包括了以下三种功能：目录整理、信息采集、数据审核等等，可以有效的提高档案的工作效率，在此基础上，综合运用先进的网络技术，达到应用多人多客户端的效果，实现对于档案的全方位，系统化的整理，值得广泛推广。

2.纸质档案数字化工作流程。纸质档案的数字化是档案系统档案数字化工作的重中之重。第一阶段分四种情况下的工作流程：①无数字档案、无电子目录：鉴定—整理—扫描—建库—质检—案卷整合；②无数字档案、有电子目录：鉴定—整理—扫描—质检—案卷整合；③有数字档案、有电子目录：扫描—质检—图像优化；④有数字档案、无电子目录：建库—质检。第二阶段成批制作：OCR汉字识别（通过它可以识别文件中需要修改的字词，以便字词的真确）→PDF文件格式转化（调阅人员可以通过网络用Adobe Reader打开，并能看到纸质档案通过扫描质检后的图像文字）→DJVU彩色文件转化（可选）→上传至数据库。数字化成果以扫描图象为主，但是光有图象是不完整的，也不利于成果的管理、检查与利用。所以馆内实行的《暂行办法》对移交进馆的档案，明确包含了三方面的内容，即目录数据、图象数据和OCR 识别形成的文件。目录数据、图象数据和OCR 识别形成的文件还必须有机统一。所谓有机统一，就是三者之间必须是有机联系的，一条目录对应一个多页TIFF 文件和一个TXT 文件，联系三者的纽带就是档号； 一条目录的档号，即是相应的这份TIFF 文件的文件名，又是相对应的这份经OCR 识别的TXT 文件的文件名。第三阶段定期操作全文索引——全文挂接——定期备份：建立具有查看全文的检索系统，通过大容量的光盘作为储存介质来与检索系统相挂接。由于档案案卷特别冗杂，为了储存信息的安全可靠，所以必须定期进行备份。企事业单位档案系统的定期备份是通过专业人员操作，运用独立与其他计算机的电脑设备每周进行一次。通过把每台计算机中的档案拷贝到超大容量的光盘中，再把光盘中的内容统一备份到总服务器上。

3.影像和照片档案数字化工作流程。①影像档案数字化。企事业单位档案系统采用了“佳影系统”进行影像档案的储存、输入、查阅等一条龙流程。其中，上一条线中在形成电子影像文件后的两步处理是同时存入数据库和服务器，对内是储存于数据库；对外是服务器服务。下一条线是针对客户服务的，在这一流程中有一个至关重要的环节，就是“用户安全管理机制”。是要由专门的档案管理人员对客户进行全程的权限管理，对客户进行监督、服务，这是为了部分档案的安全保密负责。这项工作对档案管理人员的个人技能、素质有着很高的要求。但据笔者了解，现在馆内并没有专门负责此项工作的人员，往往是一个技术员身兼多职，既要管理各部门电脑问题，又要监督网站客户，还要维持网站安全。长久下来，往往会顾此失彼，给档案数字化工作带来不利。②照片档案数字化。在电子照片的数字化过程中必须把原先的纸质照片和现有的数字照片分开进行数字化。原有的纸质照片需要先进行电子扫描，再进行图象清晰，最后对应相应文件名同时进行电子入库；对于现有的数字照片相对就比较方便，可以直接进行核对入库。

四、企事业单位人事档案系统的设计

1.基于 Web 的应用系统开发。（浏览器/服务器）本质上 Web 与客户/服务器属于同一结构体系。在目前的数据库管理系统的基础上，开发出能适应统计工作需要的应用程序，能够使更多的用户通过浏览器方便地查询统计数据，是我们下一步考虑的重点。

2.建立数据仓库。社会的需求和计算机技术的不断发展，人们开始尝试对原来数据库中的数据进行再加工，形成一个综合的、面向分析的环境，以支持科学决策的产生。由此，数据仓库的思想、技术、产品逐渐开始形成，并成为信息技术领域非常热门的话题之一。随着计算机的发展与普及，以及互联网技术的扩展，日常劳资人事管理必将实现无纸化办公，并且加入到招商局内部的 Intranet 或者是 Internet 上去，实现数据的共享，这样有利于劳资人事信息在单位内部的查询，提高了数据资源的利用，并且能及时的得到更新，不需要象过去那样浪费大量的人力物力去进行抄写，提高工作的效率。本系统的数据库连接与查询是通过 ADO.NET 技术实现的。ADO.NET 是一组向.NET 程序员公开的数据访问服务类，它为创建分布式数据共享应用程序提供了一组丰富的组件和方法，用于支持对 Sql Server 等数据库的访问。数据库客服端应用程序可以使用 ADO.NET 来连接到这些数据源，来查询或修改所需的数据。本系统设计了 MyMeans 公共类。该类封装了系统中所有与数据库连接以及查询和修改的方法。人事管理模块中分人事档案管理，人事档案查询，人事资料查询。企事业员工档案基本信息录入界面。

五、结语

现在，大家的时间意识日益增强，决策者要求数据分毫不差；各职能部门工作查考要求准确无误；基础工作者对于档案的要求与日俱增，这就意味着档案数字化建设需要加快速度，利用先进技术来打造档案数字化系统，满足各类要求。

综上所述，档案数字化建设任重而道远，无法一蹴而就，需要我们脚踏实地，打好各项基础。

（作者单位：陕西广播电视台人力资源部）