浅谈会计档案的管理及完善措施

王瑞霞

【摘 要】财务会计档案是指会计凭证、会计账薄和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。会计档案管理的质量直接影响着企业的经济运作情况。鉴于会计档案的重要作用，本文指出了目前财务部门在会计档案管理工作中存在的主要问题。提出了改进会计档案管理工作的措施，制定会计档案管理制度，做好会计档案的管理工作。

【关键词】会计档案；管理现状；完善对策

会计档案具有原始记录性，有很强的凭证依据性，不仅是经济决策的重要依据，还对保护国家财产、执行国家财经纪律起到监督的作用，会计档案是重要的经济档案，是国家档案的重要组成部分，也是各单位的重要档案之一。它在会计工作和经济管理工作中具有多方面的重要的利用价值，因此，会计档案管理是会计工作的一项重要内容，必须充分重视和加强会计档案的管理，进一步提高会计档案的管理水平，充分发挥会计档案在各项事业中的重要作用。

一、财务会计档案管理的特点及作用

1.会计档案的特点

会计档案具有原始记录性、信息性、知识性和价值性，由于它反映的对象内容及业务性质不同，又决定了它具有自己独有的特点，其特点主要表现如下：

（1）来源的广泛性。会计档案来源于具有独立会计核算的单位。因此，凡是实行独立经济核算、财务收支的单位都会形成会计档案。

（2）内容的专业性。会计档案是通过会计核算的方法形成的，而这种方法是会计特有的专门手段。通过这种专门手段形成的会计档案是与经济活动和财务收支紧密相关的，其内容是直接反映机关、企业、事业单位所有各项经济业务收支情况，表现出会计档案的专业性。

（3）形成过程的严密性。会计核算是利用设置账户、复式记账、填制和审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查和会计报表等一系列专门方法，对会计对象进行连续、系统、完整地记录、反映和监督。因此，会计核算的严密性也就决定了会计档案形成过程的严密性。

2.会计档案的作用

从宏观方面来说，国家需要从会计档案记录的数据进行汇总，考核国家经济总体情况，以实现计划和预算的执行，从而制定有利于经济建设的方案和决策。从企事业、机关单位来说，可以根据会计档案的原始数据分析公司的运营情况，制定更加有效有力的监督管理方案。

二、财务会计档案管理中存在的问题

1.企业领导对财务会计档案的管理不够重视

虽然在《会计法》中有明确规定“公司管理负责人需要负责本公司的会计工作和相关会计资料的真伪性、完整性。”但是，很多公司负责人只是口头上重视这项工作，实际中却是“说起来重要，做起来次要，忙起来不要”，并不关心财务会计档案管理工作，甚至采取不闻不问的态度，导致会计档案归集不到位，甚至档案缺失。

2.企业财务会计档案缺乏完整性的管理

从整体来看，档案管理的完整性包括：公司应该依法保管所有的会计核算数据；公司的会计档案应当包括全部的会计资料。而现在的公司经常出现故意或无意的忽视某些数据，造成账务混乱，收支记录与实际不符。甚至有些公司财务人员故意销毁档案材料，致使有些重要的历史资料消失，无法查证。

3.对原始凭证的审核与监督不够

原始凭证是记录经济业务发生情况的重要资料和证据，原始凭证的真伪、经济信息是否全面等决定着会计信息资料的正确性和准确性。由于对于发票、收据等票据的使用范围没有严格的界定，只要是正式票据（有税务监制章或财政监制章），不论票据上记载的内容是否属于票据适用范围，一律按照正常、合法、合规票据处理；另外，会计从业人员素质参差不齐，责任心等的差异，对于原始凭证构成要素的审核与处理不够严谨。上述审核与监督不到位等因素都导致不合法、不合规原始凭证在会计信息资料中普遍存在。

三、完善会计档案管理工作的措施

针对上述会计档案管理中存在的问题，我们必须采取有效的措施，才能有效的改进和完善档案管理工作，分别从以下几个方面入手：

1.提高对会计档案管理重要性的认识

要抓好会计档案管理这项工作，分管领导、财务处及其他有关部门领导、必须认真学习《中华人民共和国档案法》、《会计档案管理办法》等规章制度，充分认识会计档案是所具有的不可替代的重要作用。将会计档案管理作为一项重要任务来布置、落实，常抓不懈。

2.加强会计档案管理的技能培训、考核与监督工作

会计档案具有专业性，在公司财力与人力条件允许的情况下，配备专门的档案管理人员是最好的最有效的途径。然而，一些公司、企业受规模资金的约束并没有专业的会计档案管理人员。这种情况下会计人员成为档案整理的主要负责人。

3.制定详细的会计档案管理岗位职责，设置专人进行档案管理

依据有关的法律法规和文件规定，制定会计档案管理岗位职责。在职责中明确岗位责任、制定岗位标准，提出岗位要求，在做好档案管理职能、档案服务职能的同时，进一步挖掘档案中具有指导意义的数据，并将数据充分运用，指导当前及以后的会计核算与管理，真正把档案用活、用细、用充分。

4.会计档案的鉴定与销毁

会计档案销毁是会计档案管理中重要的一个环节。《会计档案管理办法》第10条规定，除保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁外，其余保管期满的会计档案应由本单位档案机构会同会计提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管年限、己保管年限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上还需签署意见。会计档案按照相关法律及时进行鉴定和销毁可以节省存储空间，节约企业单位的人力、物力。

参考文献

[1]陈逸轩.管理会计.中央广播电视大学出版社，2007.

[2]白晓军.会计档案工作中存在的问题及对策.档案天地。2005（01）

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