高职院校教务处教学档案管理

王小雪

摘 要 高职院校教学改革工作中的一项重要工作就是学校教务处教学档案的管理和保存。尤其在大数据时代的背景之下，如何在有效管理教务处的档案之余，又能充分提高档案的利用价值是一个值得深思的问题。

关键词 高职院校 教务处 教学档案管理

中图分类号：G717 文献标识码：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdks.2016.03.009

Abstract Teaching reform of higher vocational colleges which is an important task， and reference material is the management school dean of teaching archives and save. Especially in the context of the era of big data， Dean of records management How can fully enhance the value of archives in the remainder of the effective management of both is a question worth pondering.

Key words vocational college； office of academic affairs； teaching files management

1 教务处教学档案建立和管理的重要性

高职院校教务处是学校教学核心的管理部门，同时也是学校教学档案的存储部门。教务处的一般正常职责是负责学校教学管理文件和教学管理规章制度的建设工作。根据专业人才培养方案，负责全校的教学运行与管理工作。负责学校教学水平评估和年度教学工作报告的起草工作。负责教师教学工作量的审核工作。负责全校课程建设及与课程建设相关的项目建设与管理工作。负责教改与教研工作的组织与管理。负责各级教学成果奖的组织、评选、推荐和成果认定工作。负责全校教材建设与管理工作。负责学校实践教学基地建设整体规划的制定工作。负责学校实践教学基地建设与管理工作。负责校级以上各类与教学相关的竞赛组织与管理工作。负责学校教学管理委员会日常工作。建立和保持与本部门工作业务相关的学会、协会、研究会的联系与沟通。完成上级主管部门和学校交办的其他工作。

这么多的教学工作，教学档案同样是门类非常多，非常复杂。而且各个二级学院的教学档案最终都会汇总到教务处，需要教务处对这些教学档案加以科学的、分门别类的管理，以备日后随时查询。教务处的科室比较多，其中教学档案的种类也相应地复杂一些。比如教务处的教务科，主要负责学生校内期末考试、校外的大学英语四六级考试、教师的调课等，这些教学档案都是学生非常关心也是必须随时查询的，所以更加要分门别类地整理好。再比如教研科主要针对的是教师，比如教师的教学工作量、教学计划、各类教学成果的评审档案，这些重要的教学档案用于探究教学改革的有效方案和学校将来的评估。不管是教研科、教材科、教务科，还是教务处的其他科室，都有利用档案资料的需求，因此，进行科学合理的档案建立，能够方便各科室利用所需资料，所以说教务处教学档案的建立与管理具有重要意义。

2 教务处教学档案建立的规则和意义

高职院校教务处的建立，不论对于教务处自身，还是各二级学院，甚至于学校都有着重要的意义。然而这些重要意义的背后还有着档案建立自身需要遵守的规则。

其一，教务处档案是学校各个部门汇总的集合，来源非常广泛，不仅包括教务处自身的教学档案，还有各个二级学院的教学档案，其他行政职能部门的文件，涉及到教师、学生各个方面，可以说囊括了学校的各个层次，这些档案如果缺乏有效的分类、保存，可想而知学校的教学会变得多么的混乱。

其二，教学档案的时间也有其自身的特点。即阶段性和不稳定性。所谓的阶段性是指教学档案不是每天每时每刻都有新的档案进入到教务处，而是集中在特定的某一个阶段。比如学生期末考试的成绩会在学期末大量进入，学生大学英语四六级考试成绩会在特定的时间进入。如果教务处没有对这些档案进行规范化的保存，那么档案很可能会丢失，造成损失和教学事故。①教学档案的不稳定性指的是教学档案的时间不是一成不变的、确定的，而是可变的、不稳定的、流动的，所以一旦教学档案进入教务处，就需要档案管理人员按照规定进行整理，以便更好地管理教学档案。

其三，高职院校的教学档案具有鲜明的专业特色。高职院校专业众多、特色鲜明，各专业的教学档案都有其自身的特点和价值，对学校的教学改革具有重要作用。基于此，这些教学档案要按照专业和类别进行整理，这样才能为各二级学院提供了解本专业自身特点的研究材料。基于以上三点，教务处教学档案的建立有其自身的特点和规则，不仅仅因为教学档案本身的繁杂多样化，更重要的是因为这些教学档案在一定的时间之内或者很长的一段时间之内具有非常重要的价值，对于学校的教学改革同样有着重要的参考价值。

3 信息时代档案管理创新

随着社会的发展，信息时代的到来，为档案管理提供了新的契机。教务处的档案不再用以往陈旧的、落后的方式来管理，取而代之的是从信息化、自动化的角度来管理档案，不但节省时间，而且大大提高教务处档案管理人员的工作效率，使其从繁杂的档案管理中解放出来。②

数据的爆炸式增长超乎人们的想象。据预计，2020年全球以电子形式存储的数据量将达35ZB，是2009年全球存储量的40倍。而在2010 年年底，根据IDC 的统计，全球数据量已经达到了120万PB。③这个庞大数据要求现代高职院校教务处的教学档案管理从业人员需要更新观念，实现档案管理科学化、信息化的转变与发展。

3.1 改变思想观念

教务处本身是学校的一线“生产”部门，其职责就是为学校的教师和学生服务的，而以前高职院校教务处的档案管理更加看重的是如何管理，基本没有涉及到服务这个概念。信息时代的到来对于档案管理也是一个重要的挑战和新的机遇。要想让这些教学档案更快更好地得到保存和处理，就必须使得信息有效快速传播出去，这样才能实现教学档案的价值。教学档案的管理需要从“重管理、轻服务”转变成“服务与管理并重”，这样才能适应学校的发展和社会的需求。有了这样的理念，教务处档案管理可以从服务范围和服务措施来着手。所谓服务范围，既包括学校各个部门，又要包括学生和学生的家长。所谓的服务措施指的是教学档案可以实现多样化的操作，比如教务处可以在教务处网站的首页上建立教学档案室，这样教师、学生可以从中获取自己想要查询的档案，这样节省了双方的时间。④另外还可以在某一个时间段中开通教务处教学档案网上在线解答功能，教师、学生需要的档案不用再到教务处进行复印，而是可以在线提问，教务处档案管理人员在线解答，网上服务可以有效解决教师和学生的档案要求，对想要的信息提交申请，就可以足不出户得到想要的资料，十分方便。

3.2 完善档案管理的规章制度

教务处教学档案管理需要得到学校自上而下的重视，学校也应该配套完善的教学档案管理规章制度来确保教学档案管理的规范化和合理化。教学档案规章制度的拟定需要教务处人员的全程参与，根据教务处工作的特点来制定相应的规章制度。经过学校初步拟定后，形成一个操作性和实用性强的对学校发展有利的教学档案管理制度。反之如果没有学校规章制度作为后盾，教务处档案人员对相关工作就不会予以充分的重视，那么教学档案管理同样也得不到很好的发展。因此，健全规章制度对于有效管理教学档案发挥重要的作用。在规章制度的保障下，教学档案的建立和管理工作中出现的纰漏将会大大减少，确保教学档案管理工作得以高质量的完成。

3.3 转变档案管理者的角色

随着大数据时代的到来，高职院校的迅猛发展，对于教学档案工作来说挑战和机遇是并存的。对于高职院校来说，如何培养出一批专业性强的教学档案管理人员，是一个不可忽视的课题。⑤对于教学档案管理者自身来说，要想适应时代的发展，就要不断地更新自己的知识体系，以备在教学档案管理工作中，以与时俱进的思想来为教学工作服务。

4 结语

通过以上的论述可以看出，在现代高职院校中，教务处教学档案有着举足轻重的作用，教务处教学档案管理的科学化、信息化具有重要意义。教学档案管理对于学校的教学工作有着深远的影响，同时也是促进学校教学顺利进行的重要保障。随着大数据时代的到来，教学档案管理工作也要有所创新，要与时俱进，变得更加人性化，不断提高教务处教学档案管理的地位，更好地为高职院校的师生服务。

注释

①③石冬梅.大数据时代档案管理工作的挑战与机遇[J].现代商业.

② 施永利.大数据时代背景下的档案利用服务探讨[J].商界论坛.

④ 张晓阳高校教学档案管理和利用工作的几点设想[J].陕西档案，2009（3）：37.

⑤ 张莹.关于档案信息化建设若干问题的思考[J].黑龙江史志，2013.17.