人防档案信息化建设面临的问题及对策

周英

人防档案信息化建设是推动人防档案工作可持续发展、满足科研生产需要和管理需求的必然选择，是提高人防档案服务能力的关键。当前，在人防档案信息化建设中，还存在一些不容忽视的矛盾和问题，亟待认真研究和思考。

一、人防档案信息化建设存在的矛盾和问题

一是法规制度不够健全。在人防档案信息化建设法规方面，虽然国家制订发布了一些规章和行业标准，有力推动了人防档案信息化建设，但在法规制度建设上还存在两个方面的突出问题。一个是现行的法规制度还未构成或初步形成一个法规体系或标准体系，覆盖面有限，不能全面规范人防档案信息资源建设、基础设施建设、应用系统建设和安全体系建设等领域。如，虽然人防档案保密要求高，但是还没有关于人防档案信息安全的专门法规。另一个是现行法规制度缺乏具体规范，刚性不足，操作性和可行性不够，且修订完善严重滞后。如在人防档案数字化领域，仅仅能参照国家颁布的《纸质档案数字化技术规范》和《缩微胶片数字化技术规范》，关于人防档案的照片、录音、录像的数字化规范没有统一标准；在人防电子文件的归档与管理领域，也只能执行国家颁布的《公务电子邮件归档与管理规则》《文书类电子文件元数据方案》等，而人防档案相关其他类电子文件采集的元数据标准、电子文件鉴定保存的技术规范依然空白。

二是信息主导意识不强。随着现代信息技术在社会生活领域的广泛应用，原先大量使用手工操作的人防档案管理工作已经不能适应现代信息技术环境的要求，人防档案的收集、整理、保管和利用的传统方式不仅难以适应快节奏、高效率社会发展的多元化利用要求，而且也难以保障信息时代人防建设对于档案信息的需求。现实中一些人防档案工作人员在档案接收、编目立卷、存储入库、查阅调卷等工作中，仍习惯于传统的方式，缺乏信息主导的意识和资源共享的观念，在将现代信息技术与档案管理有机融合方面还有很大欠缺。

三是标准规范建设滞后。人防档案信息化标准对档案信息化建设起约束作用，以确保人防档案信息化的规范化开展。但现实工作中，人防档案信息化建设由于缺乏顶层设计规划，缺少系统规范的技术标准，使得人防档案信息化建设中各行其是、自搞一套的现象还比较普遍，有的只注重发展高密度的信息储存技术，而忽视了高速度的信息传递技术；有的只注重高效率的信息查询技术，而忽视了高质量的信息安全技术，等等。在人防档案信息资源建设中，由于没有统一标准的管理软件和数据库类型结构，人防档案信息管理和利用服务难以实现信息互通、资源共享。

四是信息人才队伍匮乏。人防档案信息化建设需要既懂档案管理业务，又熟悉信息技术的复合型人才。目前，人才缺乏已成为人防档案信息化建设的瓶颈问题。一些工作人员虽精于传统的管理模式，但不能将档案管理流程与信息化手段紧密结合，存在力不从心、效率偏低的现象；还有一些对信息化建设的重要性认识不到位，主动提高自身能力素质的积极性不够；还有一些对信息化建设存在畏难情愫，等靠思想严重，自身能力素质提高缓慢。

五是信息资源建设落后。信息资源建设的一个重要内容就是人防档案的数字化。这是一项投入多、周期长、见效慢的工程，任务艰苦繁重，工作要求认真细致，需要长期坚持、持续开展。一些单位对此重视不够，只关注现阶段形成的、原生电子文件和电子档案的管理，不愿全面开展档案数字化工作。一些单位在人员紧张、设备有限、工作繁重的情况下，持续投入不够，人员积极性不高，致使人防档案数字化建设相对滞后。

二、人防档案信息化建设的对策措施

一是坚持统筹规划，搞好顶层设计。人防档案信息化建设是一项长期的系统工程，必须着眼长远、科学谋划，制定好总体方案，既不能盲目跟风、脱离实际，也不能墨守成规、固步不前。要深入调查分析现状和需求，研究论证途径与方法，资源配置保障等。二是坚持信息主导，树立建设理念。人防档案信息化不仅是指档案管理技术设备的信息化，更为重要的是档案管理思想理念的现代化。要树立信息主导的理念，抓紧进行研究和论证，加大力量投人，逐步建立起功能完备、综合性强、覆盖面广的人防档案信息资源网络，为用户提供高效便捷的信息服务。一方面，要加快人防文档一体化管理系统建设，构建统一的网络平台，实现人防系统内档案资源共享、服务互补以及相关技术共同开发和维护；另一方面，在严格保密、确保安全的基础上，加强与外部网络系统的协同合作，借鉴其他信息服务机构的经验，形成相互交融、互惠互利的外部网络环境。

三是坚持依法建设，健全制度规范。要参照国家标准和相关行业的标准规范，制订人防档案信息化建设的制度、规范和标准，保证人防档案信息化建设有章可循，有法可依，逐步形成与人防信息化建设相衔接、与机关公文运转相协调、与档案工作发展相适应的规章制度。要加快档案信息管理系统研发、推广应用和综合集成，建立一套科学、先进、实用、操作性强的标准规范，逐步形成标准统一、安全高效的档案信息管理与服务平台，使人防档案信息资源管理和利用服务实现互通、互联和共享。

四是坚持以人为本，建强人才队伍。开展人防档案信息化建设，人才是基础。要立足眼前，目标长远，重点培养业务能力强、创新思维活跃的人员，将档案人员的培养纳入人才培养计划，通过档案信息化方面的培训交流，通过院校专业培训、继续教育等方式，全面提升档案人员素质。

五是坚持重点突出，推进资源建设。要制订人防数字化建设工作计划，实现发展战略上的创新。构建适应信息化建设的档案管理新模式，以实现人防档案信息资源的共享。