浅谈医院档案收集整理及保管工作

王青　聂彦宏

医院档案是医院的宝贵财富，是在工作活动中形成的保存备查的文件、薄册、录音、照片、录像等各种门类，各种载体档案及其他各种形式的原始记录。医院档案的内容不仅具体地反映出医院的历史面貌，而且能反映出党和国家某一方面的方针、政策，因此医院档案在具备一般档案共有的历史记录作用和参考作用的同时，还特别表现出宏观指导方面的意义。如主管机关所制定的专业系统的章则、规范、计划、调查研究的报告，颁发的褒奖、惩罚决定等，都具有普遍的民生意义。由此可见对于维护医院档案的完整与安全，也是档案工作服务国计民生的重要组成部分。

一、医院管理类档案的形成和收集

（一）医院管理类档案的形成

1.医院文书档案

医院文书档案，是医院实施行政管理的重要记录。主要来源于上级印发或本院制定的各种规定性、政策性、指导性、业务性文件，文书档案涉及领域宽、种类多、综合性强，能基本反映医院的各项活动情况，是医院档案室管理类档案文件的主体。

2.医院基建档案

近十几年来，医疗环境不断改善，各地市三级甲等医院的发展十分迅速。在医院硬件建设的同时，随之产生了大量的基建档案，医院的基建档案，因具有专业性、成套性、现实性、周期长的特点，在档案形成初期，由基建部门进行管理，直至基建项目完全竣工后，由相关部门将成套的基建档案交由医院档案部门统一管理。

3.影像音像照片档案

医院的影像、音像、照片档案，主要来源于医院的宣传部门。在当前医疗市场竞争激烈的大环境下，各大医院都希望在社会中树立良好的公众形象，探索宣传新思路，扩大医院影响力并提升美誉度。医院影像、音像、照片档案以其特殊的表现形式，关系医院建设与发展，点点滴滴以真实场景再现记录，具有很强的保存查证与参考价值，在医院建设与发展中发挥着独特的重要功能。

4.人事档案

随着医院规模的不断扩大，人员管理模式、人员流动性的变化，给医院人事档案管理带来多元化的模式，收集整理保存好政治性、保密性较强的人事档案，方便利于医院相关部门使用，是人事档案管理部门必须思考的课题。

5.财务档案

财务票据是医院财务往来的凭证，财务凭证的管理主要以财务部门为主。

（二）医院管理类档案收集

医院档案室通过接收和征集等方法，实现档案的集中统一管理。

1.医院文书档案的收集

医院档案室保存大量的文书档案，不是自身形成的，而是向医院各部门以及个人接收或征集来的。收集工作是档案工作诸环节中的第一个环节，收集得是否齐全、系统、有价值，对医院档案工作其他环节的影响很大。在收集过程中并不是“有文必档”，应挑选有一定查考价值的文件，即对医院及社会在当前和长远都必须有利用价值的文件。在医院文书档案的收集过程中，应须注意系统性、完整性，这样更能够反映出医院的历史面貌和工作特色。多加强与各部门的联系，掌握医院在职能活动中的情况，档案收集质量的高低应依靠建立健全严格的归档制度。

2.医院基建档案的收集

医院基建档案资料管理过程中，资料收集是最琐碎、最麻烦，同时又是最关键的一个环节，因为它牵涉面广、内容繁杂、时间跨度大，是基建档案资料管理的基础工作。我们医院在2012年建设医院门诊、医技、病房楼期间，在工程施工的各个阶段，将工程中涉及的工程准备阶段文件、工程管理机构文件、施工阶段文件、竣工验收阶段文件以及声像电子档案文件等，以医院基建部门为主，设立文件收集清单，分级别落实到各施工监理单位及相关部门，确保院方在施工竣工验收阶段形成的大量文件资料收集齐全。

3.医院影像音像照片档案的收集

因影像照片的直观性和特殊性，在收集和整理的过程中，我们一般不限制收集范围，凡是能反映和记录本单位重大事件和重要活动的影音图片，我们都尽可能的予以收集。近十年来，数字技术的广泛引用，在影像、录音、照片整理过程中，一般以照片加标注事件名称及时间和电子存储相结合方式进行收集、整理、存储。

4.医院其他档案的收集

在医院各职能处室中，还存在着大量的专业性较强的管理类档案，对于此类档案的收集，我院主要是以各职能处室为单位，设立专人保管，分别进行收集。

二、归档档案的整理

整理工作是档案提供利用的前提，对档案的完整与安全也是十分必要的。首先，通过整理可以进一步了解档案收集中的问题和质量，并可根据发现的问题及时向文书立卷部门提出要求。如一个会议文件，在整理中发现没有会议总结，就可以进一步收集，使得会议文件齐全；整理中发现文件有请示无批复、有打印本无底稿等，都可以有的放矢地进行收集。其次，在整理过程中还可对某些不符合归档要求的文件材料进行技术处理。如：对墨迹不符合要求的文件进行复印或描写；对已经破损严重的文件进行裱糊修补，还要准备若干复制件来代替原件提供利用。再者，对积存的文件材料一定要及时整理。一是便于管理和提供利用，二是可以及早发现问题，如：是否去除订书钉或曲别针，是否有被虫害破坏或发生霉变等。对于专业性较强的管理类档案的整理工作，如人事档案、基建档案、财务凭证、设备档案、影音照片档案等的整理，主要以档案所在科室为主，医院档案室每年对相关科室的兼职档案保管员进行档案收集整理知识的培训，规范了各处室档案收集、整理、归档的流程。

三、档案的保管

（一）档案的保管意义

档案保管工作是档案工作的物质基础，有完整的档案，才能有健全的档案工作。档案保管工作关系到维护档案的完整与安全，档案完好无损地保存下来，才能在其他部门档案的使用上迅速、准确、及时地提供利用。

（二）档案的库房建设

档案库房是档案单位存放各类档案的保密重地，档案保存寿命的长与短与档案库房有直接的联系，档案库房受温度、湿度、光线、灰尘、有害气体等多种外界因素的影响较大，档案库房应尽量选择自然条件影响小，又方便开展工作的地方，其选址应综合考虑以下几点：

档案存储的（下转第58页） （上接第55页）库房最好选择北向的房间，不宜被阳光直接照射利于避光防热；不宜选择在最低层或最高层；如：我院在建设时选择的是西向，夏天阳光直射、温度比较高。我院档案采取保温隔热补救措施，安装防光窗帘。

档案的库房建设做到库房、办公、阅览三分设，我院根据《档案法》规定，档案室做了三分设，档案室至少保存本单位10年或20年以上的档案，因此，我院档案库房面积能够满足保管20年以上档案的需要。

（三）档案的安全存储

档案保管不宜设在靠近厕所、盥洗室和锅炉房的地方，以防水患和火灾。档案室库房必须配备空调、温湿度计、除湿机、吸尘器、二氧化碳灭火器等。档案室的位置不宜选择人员往来频繁的楼梯口，应建在通道顺畅的地方。档案室应落实“三铁一器”措施，确保铁门、铁窗、铁柜的安全牢固，安装防盗监控器。制作库房内严禁吸烟和使用明火、严禁堆放易燃物品或与档案无关的物品的标识标牌，对电源、线路、开关插头进行定期或不定期检查，发现有火情隐患情况应立即报告并及时处理。

（四）健全规章制度

为了确保档案保存的规范操作，不仅要靠档案人员的责任心和爱岗敬业精神，更重要的是要有科学严谨的管理制度，在工作中，为了防止档案资料流失，保证档案的健全，我们制定了档案立卷归档、保管、保密、借阅、安全等管理制度，补充完善了档案室库房安全保密制度、档案管理突发事件应急预案等相关制度，并明确了档案人员工作职责。

（作者单位：河北省人民医院）