环保档案工作的现状与对策

张肃

环保档案是各个时期环保工作活动的历史记录，有广义与狭义之分。广义的环保档案是指在社会生产活动过程中形成的与环保相关的有保存价值的各种资料的总称，包括党群、行政、人事、财会、环境管理、环境监测、环境污染及其防治、自然保护、环境科学研究、环境工程与基本建设、环境设备与仪器、环境标准与计量等环境保护领域内开展的所有社会实践活动中形成的档案。本文针对狭义的环保档案，即指各级环境保护行政主管部门及其直属事业单位在环境保护活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。具体是环境管理、环境监测、环境监察、环境污染及其防治、自然保护、环境科学研究、环境工程与基本建设、环境设备与仪器、环境标准与计量等环境保护活动中形成的档案。

环保档案作为国家档案的重要组成部分，与其他门类的档案相比，具有以下特点：

1.来源的广泛性和内容的综合性。环境保护工作涉及到社会的诸多领域，环境保护档案就其来源而言，涉及到工业、农业、交通、能源、生态、城乡建设及个人的居住环境等许多方面的内容。面广量大，其载体形式也是多种多样的，包括文字、图表、磁盘、声像等等。环境保护档案几乎涉猎了人类现有的一切科学领域。如生物学、医学、物理学、建筑学、法学等诸多学科。

2.保管的久远性。环保档案是人类认识和改造环境的历史记录，它与人类生存环境的关系密切，这一特点是环境质量状况对人类保护环境的客观需要所决定的。环境质量状况影响到人类的健康，甚至对人类的生存造成一定的威胁，其后果的显现，往往要有一个过程，需要一定的时间，而治理污染的效果同样需要一定的时间。鉴于环境污染的隐蔽性，就必须长期保存有关环境污染及其状况的档案，以便追本溯源，这就决定了环保档案保存的久远性。

3.应用的共同性。地球是人类的共同家园，人类生存的环境需要全人类来共同保护。但人类的活动却对地球造成了严重的破坏。利用环保档案信息进行科学研究，控制环境恶化，创造美好家园，是环保档案开发利用共同性这一特点的社会基础。

一、环保档案的现状

1.由于现行的档案接收体制和制度，我们的环保档案馆藏建设普遍存在宏观材料（指环保方面的大政方针、重要决策、会议开成的文件材料）齐全，微观材料（具体、细节问题）缺乏的问题。宏观材料固然重要，但是“开发”、‘“开放”更多关注的是民生问题，如：环保问题引发的天气变得极端、暴雨洪涝加剧、干旱加剧、传染疾病威胁、农业粮食安全、水资源矛盾突出、霾来了等环保问题均与民众的日常生活息息相关，还有我省乃至全国倡导的无车日、节能熄灯一小时、低碳生活等等都是老百姓普遍关心的问题，与这些问题有关的档案资料具有民生性，应是环保档案机构收藏的重点内容，而不应仅仅做到有文必档。

2.政府信息公开使档案管理面临转型，国家的发展、社会的进步、人民生活水平的提高、各行业的发展，对环保档案的需求也越来越高，不再局限于本机关的利用，还要满足于政府决策，满足于相关单位、企业的利用；不再是提供本单位的几个数据、几张图纸，而是要求系统地查阅某一事项的前因及后果关系，打破了时间、地域、部门限制，从而系统成套地利用环保档案。对档案管理来说，传统的档案管理是以档案实体管理为中心，以“管”为中心，随着政府信息公开的实施，档案开发、开放的观念逐渐被认识，工作重心必须做出适当调整，即由档案实体管理向档案信息资源的开发利用转变，向档案信息资源的公开、开放转变。

3.部分领导轻档案管理，档案意识薄弱，对档案工作重视不够，工作中较少听取档案部门的意见和建议。每年移交档案时我厅各处室兼职档案员由于忙于事务性工作，收集资料、立卷归档之事多由抽调的临时人员完成，而这些人没有经过档案专业培训，基础工作不扎实，专业知识不熟，对各种材料的收集心中无底，往往手头有什么存什么，对于重大项目档案的收集整理是否齐全、规范、标准等认识不足，从而导致档案的整理、分类等不够规范，收集材料不够齐全，制成材料达不到永久、长期保存的质量要求。

4.档案人员的素质难以适应档案管理的要求。逐步建立健全的环保行业标准、档案管理各项规章制度，使档案工作无论在管理方法还是在档案文件的形成、收集、管理、保管、利用、编研等方面都有章可循。但是，在档案管理人员中，尤其在基层部门中，却存在“三多一少”的现象，即非档案专业毕业的多、兼职的多、没有参加过专业培训的多，系统掌握档案管理、信息技术的复合型人才极少，而且，档案人员往往身兼数职，最重要的是，计算机技术、缩微技术、网络技术等现代化科学技术在档案工作中的逐步推广应用，也给进一步做好档案管理工作带来了新的挑战。

5.各单位档案工作不能在同一水平线上均衡发展。由于受职权、资金、场地、人员等因素的影响，我厅13家直属事业单位过半没有专门的档案室，有些单位连最基本的档案保管条件都无法保证，很难实现档案工作的规范化、标准化，档案工作的发展极不平衡。

6.环保档案管理系统分散。项目立项、环评、监测、督查各自收集资料组卷，另外，环保档案管理工作随着环保事业的发展和科学技术的进步，出现了前所未有的变化。首先，档案的载体不再以传统的纸质为主，出现了电子文件、多媒体光盘等多种形式的载体。如我厅内部文件的起草、签发、催办等运作过程都是在OA办公系统中完成，上下级之间的文件来往也直接从网上接收与上报；环境监测中空气、水、污染源也相继采用在线监测，所获大量的原始数据直接从通讯线路上传递，造成信息分散，系统不配套。没有建立有效的综合分析手段和方法，信息资源不能共享，大大降低了档案效益发挥。

7.归档与建档的并存。在档案管理实践中，“归档"历来被看作是档案馆藏建设的入口控制环节，档案机构的馆藏结构与质量在很大程度上取决于归档组织工作的水平与质量。由于以“归档"为入口的馆藏建设在馆藏对象、馆藏内容和馆藏时机选择上均具有一定的被动性，档案机构在馆藏组织过程中也很少顾及公众的实际利用需要，这就使档案馆藏利用率不高成为一个普遍现象。如何在档案馆藏建设中实现“存史"与“服务"的并重，构建覆盖全社会的档案资源体系，迫切需要改变单一被动归档的局面，实现向主动建档与适时捕获档案信息的转变。

二、做好环保档案工作的对策

1.加大宣传力度，争取领导重视，营造良好氛围。通过多种方式增强社会的档案意识，促进档案工作的自主能动性，力争各个部门、每个人都来关心和支持档案工作，把环保档案管理纳入环保工作考核责任制，目标分解到环境监测、法规等各个环节，努力形成主要领导亲自管，分管领导具体管，部门协同合力管，切实把环保档案管理工作列入议事日程，切实摆上位、摆到位，健全档案管理网络的基础。

2.担负利用服务工作的档案管理人员，是利用制度的直接贯彻者，必须具备较高的政治、业务、文化素质，要坚持不断地学习，定期参加业务培训，提高档案管理水平，在档案利用中，要根据利用对象的不同，加强重点监护，以保证档案的完好无损，要做到嘴勤、眼勤、手勤、脑勤，完成从被动服务、事务服务、原件服务的档案保管员到能够从事审查与监管、参与决策、技术规划、信息开发等工作的信息主管和知识导航员的转化。

3.档案机构与利用者打交道，比较了解用户的需求，笔者认为，在档案资源建设方面应赋予档案机构及其工作人员更多的自由选择权，可允许档案机构在科学合理的范围内主动申报收集计划，这样，才能保证档案记忆工具对环保活动的记录更加完备，才能使档案服务更加贴近用户需求。

4.对管辖范围内的案件与管辖范围外的案件可分类管理。可以设置专职人员，负责信访接访、处理、归档整理，做到一案一卷，有档可查；坚持与环保工作“三同时”制度同步跟进、同步管理、协同配合，抓住工作重点和关键环节，对信访举报事项可增设现场勘查情况、回访情况等内容，方便接访人员与执法人员对信访案件的对接；细化信访案件归档管理，让每个信访案卷中均包括信访登记表、执法文书、执法笔录、影像资料及被举报者相关基本资料等。

（作者单位：河北省环境保护厅）