档案管理工作标准化建设探讨

阎萍

【摘要】我国许多企事业单位中档案管理形式趋于形式化，但不重视其管理内容和标准，因此这些企事业单位内常存在一些问题，如档案管理部门制度不够严谨、因国家法律不够健全而不重视档案管理工作、电子化档案复制不够完善、纸张档案保存不当导致霉变以及档案人员自身专业技能以及缺乏电子计算机操作技术等，造成我国档案管理形式不够标准规范。因此，本文中将通过对如何建立标准化档案管理模式为话题进行分析和探讨。

【关键词】档案管理；工作标准化；规范化制度

档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。在改革开放和现代化事业蓬勃发展的今天，档案工作情况发生了很大的变化，档案工作要适应新形势，自觉以”三个代表”重要思想指导档案工作，解放思想，实事求是，与时俱进，开拓创新，敢于突破那些与时代发展不适应的工作理念和工作模式，使档案工作具有新的活力和价值。

一、建立完善的管理制度，加强档案管理措施

首先，需要依据国家档案保密相关法规和企事业单位中的档案部门管理制度指定出合理、科学、严谨的档案保密管理制度，通过实行行政手段加强档案管理力度，并提高档案管理水平，做好保管工作；其次，设立档案管理库房要选择通风且保密性强的房间，并加强对档案库房的守卫和管理，防止出现文件丢失等现象；第三，必须保持库房内洁净卫生，严禁在库房内出现一切明火，并设立健全的防火用具和烦躁设备，防止纸张档案出现霉变、腐蚀等现象，并做好防止害虫侵蚀等工作，加强相关人员对档案库房的管理；第四，对库房内档案按照时期、类别以及案卷主要性质等进行分类整理，并派遣专门人员对档案进行整体管理。

此外，档案人员需要将档案以电子形式复制，防止纸张档案无法再保存时造成文件损失等现象。

二、利用法律制度建立规范化档案管理标准

第一，国家应当将档案管理以及保密等相关法规政策不断完善和补充，通过法律手段加强对各个企事业单位以及政府部门的监管，而企事业单位和政府部门也需要加强对档案部门的重视，加强对档案管理工作的标准，并提高工作人员的档案管理工作质量；第二，由于档案是由公文转变而来的，因此在建立纸张档案时需要以公文的标准为基础，并通过档案进行完善和规范，提高档案质量，并加强对档案的管理；第三，在建立纸张档案时需要按照国家统一规定格式和形式来进行排版和装订，注意在记录、签字和批注时尽量使用油墨不易褪色的笔墨，并且需要注意行文规范化的要求，保证档案质量的同时坚持标准化、规范化原则。

三、做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里防止出现霉变等现象。

四、档案人员的时代意识是推进档案标准化、规范化的关键

在档案管理工作中应用计算机技术，必须建立在标准化、规范化的基础之上。档案管理的目的是为了利用，实现档案为经济建设服务的大目标。只有通过网络工程，使本部门、本单位的档案信息资源成为全社会共享的信息资源，才能真正实现这一目标。这就要求档案指导部门制定统一的标准及规范，从选购档案管理软件、制定数据录入统一标准等方面加以规范，以便于数据的移交与接收、档案信息的检索与利用。另一方面，应用计算机管理档案的标准化、规范化，还必须建立在档案的立卷归档及其管理的标准化、规范化的基础上。

此外，要使档案信息在市场环境下找准位置、发挥实效是信息价值竞争的重要措施，实现这一目的的条件就是档案人员要有积极采用现代化手段开展档案服务工作的意识，更新知识，努力学习现代化设备的实践技术，以应用多媒体技术、网络技术等现代化信息技术实现档案信息资源检索和利用自动化、在线化为重点的档案信息资源开发利用系统建设；以计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络化技术知识培训教育为重点培养档案信息化人才队伍，推进档案工作的进程，努力使档案信息化建设成为现代化信息化的重要组成部分。

目前多数档案工作者对其特性还很陌生，这不能不说是很大的隐患。国家档案局已经成立了电子文件归档问题领导小组，并由专门的课题组研究解决有关的问题。虽然已在问题分析和标准制定上有了一些初步进展，但离真正解决这个问题还很远。针对这个问题必须在如下几方面作出艰苦的努力：1、进一步研究各类电子文件的特性，对从生成机制到归档保存的一系列环节进行剖析，在此基础上从档案管理角度提出确保其真实性、原始性、安全性等方面的技术措施。2、与电子文件的形成部门主动配合，共同制定相关标准，并严格执行。由于电子文件的管理工作跨部门、跨行业，因此标准化涉及的种类多、范围广，其必要性和工作难度都将大大超过纸质文件，应引起足够的重视。3、提前为电子文件归档后形成的电子档案的管理提出要求，解决逻辑归档的不安全性、物理归档的载体选择、设备更新快与电子档案载体长久保存之间的矛盾等问题。

科学规范的档案管理只有坚持与时俱进，才能适应新形势的需要，开创档案管理的新局面。科学、规范、标准的档案管理可以不断提升一个单位的管理水平，而且能实现档案管理工作的自身价值，更可以为经济发展和社会进步作出应有的贡献。

【参考文献】

[1] 王莉. 我国档案工作标准化问题及对策研究[J]. 民营科技， 2014（09）.

[2] 乔建丽. 浅谈如何推进档案工作标准化[J]. 湖北档案， 2013（05）.