机关档案工作需向信息化转型升级

张宁熙

机关档案工作是机关工作中一项基础性、全局性的工作，涵盖了机关公文、政务、事务、会务等方方面面的工作内容，反映了党和政府重大决策部署和重点工作任务的形成及实施过程。近年来，为适应新形势，机关档案开展信息化建设，

这不仅是客观要求，更能有效保护原始档案，优化档案查阅利用的信息服务功能，提高机关档案工作管理科学化水平。

抓紧做好的几项工作

机关档案信息化建设应抓紧做好如下几项工作：

一是做好基础网络和设备配套工作。在机关办公内网基础上搭建档案专用服务器和存储阵列设备，配套图形工作站、高速扫描仪、声像采集转换工具等设备，按照安全保密的要求进行设备软硬件装配、网络及安防布线施工。

二是做好档案数字化工作。按照国家标准和技术规范做好纸质档案的整理、扫描、OCR文字识别、图像处理、图像存储、建立条目，将历年领导讲话录音、会议活动录像采集并转换格式，做好档案数字化过程中的原始档案保护、档案数据挂接、验收和备份，以及档案数字化成果管理等工作。

三是做好档案管理和查阅利用系统的网络化应用开发。做好档案管理系统应用开发，与机关办公业务系统实现应用整合，通过接口程序实现电子公文及处理笺等文件的办结归档，实现档案的接收、保管、查询利用和审批等工作流程网络化管理，采用全文检索技术和数据挖掘技术提高档案数字化信息资源的查阅利用效率。

需处理好的几个问题

一是档案信息化与机关电子政务同步建设问题。将档案信息化作为机关电子政务建设的重要内容，实行统一规划、同步发展，是贯彻落实党和政府加强和改进新形势下档案工作意见精神的重要举措；机关电子政务各个应用系统应建立办结归档接口，与档案管理系统实现网络化对接，提高归档工作效率，形成机关档案知识库系统，实现机关办公业务信息资源的高效利用，提高政府决策支持服务能力。

二是档案信息化与现有档案工作制度相适应的问题。档案信息化必然要改变旧的档案工作方法和管理模式。因此，要建立和完善适应档案信息化发展要求的机关档案工作规章制度，建立单位电子文件归档与管理制度、档案数字化工作流程及规范、数字化档案查询利用管理制度，以及与档案信息化相适应的保密管理制度等，明确档案信息化与机关档案工作的职责，优化档案管理工作流程，彻底改变过去机关档案工作的老观念和老思想。

三是正确处理好档案开发利用和安全保密的关系。档案开发利用应依法依规，尤其是档案数字化工作，既要保证档案数字化工作效率和成果质量，也要防止数字化过程中档案失泄密、档案损坏和数字化篡改，在档案利用工作中，要依据政府信息公开条例和档案法的管理规定执行，对于不属于向社会主动公开的申请事项，应严格审核申请人的身份和所申请利用档案的密级与发布层次，按照国家保密管理规定严格控制知悉范围，防止扩大档案的开放利用范围，确保机关档案的安全。

（作者单位：广西自治区政府办公厅电子政务中心）