高等学校科研项目中资产管理问题研究

张继霞, 赵睿英, 高培峰, 彭绍春, 史天贵

(北京理工大学 实验室与设备管理处, 北京　100081)



高等学校科研项目中资产管理问题研究

张继霞, 赵睿英, 高培峰, 彭绍春, 史天贵

(北京理工大学 实验室与设备管理处, 北京100081)

加强对高等学校科研项目中的资产管理是国家科研政策导向的必然趋势,是加强科研项目活动的重要环节,也是提高科研经费使用效益的必然要求。目前科研项目的资产管理中存在一些问题,主要表现在科研经费预算偏重流动资产比重、固定资产和流动资产的管理模式不同等方面。该文探讨并分析了这些问题的原因,提出了加强科研项目中资产管理的意见和措施。

科研项目； 资产管理； 流动资产； 固定资产

近年来,随着高等教育事业的蓬勃发展,国家全方位加大科技创新投入,高校承担的科研项目和筹措的科研经费均呈现大幅增长趋势,科研经费已成为除了财政拨款之外学校最重要的资金来源[1]。近期,教育部科学技术司发布了《2014年高等学校科技统计资料汇编》,从全国范围来看,年度科研经费过亿的高校占到了1/4,年度科研经费超过20亿元的高校有12所[2]。科研经费中的相当一部分经费转化成了固定资产或流动资产,因此加强科研项目的资产管理显得尤为重要。

1　加强资产管理的重要性和必要性

1.1加强资产管理是遵循国家科研政策导向的必然趋势

2014年3月,国务院印发了《关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见》(国发[2014]11号文),该意见的出台对改进、加强科研项目和科研经费的管理提出了新思路、新模式和新要求。意见明确指出项目申请单位在编制项目预算时要对仪器设备购置等进行重点说明,应当在单位内部公开大型仪器设备购置等情况,接受内部监督。由此可见,科研项目管理中的资产管理是非常重要的[3]。

1.2加强资产管理是加强科研项目管理的重要环节

固定资产或流动资产是开展科研活动的重要物质基础,科研经费的直接经费基本上都是通过购置仪器设备固定资产或消耗材料等流动资产发生的支出。资产管理可谓是科研项目管理的重要内容之一。加强对科研项目中的资产管理,能够从源头上加强对科研项目的预算管理和对科研经费的支出管理,有效减少预算申报中的重复购置和经费支出中的“虚假支出”,同时,对于防止固定资产的流失有着重要意义[4]。

1.3加强资产管理是提高科研经费使用效益的必然要求

目前科研项目管理面临的一个较为棘手的问题就是科研经费的投入是可量化的,且逐年增加,而很多的产出指标却因缺乏参照系数难以量化和考核。由科研经费转化而来的资产，尤其是仪器设备固定资产,其利用率作为衡量科研经费使用效益的可量化的指标之一，直接影响到科研质量和科研水平,因此,加强科研项目的资产管理是有效减少科研经费流失的重要途径[5]。

2　资产管理中存在的主要问题

科研项目中的资产管理环节不是孤立存在的,而是和科研项目预算、经费执行、结题审计等诸多环节息息相关。目前,高等学校的科研项目越来越多,申报科研项目的渠道、类别不尽相同,不同的经费来源、不同的经费主管部门在经费预算、经费执行、审计等项目管理环节的要求也有所区别。科研项目中的资产管理难免面临新形势,也遇到了很多新问题。

2.1经费预算偏重流动资产比重,造成科研经费“潜在浪费”

科研项目的主管部门或审批单位为了鼓励科研创新、减少仪器设备的重复购置,在项目经费预算中严格规定了设备费的比例。规定的出发点是好的,但实际效果却往往事与愿违，主要原因在于对于科研项目的过程管控不够,而后期的项目审计只重视经费执行过程是否严格按照预算支出,而忽视了对科研项目成果的考核[6]。科研项目购置的仪器设备类固定资产在科研项目中发挥着重要作用,即便科研项目结束,仪器设备还可以支撑其他科研项目或为教学服务。对科研过程中购置的材料等流动资产无法进行精确的成本核算,简单地按照与设备费的比例申报预算,批复多少,就执行多少,缺少科学依据和充分论证。而这些流动资产一旦项目结束便不再发挥作用,至于产生了多少科研成果更是无法核实，这在很大程度上造成了科研经费的“潜在浪费”。

2.2固定资产和流动资产不同的管理模式,造成科研经费“隐形浪费”

科研经费除了购置仪器设备外,相当大比例是用于购置原器件、零配件和一次性消耗材料。高等学校对于元器件与仪器设备管理的模式是完全不同的,仪器设备的管理从购置到报废都是闭环的,因为有实物的存在,所以管理的过程基本上是可控的,可追溯的。相对于仪器设备的管理,材料、元器件的管理一直是无人重视的“盲区”,甚至是失控的。首先材料、元器件的品类多且繁杂,其购置不像仪器设备购置那么严格,履行政府采购手续的批量限额往往定得过高,实际上无异于权限下发到项目组,由项目组自行采购；其次,材料、元器件的入库、出库很难实现严格登记。有些高等学校对材料、元器件不需登记入账,即便有登记,也并未履行相应的领用手续；购置材料、元器件的行为是否真实发生难以考证；材料报废更是存在任意性和随意性。有些科研人员利用科研项目开具“虚开虚抵发票”,将科研经费变相地流进了个人腰包,对于科研项目形成的流动资产管理过于宽松,造成了科研经费的“隐形浪费”[7]。

2.3经费预算作为资产认定依据,造成固定资产“潜在流失”

科研项目经费转化的资产在预算中主要体现在设备费、材料费和加工检测费。科研经费预算中的设备费都是有明确的设备购置明细以及单项预算金额,而材料费、加工检测费却是粗略笼统的,并没有具体的明细。科研经费执行的流程是资产购置、建资产账,凭资产建账凭单去财务报销。财务报销是依据资产账凭单来支出设备费或材料费[8]。为了确保经费支出与经费预算相吻合,在资产入账时,不是根据资产本身的属性来判断是否需要建固定资产,而往往根据经费预算来判断是建仪器设备类固定资产账,还是入流动资产账。这就造成了很多符合固定资产建账标准的仪器设备按照流动资产建账,无形之中造成了固定资产的流失。

2.4经费执行与经费预算脱节,造成固定资产“隐形流失”

很多项目组在申报科研项目时,或因项目申报论证不够充分,或因平台概念热门,为了确保项目申报顺利通过,笼统地在项目预算中罗列上某某试验/实验平台、某某信息系统,乍看之下,功能集成化,用途很强大。一旦项目获批,经费使用权就牢牢地把握在项目负责人的手里,项目计划中的所谓平台实则零零散散地购置较多的仪器设备。这种“撒芝麻盐式”的经费执行方式,未能充分发挥科研经费的使用效益,同时也给检查项目执行进度、项目验收带来了很大的困难。对这些平台的资产管理工作更是不顺畅,若与科研经费执行计划相符,平台入固定资产账,是按照单台套仪器设备来入账的,由于平台的价格大都昂贵,属于贵重仪器设备的管理范围,但就实际用途而言,平台本身又不具备贵重仪器设备的自然属性,使用也无法按照贵重仪器设备来开放和考核。平台在管理过程中,增加了随意处置明细仪器设备的风险,且平台报废的时候无法全部回收仪器设备残值,势必带来固定资产的“隐形流失”。尤其是有的平台由许多台式计算机组成,上面的问题就表现得更加显著和突出。此外,科研项目中的实验室在装修和改造过程中购置的仪器设备，基本属于基建施工预算的一部分,并未按照固定资产来入账管理,在一定程度上也造成了固定资产的流失。

3　加强资产管理的建议

科研项目中的资产管理和科研经费管理两者之间，既有其相对的独立性,又有必然的联系。只有理清了资产管理和经费管理之间的关系,才能确保资产管理顺畅到位,提高科研经费的使用效益。

3.1审批部门应加强对经费的预算管理

科研项目审批部门应加强对项目申报的论证,适当延长项目申报时限,杜绝“急促申报,延迟拨款,集中花钱,匆忙验收”的弊端,从科研经费的源头上把好关,避免科研经费各个环节的流失。为此需注意以下3个方面：

(1) 在经费预算中适当提高设备费的比例。在设备费中设置较少比例的购置设备和较大比例的自制设备2个科目。这样一来,既可以有效防止科研经费的流失,又可以提高教师的实践能力和科研水平,同时自制设备也可以向社会推广,转化为生产力,真正实现产学研的一体化。

(2) 对材料费进行成本核算。科研项目中的材料费的成本核算一直是个难题。由于缺乏成本核算,导致材料费的预算合理性也很难考证。科研项目主管部门应组织相关领域专家对材料费的支出进行核算,确保科研经费的预算科学合理。

(3) 加强对科研项目成果的考核和审计。科研项目申报书中应有较明确的可量化科研成果考核指标,尤其是自制仪器设备,应组织专家进行鉴定,对于科研项目的材料费支出应严格审查其支出的真实性、合理性[9]。

3.2业务主管部门应重视资产管理

3.2.1科研管理部门要注重提高科研经费的使用效益

作为项目管理部门,应牢固树立项目“生命周期观”,加强对项目过程的监督和项目验收工作。为了确保项目的顺利实施,科研管理部门应加强与财务管理部门、资产管理部门的沟通和联系,配合财务部门不定期地检查项目组材料支出与项目进度是否一致,配合资产管理部门检查科研项目中形成的资产是否严格按照项目申报书来执行,组织相关领域专家对仪器设备升级改造、自制仪器设备进行鉴定和验收等,以防止科研经费的流失,提高经费使用效益[10-11]。

3.2.2财务管理部门要注重提高科研经费预算执行效益

作为财务管理部门,在科研经费预算执行的过程中,往往会遇到科研经费预算和资产部门资产认定凭单不一致的情况。如在预算中按材料费列支,实际则购买仪器设备,遇到这样的情况,财务部门应依据资产管理部门提供的资产认定凭单来建立固定资产基金,还要按照科研经费预算来做支出账,这样不但确保科研经费严格按照预算执行,顺利通过项目验收和审计,也有效地防止了固定资产的流失。此外,财务管理部门还应协助科研管理部门和项目组做好科研经费中的材料成本核算,加强对科研经费支出方式的管理,通过减少现金交易和银行转账方式进行科研经费的结算,尝试通过“公务卡”结算等方式,减少科研经费流向不明的风险[12]。

3.3资产管理部门应加强科研项目中的资产管理

3.3.1严格把控对科研项目中固定资产的认定

《高等学校仪器设备管理办法》(教高[2000]9号)明确规定了高等学校应对各种渠道购置的仪器设备按照统一规定进行管理[13]。对于高等学校而言,无论教学、科研、自筹等何种经费购置的仪器设备都应纳入固定资产统一管理。对于科研项目购置的仪器设备,资产管理部门无疑也要纳入固定资产管理范畴。资产的自然属性是认定固定资产或流动资产的唯一标准。除了购置仪器设备外,对于科研项目中形成的其他资产,不管是材料费购置的资产或委托加工的资产,只要符合固定资产的属性,都应建立固定资产,按照固定资产的要求严格管理。

3.3.2重点加强对科研项目中流动资产的登记

高等学校对于固定资产管理的规章制度相对完整规范,而对于科研项目形成的流动资产的管理有所缺失,或不够完善。高等学校应建立健全材料、元器件等流动资产的入库、出库制度,确保科研项目中材料费的支出公开透明,处于可控范围。为了加强对流动资产的管理,北京理工大学专门开发了“材料、低值易耗品管理平台”,实现了科研项目中的流动资产入库登记,效果显著。下一步将在材料、易耗品的出库和领用登记上开展积极的探索[14]。

3.3.3通过前端控制,实现科研项目中自制仪器设备的转固

由于科研项目的周期较长,短则1年,长则几年,对于科研项目中形成的自制仪器设备的管理一直是个大难题。自制仪器设备在经费执行中大都以采购设备、采购零部件、加工费等各种形式分散执行,一旦项目执行完毕,自制仪器设备转固定资产就难上加难。北京理工大学通过信息化手段,试行在科研项目执行前期将自制仪器设备予以登记,分散采购时分批次登记明细,按照材料予以报销,项目结束后,将自制仪器设备同时入固定资产账和财务账的管理模式,使得自制仪器设备处于可控范围内,有效防止了固定资产的流失,同时也提高了科研经费的使用效益。

3.3.4通过后端控制,防止科研项目中平台资产的流失

科研项目中形成的“平台资产”若按照平台建账,会造成固定资产的流失,若按照构成平台的仪器设备明细来建账,则给后期的科研项目审计验收带来不便。北京理工大学利用信息化手段,有效地解决了这个两难问题。首先,根据科研项目实际购置情况来入固定资产账,平台包含的仪器设备明细按照“实物为准”的原则逐台建账。其次,在固定资产管理平台中增加成套设备的功能,在仪器设备明细台账与科研经费预算的“平台资产”之间建立关联,这样一来,对于平台资产的管理过程更加顺畅,提高了管理效率。

4　结语

科研项目中的资产管理工作是一项复杂的系统工程,涉及到上级部门的管理政策、高等学校的管理决策、相关业务主管部门的管理方式、科研队伍的管理理念等各个环节。加强对高等学校科研项目中的资产管理是国家科研政策导向的必然趋势，是加强科研项目活动的重要环节，也是提高科研经费使用效益的必然要求。只有各个环节不断契合、无缝衔接,才能真正将科研项目形成的资产管好、用好,充分发挥其使用效益。要实现这样的终极目标还有很多问题值得探索和实践。

References)

[1] 教育部、财政部. 关于进一步加强高校科研经费管理的若干意见(教财〔2005〕11号)[EB/OL].[2016-02-12]. http:// www.moe.edu.cn/publicfiles/business/htmlfiles/moe/moe/1079/ 200510/12348.htm.

[2] 独家.中国大学年度科研经费排行榜出炉[EB/OL] (2015-10-12)[2016-02-12].http:// www.cingta.com/p=2171.

[3] 中共中央办公厅、国务院办公厅.关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见[EB/OL].[2016-02-12].http:// www.chinanews.com/gn/ 2014/03-12/5940073.shtml.

[4] 智海燕. 科研单位科研经费使用管理初探[J]. 中国高新技术企业,2009(3):176-177.

[5] 付强. 高校科研项目经费管理问题与对策[J]. 教育财会研究,2013,24(4):47-49.

[6] 李慧. 高校科研项目经费管理问题研究[J]. 中国电力教育,2010(36):202-204.

[7] 刁艳. 高校科研项目会计核算及财务管理问题的探析[J]. 经济师,2013(12):89-90.

[8] 刘晓燕. 浅谈科研项目经费使用中的若干问题及解决方案[J]. 管理视野,2013(1):187-189.

[9] 陈兰. 加强高校科研项目经费财务管理的几点建议[J]. 商业经济,2009(6):110-111.

[10] 刘丽丽,孙燚. 高校科研项目管理的问题分析及对策[J]. 大庆社会科学,2014(1):147-148.

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[12] 刘慧超. 改进加强院校科研项目和经费管理的思考[J]. 国防科技,2012,35(6):59-61.

[13] 教育部. 高等学校仪器设备管理办法(教高[2000]9号)[EB/OL].[2016-02-12].http://www.moe.gov. cn/publicfiles/ business/htmlfiles/moe/moe735/201001/xxgk_80011.html.

[14] 刘琦,张继霞,兰山,等. 材料、易耗品与低值耐用品信息化管理与实践[J]. 实验技术与管理,2015,32(3):250-251,254.

Research on asset management in scientific research projects in colleges and universities

Zhang Jixia, Zhao Ruiying, Gao Peifeng, Peng Shaochun, Shi Tiangui

(Laboratory and Equipment Management Department,Beijing Institute of Technology, Beijing 100081,China)

Strengthening the asset management in colleges and universities is an inevitable trend of the national scientific research policy,an important link for enhancing the activities of scientific research projects,and also the inevitable requirement for improving the efficiency of scientific research funds. At present,there exist some problems in the asset management of the scientific research projects such as the research budget overemphasizing on the proportion of current assets,different management modes for fixed assets and current assets,etc. This paper explores and analyzes the main causes of these problems,and proposes some suggestions and measures for strengthening the asset management in the scientific research projects.

scientific research project； asset management； current asset； fixed asset

10.16791/j.cnki.sjg.2016.10.068

2016-05-24修改日期：2016-06-08

北京市高等教育学会技术物资研究会课题研究项目(JSWZ201408)

张继霞(1978—),女,山东章丘,硕士,助理研究员,主要从事实验室及仪器设备管理与研究.E-mail：ssczjx@bit.edu.cn

F123.7

A

1002-4956(2016)10-0270-04