公路应急抢险档案资料的收集与整理

魏 庆

(丽水市公路管理局)

第三部分 专门档案与特殊载体档案管理

公路应急抢险档案资料的收集与整理

魏 庆

(丽水市公路管理局)

笔者从公路应急抢险档案资料的收集与整理方面入手,提出完善管理机制、加强专业指导等措施,实现公路档案规范化、科学化。

公路 应急抢险 档案资料 收集整理

公路应急抢险涉及的情形有路基水毁、边坡坍塌、雨雪冰冻,以及重大交通事故等,公路涉险的直接后果是交通中断,或者人员车辆等受到伤害,必须第一时间采取措施救援。公路抢险的主要责任单位是所辖路段的公路管理部门,抢险往往涉及应急预案的启动、人员的值班、抢险队伍的成立、机械物资的准备、抢险指挥以及善后工作等。记录和反映公路应急抢险的档案十分重要,必须及时做好档案收集与整理工作。

一、公路应急抢险档案资料管理现状分析

由于公路应急抢险涉及面广,环节多,加上时间紧迫,抢险档案资料收集与整理往往被忽视,造成档案缺失的情形,主要表现在：

(一)档案资料收集的意识不强

公路一旦发生险情,公路部门会第一时间启动应急预案,从目前情况看,很少有人将应急抢险的档案收集工作纳入预案中,因此没有专人负责抢险资料的档案收集工作;由于抢险对时间要求的特殊性,在抢险过程中,大家集中全力抢险保畅,也很少有人关注对抢险经过的档案留存;当任务结束,险情排除后,重大险情可能会有些新闻报道,一般险情基本上不会留下痕迹,好像没有发生过一样。

(二)档案资料收集质量不高

资料的收集工作是档案集中统一管理的重要内容和一项首要的具体措施,资料收集工作质量的高低直接影响到档案的整理、鉴定和利用等环节。在公路抢险时,由于未形成收集网络,最终只收集到一些零星的资料片段。如水毁公路抢险,涉及气象、地质、国土、施工立项、经费拨付、交竣工验收等多个环节,时间跨度较长,环节较多,内容也较丰富。但在收集资料时,影像资料只得到一些用手机拍摄的现场照片,文字资料只有一些简单的数据,根本无法获得水毁公路抢险和施工的全方位信息,无法反映该项工程的全貌,从而丧失了为该路段提供大中修工程技术参考的重要依据。

(三)档案资料整理不够规范

从目前收集到的公路抢险资料来看,涉及图片、视频,以及新闻稿和政务信息的内容较多,这些资料大多是为新闻宣传和信息上报服务的,时效性失效后,很少立卷归档;另外抢险涉及的人员信息、资金拨付、物资调运和使用等资料则掌握在业务部门手中,如抗冰冻保畅通抢险,抢险人员信息在人事部门那里,采购物资如融雪剂、工业盐等资料在财务人员那里,机械运行情况和耗损情况又在养护人员那里,交通秩序维持等资料又在路政人员那里,等等。因此,从总体上来看,公路抢险的档案资料存在散、杂、乱等特点,整理难度比较大。

(四)档案管理工作不够到位

由于公路抢险属于突发事件,并非常态化管理工作,有些部门甚至未将其纳入公路档案管理体系,认为只是临时性事件,不需要立档,忽视了公路作为重要基础设施,其维护保养的历史信息对其确保安全畅通的特殊意义。如此,公路抢险档案资料的内容有哪些,收集的标准是什么,如何整理归档等一系列问题均未被考虑,从而导致档案收集不及时,人员不专业,资料散、乱、差等情况出现。因此,如何有效规范公路应急抢险档案的收集与整理,明确收集与整理的内容、流程、人员等,是摆在我们面前突出的问题。

二、公路应急抢险档案资料的收集与整理

所谓公路应急抢险档案资料,就是在公路应急抢险过程中所形成的具有保存价值的文字、图像、声像,以及其他各种方式和不同载体的原始记录,它是反映公路应急抢险过程的一项重要工作,也是公路管养和交通安全管理的重要参考依据。

(一)建立公路应急抢险档案资料的收集与整理网络

针对公路险情频发的特点,在公路应急抢险预案中增添档案资料收集整理内容,将档案留存工作作为应急抢险的一部分;由公路管养机构档案部门牵头,成立公路应急抢险档案资料收集与整理工作小组,小组成员为抢险涉及的各部门负责档案工作的人员,明确工作职责和任务分工;在抢险时,小组成员有针对性、有意识地收集有关信息,如办公室负责收集文书资料(抗灾抢险文件等)、宣传资料,养护部门负责收集人员、物资、机械等到位缺考和工作情况,财务部门负责统计抢险投入的资金量,路政部门负责抢险现场秩序及评估抢险成效等。各部门在抢险工作结束后,必须将收集到的信息归口至办公室档案管理人员手中,然后按照建档要求整理好相关信息资料,从而实现收集与整理无缝对接。

(二)明确公路应急抢险资料的收集与整理要求

根据公路应急抢险的特点,结合档案规范化要求,按照数字化档案标准收集整理。首先,可以对抢险档案单独立卷,对档案装具、编号、卷内目录等提出明确建档标准;其次,明确档案资料内容,按照一险一档的要求,注意收集险情概述、抢险文书、抢险过程文字影像记录、险情解除资料等内容。险情概述包含公路涉险时间、路段、原因以及受损程度等;抢险文书包含上级抢险收文、本部门抢险发文等;抢险过程记录包含的文字记录有抢险人数、抢险机械种类和数量、抢险物资投入情况以及抢险的具体情形描述,影像记录有公路涉险前路段全貌,涉险后路段全貌,抢险时全景和近景资料,险情排除后路段全貌等。此外,还需收集抢险物资清单、资金使用情况等资料。

(三)注意公路应急抢险档案资料收集流程

由于公路应急抢险具有突发性、紧急性特点,现场收集信息资料往往匆忙,因此要注重事前准备和事后追踪。事前准备就是档案人员事先设定好公路应急抢险资料收集模板,内容包括时间、地点、人员、机械、物资、资金、险情描述、抢险过程、险情排除等,在接到险情后,有序收集相关资料填充。事后追踪就是积极联系参与抢险的部门和人员,收集抢险的文件、图片视频、宣传资料等,最后对所有收集的资料进行整理。考虑到公路应急抢险的不同类别,可以按年度建立公路抢险总目录,按照水毁类、地质灾害类、交通事故类、抗冰雪类等立卷,从而确保档案的条理性与完整性。

(四)完善公路应急抢险档案资料的评价机制

针对收集到的公路应急抢险资料,必须对资料的真实性、完整性与档案价值进行有效评价,尤其是资料涉及的抢险等级、抢险资金,以及抢险中公路技术参数的变量、后续措施等,必须请相关部门人员进行专业评价,确保档案的真实性与科学性。同时,档案管理部门还必须对图片、视频及数据等信息的有效性进行判断,剔除无关的信息,保留有价值的资料,使抢险档案更加准确到位。

总之,真实、准确的公路应急抢险档案资料能够在公路工程建设、养护、管理等方面发挥重要作用,如在事故黑点整治、预防性养护、边坡整治、路基路面大中修工程、桥梁修复施工等方面都具有重要作用。因此,科学有效地收集公路应急抢险资料档案,对公路管养能起到更加精准、更加规范的促进作用。