轨道交通工程竣工档案编制研究——以宁波轨道交通为例

王一峰

(宁波市轨道交通集团有限公司)

第二部分 文件与档案管理

轨道交通工程竣工档案编制研究
——以宁波轨道交通为例

王一峰

(宁波市轨道交通集团有限公司)

随着轨道交通工程的蓬勃发展,它的工程建设质量愈加引起人们的关注,国家对轨道交通工程质量管理和实施工作也在不断规范,对于轨道交通工程竣工档案编制工作的要求也越来越严格。文章以宁波轨道交通为例,分析了竣工档案编制工作的现状与问题,并提出了相应的解决对策。

轨道交通 竣工档案 现状 对策

随着轨道交通工程的蓬勃发展,它的工程建设质量愈加引起人们的关注,国家对轨道交通工程质量管理和实施工作也在不断规范,对于轨道交通工程竣工档案编制工作的要求也越来越严格。轨道交通工程竣工档案是工程竣工验收与日常维护的重要凭证。本文选择全国轨道交通兴起新时期的工程竣工档案编制问题作为研究对象,具有一定的社会现实意义。

一、宁波轨道交通工程竣工档案编制工作现状

宁波轨道交通竣工档案编制的主要依据及执行标准是《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/28-2002),归档范围执行的标准是《城市轨道交通工程档案整理标准》(CJJ/T180—2012)等。以1号线一期竣工档案为例,主要分三类进行整理：一类是项目前期文件、特种载体文件,分别为立项、建设用地,以及开工审批文件、勘测设计文件、施工设计图纸、招投标文件、合同协议文件、财务文件、竣工阶段档案、第三方检测管理档案、特种载体(照片档案)、视频档案、光盘档案;二类是监理、设备文件;三类是施工文件、竣工图和科研文件。

宁波轨道交通工程竣工档案编制工作由指挥部(集团公司)档案室牵头负责,下属各处室、各分(子)公司和各参建单位协助配合。土建、机电工程建设完工后,档案室按照“轨道交通工程建设程序,遵循工程竣工档案的自然形成规律,保持卷内基本建设文件、设计、施工、施工图纸之间的有机联系”的原则,以空间顺序为主线,时间顺序为辅线,参照相关标准统一各类单位工程的组卷顺序,要求各单位严格按照标准编制竣工文件。各单位将竣工文件整理完成后,经过自查、监理复查后送到档案室,档案室工作人员逐盒检查通过,办理移交手续,最后统一加工整理。

二、轨道交通工程竣工档案编制中存在的问题

目前,宁波轨道交通1号线一期、1号线二期和2号线一期工程已先后通过了由宁波市档案局、宁波市城建档案馆相关人员组成的验收小组对项目档案的专项验收工作。竣工档案归档材料质量基本符合国家和行业的规定,分类组卷基本达到要求。虽然三条线的竣工档案基本通过了验收,但我们发现在“开工前、施工中、完工后”还都存在一些问题,主要有：开工前,竣工档案编制“不重视”;施工中,竣工档案编制介入检查“不到位”;完工后,竣工档案材料“不完整”。

(一)开工前：竣工档案编制“不重视”

轨道交通工程建设是项复杂的系统性工程,项目从前期立项报批、资金落实、项目评估,到建设过程中的房屋拆迁、管线迁改、交通疏解、土建、机电施工等,各类难点卡点太多,而竣工档案编制位于整条工作链的“末梢”,往往不被各层面关注和重视。

(二)施工中：竣工档案编制介入检查“不到位”

轨道交通工程施工建设过程中的各类检查大多是由一线现场管理人员组织发起的,档案工作往往不被纳入检查范围,档案人员很少有机会到施工现场进行指导检查,提前介入、主动检查不到位之处。

(三)完工后：竣工档案材料“不完整”

工程进行时,技术人员往往忙于抓项目的实施和专项技术问题的解决,而忽视了竣工档案材料的收集、整理,档案材料普遍存在不齐全、不完整的情况。同时,项目档案管理人员缺乏轨道交通工程建设领域的专业知识,对工程变更、施工材料、施工新工艺、新工法等不了解,对相应的档案材料缺少判断和识别能力。

三、解决轨道交通工程竣工档案编制过程中存在问题的相应对策

(一)竣工档案编制与工程建设“同步实施”

制度设计层面：建章立制,实现前端有效控制。从宏观上讲,依据档案管理有关法律法规,参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》《城市轨道交通工程档案整理标准》等相关规定,结合地铁建设的实际情况,制定《集团公司档案管理办法》《归档文件编制管理办法》和《档案编制目标管理考核制度》等规章制度。从微观上讲,在合同签订前,可将竣工档案编制工作作为合同的重要内容或以责任状形式加以约束,各种规章制度和档案管理相关标准都需提前发送至各设计、施工、监理等参建单位,从而实现档案编制工作前端的有效控制。

组织保障层面：落实人员,责任分工明确到位。一是确立一个“中心”,明确一名领导分管档案工作,专门建立档案管理部门,负责统筹协调、综合管理档案工作,并配置与建设项目数量相对应的专职档案员。二是“横”向发展,各处室各分(子)公司配备相对固定的专(兼)职档案管理人员,确保各自部门管理范围内文件收集和整理的及时有效。三是“纵”向深入,各参建单位要配备能满足竣工档案编制工作需求的专(兼)职档案管理员。从而有效地将竣工档案编制的工作任务落实下去,做到横向到边,纵向到底,人人负责。

核心内容层面：规范内容,确保档案系统完善。一是明确归档范围。按照土建工程、轨道及路基、设备采购安装、装饰装修、影像电子档案等专业,分类制定详尽可具体操作的《实施细则》。二是明确移交给市城建档案馆和指挥部(集团公司)档案室的竣工档案数量,明确两者归档范围的区别,重点标识两个接收单位归档范围的不同之处,避免最后的移交阶段出现返工现象。三是统一用表格式及排列顺序,制定一套统一的竣工档案审查意见表、验收申请表、移交单、卷内目录、案卷目录等表格式样,细分土建、监理等参建单位的归档材料内容表,明确文件排列顺序,确保竣工档案编制工作的完整性、准确性和系统性。

(二)竣工档案编制检查与安全质量“同等重视”

思想认识层面：加强宣传教育,营造良好氛围。一是阶段性向领导汇报竣工档案编制工作的进程和困难,使领导对档案工作与工程安全质量同等重视。二是组织竣工档案编制工作的专(兼)职人员多参观学习,提高业务水平和专业知识。三是向广大参建者普及档案意识,提高全员参与轨道工程档案管理的自觉性。

协调沟通层面：拓展发现问题渠道,及时解决问题。首先要制定竣工档案编制工作检查例会制度,档案管理人员深入现场指导各参建单位的竣工档案编制工作,发现问题及时沟通,及早解决。其次是要不定期开展竣工档案编制工作突击检查,核查各种施工文件材料是否真实反映工程建设实际情况,是否有遗漏缺失,是否按时完成立卷归档,归档材料是否分类合理,竣工文件是否符合质量要求。对不符合要求的档案及时提出整改意见,限期完成。

技术保障层面：业主代表介入,弥补专业知识短板。要让现场管理的业主代表参与到定期例会和日常检查中,业主代表作为技术骨干介入到竣工档案编制工作中,使业主代表与档案管理员的知识结构形成互补,从而确保竣工档案的“安全”和“质量”。

(三)竣工档案材料保存与项目实施“同时跟进”

一是做好工程变更文件的保存。首先,注重完整性。做好整个变更审核流程管理过程中资料的收集,核心是收集设计、业主、施工和监理各方的变更审核意见。其次,注重有效性。工程变更文件作为设计图纸的修订、补充,相关的变更通知单、洽商内容必须清楚明了,签字手续和盖章必须齐全,对于这些资料有效性的鉴定也要在项目实施过程中不断跟进,从而确保竣工图的质量。

二是做好施工材料资料的保存。施工材料主要是指甲控材料,包括主体工程使用的钢筋、水泥、混凝土、碎石、盾构管片、防水材料等。首先,注重保存采购合同、招标文件及技术要求和质保书(合格证或检测报告);其次,注重保存施工材料的质量证明文件,以混凝土为例,要保存混凝土配合比通知单、混凝土出厂合格证、强度检验报告、混凝土运输单等合同规定的其他材料;最后,注重保存土建施工方、监理单位对施工材料审核、见证、检测的证明材料。

三是做好施工“新”资料的保存。为解决不同城市因地质情况、周边环境、社会人文情况等外部条件差异而产生的工程建设问题,需要运用很多新技术、新工艺、新工法,这些“新”资料对日后的工程建设有极高的参考价值。首先,注意保存准备阶段的文件资料,即新技术、新工艺、新工法产生前对项目应用价值和社会效益进行论证评估而形成的可行性报告和立项报告,要完好地保存专家对立项报告形成的完整的评审意见,以及任务书、批准书和合同等文件;其次,注意保存研究阶段的文件资料,包括研究过程中产生的原始记录、阶段性成果、专家评审意见,以及最终形成的一整套成果报告;最后,注意保存验收阶段的文件资料,包括新技术、新工艺、新工法在施工现场的应用情况记录,申报各类奖项的证明材料,科研成果申报、审批和鉴定材料等。

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