公益培训背景下社团档案的管理——以清音筝社为例

姚 翔

(海盐县档案局)

公益培训背景下社团档案的管理
——以清音筝社为例

姚 翔

(海盐县档案局)

近年来,海盐县文化馆重视公益培训,满足了县域内广大群众的要求。但随之而来的社团档案管理缺失等问题渐渐出现。本文作者就如何完善社团档案的管理问题,提出了自己的建议,希望对公益培训、文化提升有所借鉴。

公益事业 培训 社团档案

海盐县文化馆近几年结合省文化馆的工作部署,以公益培训为重点,逐步提升基层文化队伍的专业化水平。设立“文化有约”等一系列的公益培训和讲座,针对文化干部、业余爱好者的需求设置培训课程。

坚持“面向基层”“服务群众”,抓好基层文化队伍培训工作,全面提高县公共文化服务体系建设整体水平。从每年年初就推出形式多样的公益培训班,开设了各类艺术培训项目,其中有声乐、合唱、戏曲唱腔、戏曲表演、排舞、少儿排舞、葫芦丝、古筝、书法、美术等,2014年又新增了通俗唱法、篆刻、形体、拉丁恰恰、滚灯制作等培训。截至2014年底,已举办各类艺术培训班125期,参加培训人员达4183人。为向社会展示公益培训成果,在每年年底举办公益大培训展示活动,其中参加文艺展演230多人,展览展出70幅作品。

在此背景下,清音筝社于2013年6月成立。筝社主要以古筝教授和演奏为主,是为古筝爱好者提供的一个专业学习和交流的平台。现有社员共12名,通过社团招考的形式入社。目前已考出业余级别4级证书3名,5级2名,参加演出20余场。社团成立后,如何对社团的档案进行管理成了亟须解决的问题。对此,笔者罗列了几个方面的内容,希望以此为切入点,加强各社团的管理,为促进本县文化的发展和宣传提供一点借鉴作用。

一、做好社团档案管理的必要性

社团档案主要是指社会团体在社会活动中形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

社团档案记载着社团的宗旨、负责人、资金、场所、开展活动等基本情况,真实全面地记录了社团从筹备到成立、开展活动的全过程。收集和保存这些档案,首先,可有效地促进社团的规范化建设,促进社团的发展。其次,社团档案的文字、图像、声像等各种形式的生动素材可扩大社会影响,吸引群众参加。再次,开发社团档案信息资源,可为制定政策提供科学依据,拓展社团生存空间。

二、社团档案管理面临的问题

(一)主管部门领导重视不够

每年培训结束之后,有了总结、统计数字,就算工作完成。未要求各社团对每年开展的活动进行归档整理,又由于社团的公益性特点,其经济来源相对紧张,对档案工作的资金投入极少。部门领导对社团档案的管理工作认识不深刻,甚至轻视,没有把它提高到社团发展的高度上。社团档案由于在工作中未能直接体现其价值,其存在的位置相当微妙,几乎是可有可无。

(二)档案管理制度不健全,缺少专人管理

各社团在开展活动之后,保存有自己的相关照片、视频等,而对社团在活动的前期方案、开展活动的情况、总结等不予重视,往往随着活动的结束,这些宝贵的资料也随之消失。从事社团专职工作的人员少,专业档案管理人员较为缺乏,经过培训的档案人员更少。

(三)归档不及时,导致档案不完整、不齐全

由于是公益培训,社团人员进出随意、流动频繁,结构松散,使得一些社团组织的档案遗漏、丢失,有的甚至只有一页批文,其他基本信息和状况得不到如实反映。

(四)分类混乱,排序不规则

没有立卷归档的基本知识,专业化程度不高,存在不懂不问、不会不学的现象,导致档案整理、管理混乱。

三、加强社团档案管理的对策

(一)加强组织领导

要大力宣传档案工作,引起领导重视,树立全员档案意识。抓好档案工作,可以为领导提供借鉴,为社团工作提供保障。而且,单位领导对社团档案的重视程度,也是能否加强和保障社团档案工作的前提。领导要做到认识到位、组织到位、措施到位,把社团的档案工作作为一项重要的内容纳入年度目标考核,与其他工作同部署、同考核。

(二)建立健全社团档案管理制度

民政部与国家档案局联合在2010年7月出台了《社会组织登记档案管理办法》,其中附有社会组织登记文件材料归档范围,但只是侧重登记、变更、注销的相关材料,对于这个组织的活动材料未要求归档。在社团发展蓬勃的现实下,亟须出台有关社团档案管理的办法。一是人员的配备：要配备专人负责收集、整理、归档。二是完善制度：各社团要制定档案管理的相关制度,如收集制度、存档制度、保管制度等。三是分类要科学、规范：社团档案的分类要依据文件材料形成的时间顺序排列,不同载体的档案分类存放。

(三)加强社团档案收集

认真抓好档案的收集、保管、利用三个关键环节,要做到收集的真实、及时、规范、全面。要注意日常的积累,包括上课、演出、活动等的前期方案、过程、总结等,及时收集。并要保持资料的整洁,收集齐全;收集时要按要求分类存档;实行随时归档制度。反映社团基本面貌和重大活动的档案材料,必须归档。同时,社团由专人负责平时的大事记录,按月及时归档。无论是上课的备课还是活动的方案成果等,都作为档案保存下来。

(四)明确归档范围

由于各社团在组织性质、组织形式、组织规模上有很大差异,要根据各社团的特点和形成的档案内容,制定社团归档范围：1.重要的会议材料包括会议的通知、报告、决议、总结、纪要、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录、照片等;2.上级部门发来的与社团管理业务有关的决定、规定、计划等文件材料;3.社团印发的通报、通知等文件;4.社团的请示及上级部门的批复;5反映社团活动情况的报告、总结;6.社团与其他相关单位之间的来往文书;7.社团的各种工作计划、统计材料及信息;8.社团选举任免材料以及关于社团理事和社员奖励、处分的文件材料;9.关于社团成立、章程、合并、撤销、更改名称等的文件材料;10.关于社团的历史沿革、大事记及反映社团活动的简报、照片;11.社团的财产、物资、档案等的交接凭证; 12.社团编辑的出版物。清音筝社自成立以来,共形成纸质档案52件、照片档案65件、视频档案13个、荣誉档案12件、实物类档案36件。

总之,加强社团档案的收集、整理和保存,使之系统化、规范化,这对于充分发挥社团的积极作用具有十分重要的意义。