国有改制企业档案管理存在问题及对策——以温州市为例

王茜茜

(温州市城市建设投资集团有限公司)

国有改制企业档案管理存在问题及对策
——以温州市为例

王茜茜

(温州市城市建设投资集团有限公司)

本文以温州市国有改制企业为例,分析了国有改制企业档案管理现状和存在的主要问题,提出了加强国有改制企业档案管理的若干对策。

国有企业 企业改制 档案工作 档案处置

国有企业档案是国有企业在生产经营活动中形成的历史记录,是国家信息资源体系的组成部分,是重要的国有资产。国有改制企业档案主要包括国有改制企业形成的档案和改制工作形成的档案,随着国有企业改革工作的进行,国有改制企业档案处置问题便成为国有企业改制工作中必须加以重视和妥善解决的问题。

一、温州市国有改制企业档案管理现状

2010年,温州市实施国企整合重组改革,共涉及60家国有企业或企业化管理的事业单位,这些单位通过合并重组、优化配置,打造成9家具有较强竞争力和较大资产规模的大企业大集团,包括市城市建设投资、公用事业投资、现代服务业投资、工业投资、国资投资、交通运输、交通投资、温州机场、温州港等九家集团公司。组建完成后,9家国资营运公司由市委、市政府直接管理。档案工作是国企改制重组过程中的重要事项。在此次全部的改制企业档案中,会计档案、工程档案以及民生档案占较大比例,其中：一部分已移交至温州市档案馆或城建档案馆,大部分转交给重组新建企业保管,未进馆的国有改制企业档案中,绝大多数保管条件一般,不少企业保管条件较差。

二、温州市国有改制企业档案工作的主要问题

在企业改制的过程中,人们往往过多关注人员的安排、资金的分配以及设备的处置等问题,而对改制企业的档案管理重视不够、处置不当,导致改制企业档案管理和服务面临种种阻碍。如何妥善管理改制企业档案成为档案部门所面临的新课题,需要我们积极思考和探索改制企业档案管理与服务的科学方法,以充分发挥档案的社会服务功能,维护企业及职工的切实权益。

(一)档案处置缺乏必要的物质和经费保障

据了解,一般一卷档案的整理费用需30元,很多企业没有将档案处置工作列入改制计划和经费预算。部分企业改制资金不足,连职工安置费用都没有着落,落实档案处置经费必然难上加难。另外,档案作为一种无形资产在企业资产评估中没有一席之地,结果财富变成了包袱,档案自身的价值无法变现,也增加了企业的负担。除了企业改制中形成的文件资料,以及资产权证等与企业改制直接相关的档案外,原企业的其余档案要么束之高阁,要么随意处置。

(二)档案交接环节不到位

企业改制,必定带来机构和人员的变动。在此过程中有的企业领导往往忽视档案工作,兼并档案机构或者裁减档案人员,给档案工作的衔接带来了危害。由于衔接不力,有关人员责任心不强,造成了大量未整理档案资料的积压乃至丢失。例如,某企业在改制过程中,原档案人员没有办理交接手续就离岗,而新来的人员由于不了解情况,对大量资料无从下手,给工作造成极大被动,甚至造成了一部分档案损失。

(三)企业主管部门和档案行政部门监管力量不足

一方面改制领导小组和改制办公室中没有安排档案部门同志,这些部门的同志多按照各自的职责从职工安置、资料处理、政策咨询等方面开展工作,档案的处置却无人管。加之各级改制办和企业主管部门与档案部门缺少沟通,因此档案部门无法提出监管意见。虽然就国有改制企业档案处置有下发文件,但文件执行中存在不少薄弱环节,文件执行力度不够。

三、加强温州市国有改制企业档案管理的几点思考

温州市城投集团是9家国资营运公司之一,该集团综合档案室于2014年底通过档案管理省级良好评定,这在温州市级国资集团公司中尚属首家,并且连续三年获得档案年检优秀等级。市城投集团由改制初期档案数量庞大、散乱,到如今的档案管理初具规范化、标准化,做了不小的努力。笔者对市城投集团档案管理工作进行调研,做出以下几点思考：

(一)强化档案管理体制

领导重视档案工作,将档案管理工作列入重要的议事日程,成立档案管理工作领导小组、档案鉴定工作领导小组、档案信息化领导小组,明确分管领导,负责集团档案管理工作的领导和日常档案管理。定期召开档案专题会议,在人员、场地、经费等方面给予大力支持和重点保障,并及时解决实际问题。委托相关档案加工公司协助档案室一起整理,并进行数字化加工;加大投入,配备软、硬件设施;强化责任,将档案工作列入部室年度考核目标。

(二)加强档案队伍建设

要建立健全相对稳定的档案管理队伍,不断提高档案队伍管理水平。市城投集团综合档案室正式成立于2013年,归口于办公室管理,办公室主任兼档案室负责人,配有1名专职档案员,负责日常管理工作。各部室配备兼职档案员,负责本部室日常工作中形成文件的收集、整理、保管、预立卷、移交工作。集团本部建立了由12人组成的专兼职档案员队伍,为做好档案工作打下了坚实的组织基础。为增强广大干部职工档案意识和档案业务素质,集团采取多种方式,加强档案知识学习,一是建立集团档案信息发布网站,及时更新政策、法规等信息内容,加大宣传力度,使广大干部职工档案管理意识不断提高。二是进一步加强对专兼职档案员的培训工作,组织全集团及所属单位档案人员积极参加省、市档案局举办的各项档案业务学习。三是邀请市档案局专家上门指导,帮助解决档案管理工作中遇到的实际问题。

(三)打牢档案建设基础

不断实现档案管理的规范化、制度化。当前在企业档案管理工作中,比较重要的是贯彻落实国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》。10号令在新形势下对企业档案的归档范围和保管期限做了新的规定,具有很强的指导性和操作性。市城投集团结合各科室意见及市档案局审核结果,制定了《市城投集团文件材料分类方案、档案归档范围和保管期限表》,根据规定统一向集团各科室收集材料并进行规范整理归档。同时要求各二级单位参照10号令,根据本单位实际情况制定相应的《企业文件材料分类方案、档案归档范围和保管期限表》。

市城投集团根据上级有关文件精神和集团实际,陆续编制《档案库房安全管理制度》《档案管理办法》《纸质档案数字化技术规范》《电子文件和数据档案登记备份制度》《档案鉴定、销毁制度》《档案借阅制度》《档案工作保密制度》等一系列规章制度,使工作有章可循,有法可依。

(四)档案收集完整,整理规范有序

因场地、人力有限,将分散在各二级单位的改制前文书档案统一收集至集团综合档案室,进行分类整理并进行数字化加工。督促二级单位对各自归口的业务档案进行规范管理。市城投集团于2015年对三家二级单位的拆征档案进行公开招投标,进行统一整理、数字化及数据著录工作,推进民生档案的科学管理及有效利用。

总之,改制企业档案工作任重道远,面临的新问题很多,需要广大企业工作者在理论和实践中不断探索加以解决。只要我们敢于挑战,开拓创新,企业档案工作一定会在企业改革发展过程中取得长足的进步。

[1]罗宝勇.2000—2009年国有企业档案管理研究综述[J].档案学研究,2011 (1).

[2]韩晰宇,于华.国有企业资产与产权变动中档案处置问题的实践与思考[J].山东档案,2010(4).