论述文书档案的整理与保管方法的创新

马春慧

摘 要：随着文件的发展，档案也随之出现，对档案进行严格的保管始终是档案管理人员的重要任务之一。在档案管理的工作中，需要具有真实性的特点。在各项活动中，也要始终将档案管理作为基本的工作任务来抓，本文重点探讨了如何对档案进行有序的整理以及对具体保管方法的创新，在企业中对档案进行合理的保管是十分重要的一项工作，因此希望通过本文的论述，能够为相关企事业单位的档案管理工作提供一定的参考，真正的实现档案有序化管理。

关键词：文书档案；整理；保管方法

文书档案是新时期发展过程中企业发展的重要内容之一，通过对文书的保管，可以为企业的发展创新提供理论依据。因此企业有必要加强对文书档案的管理，以促进企业朝着更高的水平发展。要想做好文书档案的管理工作，保管方法是十分重要的，随着时代的发展，文书档案的管理手段也应该进行创新，这样才能做到与时俱进，确保文书档案得到有效的保管。本文通过对保管手段的论述，希望在今后的文书档案管理工作中可以进一步提升工作效率，实现创新的发展。

1 文书档案在管理中的范围与期限

在对文书档案进行管理的过程中，不同的企事业单位对于保管的范围以及保管期限是不尽相同的，因此在保管时要事先明确企业的要求，再制定出合理的文书档案保管计划。在文书档案管理的过程中，也不难发现其中是有规律可循的，在规律的背后实际上也存在一定的联系，在对上级文件进行归档处理的过程中，可以将文件分为两部分，一部分文件是关于本单位的人事、经费、物资等相关内容的分配，将这些文件进行批复以及通报，然后再分为永久保存与长期保存两类，作为今后企业的参考依据。另外一部分文件是由国家以及省市的相关部门所发布的有关法律法规等相关政策，这一文件的落实主要是企业在今后发展中需要遵循的依据，需要进行短期的存放。

在文书档案管理的过程中，正式发布的文件以及工作中的汇报总结等内容都需要进行整理与保管。如果这些文件具有一定的重要性，那么就需要进行永久性的保管。而相对与一般性的文书档案，则需要进行长期保管，如果是在短期内需要应用的文件，只做短期保管即可。各单位之间应该做好相互之间沟通与联系，对于参阅性的文件不需要保存，对于重要的合同以及协议等则需要予以严格的保留。对于下属单位而言，也需要按照长期保管与短期保管对文书档案进行划分，按照文书类型的不同，可以分为以下四类归档内容，分别是党群工作、经营管理、行政管理以及生产技术管理。

2 整理文书档案的具体方法

要想对文书档案进行有序的整理，笔者主要分为三个部分展开了论述。

（一）首先是文書立卷的责任部门。在这一部门中，主要的工作内容是进行文书收集，将文字档案收集起来，然后进行立卷以及归档。在长期的文书档案管理工作中，都是通过这一形式对文书档案进行整理的。文书档案对于企事业单位而言具有重要的意义，因此应该建立起相应的管理部门，专门对这一工作进行管理。在规模较小的企业中没有这样的能力建立起完善的档案管理部门，所以有些工作人员身兼数职，一定程度上影响了档案管理的有效性，因此才会造成在管理过程中存在较大的隐患，在内部联系上缺少清晰性，并且管理的质量不高。因此进一步强调立卷制度的建立相当必要，这是文书档案管理工作的重要任务。

（二）其次是要重视起文书立卷工作的主要手段。在管理的工作中，方式手段是十分必要的，只有正确掌握了管理的方式手段，才能完成文书档案管理的工作任务，这就要求充分挖掘文书档案管理中的内在联系，找到规律性，笔者提出了“四分四注意”的方法。一分年度，要注意的问题是将文件按照年度的时间段进行划分，并且按照年度立卷，对于特殊的文件如计划、报表等，都是按照分年度的方式立卷的。二分级别，需要注意上下级的问题，为了保证文件的关联性，所以将上级文件一并进行管理，下级文件以及本级文件同样是按照这种方式予以管理。如果遇到转发上级文件，则将其放置在上级文件中管理。三分类别，要注意将问题按照专门性进行分类。在每一大类中又分为几个不同的小类，实现由上到下的有序管理。四分保管期限，注意保持问题的完整性。一般需要永久、长期、短期保存的文件应分别组卷，但为了保持文件间的有机联系，少量保管期限短的文件与保管期限长的文件一起组卷时，保管期限从长。

（三）文书立卷的操作程序主要有以下几点。

1、初步立卷：根据每年形成的材料数量，剔除不归档文件，按“四分四注意”的方法组成案卷。

2、拟写案卷题名。案卷题名应当准确概括本卷文件的制发机关、内容、文种，文字应力求简练、明确，一般案卷题名应具备作者、内容、文种三要素，如涉及重要地区的要标出地区，涉及特定时间的要标出时间。

3、卷内文件排列与编号

a卷内文件排列

密不可分的文件应当依序排列：正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；多种文字的同一文件，中文在前，其他文字在后；处理同一问题的文件与电报应根据内容和文件一起依次序排列；案件材料结论、决定、判决材料在前，依据材料在后。一般文件可按问题或时间顺序排列。

b装订的案卷要编页号，

卷内文件凡有文字、图象等页面都应每页编写一个号，空白页不编号。编写应该用阿拉伯数字每卷从1开始，文书档案在正面的右上角，背面的左上角编写页号。不装订的文件编件号，要盖档案号章，在档案号章内写档号、件号。

3 文书档案的保管措施

计算机辅助确定归档文件保管期限的方法主要是使用的是比较抽象的方法，可以在月末或者年底进行分批的处理，也可以及时的对特定的单独文件进行处理。

1.编制归档文件责任者、内容、文种的报表，并按上述分支对每个词条给分，这些词条我们可以预先找出一部分，其他的一部分可以通过计算机进行找出。另一方面，我们可以通过对列出归档文件的性质，把文件分为重要性和一般性，通过各种性质进行合理的归档。

2.根据现行文件的格式，确定不同的模板。如模版一：责任者、内容、文种；模版二：内容、文种。这样可以为计算机的自动抽词提供方便。

3.编制计算机的归档程序。对电子文件的标题名中各个字段进行比较，对责任者、内容进行一次性的抽取，并给予相应的分数。它们共同组成了编制工作的核心

4.每一份文档形成电子文件后，需要在设计好的程序中运行，通过对运行后的总分数确认可以实现初步的保管期限，并对其进行人工审阅。

4 结语

文书档案的整理需要档案管理人员明确自己的职责所在，确定文书档案的管理范围。本文通过对文书档案的管理的基本要求和归档方法的详细阐述，提出了对档案创新保管方法。做好文书档案的管理工作要与科技的手段相结合，运用计算机辅助文档的管理，达到管理的合理性和科学性，为社会各个领域的发展提供完整的参考资料。

参考文献

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[2]薄宇.浅议文书档案工作的意义和实施[J].现代交际.2015（06）

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