人事流动对人事档案管理的影响分析

赵巧霞

摘 要：人事流动是市场经济环境下的一种人力资源优化整合的过程，适当规范的流动可以人事档案管理带来益处，反之增加困难。加之重建档案的日益增多促使档案的可靠性直线下降，带来不良影响。此外，由于不规范的人事流动，常易出现较多弃档的情况，造成人档分离的现象。本文针对人事流动对人事档案管理的影响予以分析探讨，针对性的制定了一些有效的对策，对人事档案工作的优化具一定重要意义。

关键词：人事流动；人事档案；管理；影响

现今，我国市场经济正处于快速发展时期，倡导科学化的资源配置管理，人事的流动为现背景下的人力资源进行不断优化，对推进社会的飞速发展具积极意义，更加凸显人才的价值[1]。但是频繁的人事流动也给人事档案管理带来一定问题，对事业及行政等单位人员造成一定影响。下文将对带来的具体影响予以分析。

1 人事档案管理现状

（一）人事档案信息量少，无法反应个人有效信息

常由于历史上的原因，人事档案较为注重个人的政治方面，对其政治历史、社会关系等政治化内容记录的较为详细，而对于其实际的相关情况、工作业绩材料缺乏，对诚信、个人业绩等方面资料不够完整，使人事档案不能良好的反应人员的全貌，促使使用者无法获取有效信息，无法满足市场经济制度下对人才的需求，从而导致人事档案的利用率低下。

（二）制度不健全，相关法律冲突

人事档案相关制度规定，任何人不得查阅、借阅本人或直系亲属的人事档案，但此项规定本身就侵犯了法律中所提到的知情权[2]。然而现行法律，没有对于人事档案管理的相关明确处理办法，需进一步予以健全。

2 人事流动对人事档案管理影响

人事流动过程中，如不规范现象出现，则需进行重新建档，对人事档案管理工作带来负担。人才是国家企业、事业、行政单位建设发展的重要资源，亦是实现长远发展的关键要求。各行政单位、区域政府需不断吸引稀缺人才，改善一些地方单位不愿放人等现象，为此类人员建立绿色通道，并对其进行重新建档工作。

在全球化经济一体化的今天，各类企业正迅速发展，用人机制变得更加灵活多样化，人们的择业观也正在逐年发生变化，，为广大人才提供较多就业机会[3]。但由于企事业招聘人才时，多重视其的實际能力与未来发展潜力，从而忽视了相关的静态指标。来应聘的人员仅需提供相关简历、证件材料，根据企业规定各异，予以潜能测评，便开始考虑是否聘用此人员，但却不要求人员和档案同步化。甚至一些企事业单位，对特别看重的人才不要求携带其档案材料，进一步导致人员跳槽后的弃档发生，形成大量的人档分离、弃档、死档问题。

此外，人事代理档案也常存在管理混乱的现象，经常造成档案的无故缺失。多数用人机构都是委托代理人员对公司内重要的人事信息、材料予以保管。然而由于此类用人机构没有形成相关档案管理的意识，且与代理管理单位缺乏良好的协调，无法做到优化档案资料移交的工作，促使大量重要资料无法收集汇总、归档。人事档案资料最应注重的是原始性，如内容不完整，重要资料空白，将导致严重的后果。

3 积极应对人事流动，优化档案管理

（一）规范有序，合理建档

根据档案管理相关规定，实际工作中应达到人档对应这一要求，进行档案重建的前提要求是档案资料的遗失或毁损。如单独为一些高知识人才开创绿色通道，予以档案的重建，则无法与我国档案管理工作的要求予以符合，将会引发大范围的学术、文凭、档案信息造假问题。为此，企业、事业、行政单位应做到依法管理人事档案，将其规范化。一旦出现档案材料造假等问题，应对相关档案管理人员处以相应的法律责任；对为了敛财而不断跳槽的员工，国家应出台相关规定，使其行为规范、合理化。

管理档案的工作人员应进一步提升其政治素质，做到尽忠职守，优化业务技能的水平，以档案工作的相关细则为依据，切实做好档案材料的汇总、鉴别、归档管理。做到严把入口，用人单位应给予档案管理人员持续的支持，以促进其工作成效，规范建档，保证档案的可靠与真实。

（二）科学应对，合理处理

随着市场经济一体化的进程不断深入，加之人才水平的持续市场化发展，高素质人才逐渐成为市场中较自由的个体，和用人单位形成一种新型的平等关系，具一定自主选择和流动权利[4]。因此，多数会跳槽至待遇福利更佳、有利于发挥其个人价值的单位，进而导致人事的恶性流动现象产生。针对此类问题，用人单位应科学的予以应对，除去合约期、账款不清等情况，如无法对人员予以挽留，则不应对其进行扣档等行为，以阻止其辞职。反之，用人单位应尊重人员的自主意愿，对其辞职的结果做到人性化处理，对提升用人单位的整体形象具积极意义。

（三）代理工作，动态化管理

人事档案代理工作相关事宜，需要进一步加强与用人单位的沟通、联系，注重双方的积极协作。同时，用人单位需要全面将档案管理相关意识予以提升，对内部员工做到认真、负责，有效的整理、收集代理档案的相关材料，完好的移交给用人单位。进一步优化档案管理信息的动态性维护，保证实际工作的持续性。

（四）应用信息技术，优化档案管理

一般而言，人事档案的信息均较为简易，用人单位无法因为其中任一材料而对其进行分析评估，其使用价值较为有限。随着现今信息时代的不断发展，档案管理人员应树立新型的信息化意识，使用声像处理、自动化技术等新型手段，对人事档案材料中所包含的整体信息量予以概括，全面分析其价值。同时，一些不涉及个人隐私的重要档案，应及时做好数字化上传，创建单一人事档案数据库。

4 结束语

为提升人事档案的管理水平，针对相关人事流动所产生的不良影响，各用人单位应采取科学化的应对方式，实行动态式管理，做到规范有序，进一步实现可持续发展的要求，从而有效提升企业人事档案管理质量。

参考文献

[1]陈柏茹.分析人事制度改革对人事档案管理的影响[J].办公室业务，2015，（8）：81-82.

[2]万琼.企业人事档案管理分析[J].合作经济与科技，2015，9：115-117.

[3]刘萌萌.人事制度改革对人事档案管理的影响[J].办公室业务·管理与实践经纬，2013，11：99-100.

[4]胡明霞.人事流动对人事档案管理的影响研究[J].东方企业文化，2014，9：159.