中学档案管理工作的误区及改善策略探讨

邓小娟

摘 要：中学档案管理在学校管理工作中占有重要的地位，办好学校档案管理，不仅是办好学校的基础工作之一，也是对学校教育水平和管理水平进行衡量的重要标志，对学校的发展有非常重要的作用。是学校有序管理的重要保障。因此，对中学档案进行管理是非常必要的。本文对中学档案管理误区进行了阐述，并对档案管理存在问题的原因进行了探讨，提出了改善中学档案管理工作的策略。

关键词：中学档案管理；误区；改善策略

中学档案管理工作是学校管理工作中一项比较重要的工作，通过档案管理，学校可以将教学、科研等方面的活动形成的资料进行收集和整理，然后归类和存档，形成学校发展过程的重要信息资源，形成学校各方面的完备的档案。良好的档案管理可以对学校的发展有丰富的借鉴意义。本人从事档案管理工作许多年，在对工作进形梳理和总结工作经验的基础上发现当前中学档案管理中存在一些误区，本文对这些误区进行了分析，提出了相关的改善策略，希望可以提供一些帮助。

1 中学档案管理工作的现状

（一）学校对档案管理工作重视度不够

学校领导人员对档案管理的重視对档案管理工作起着关键作用，但当前学校领导对档案管理工作还没有足够的重视。档案管理相关规定指出学校档案是在教学、科研、管理等活动过程中形成的文字信息资料，有文字、音像等多种形式，具有很高的参考利用价值。学校档案是国家档案的一个重要部分，档案应进行集中统一管理。由于领导对档案管理不够重视，造成了档案资料收集比较难，档案管理投资不足，工作力度不够。相关工作人员只有在上级检查时才临时进行档案管理工作，工作过程中缺乏足够的责任心，对工作应付态度比较严重，不注重工作的效果，对工作重视度不够。

（二）工作人员专业化程度不够

现阶段，我国中学档案管理工作人员还是以兼职为主，缺乏专职的档案管理人员，工作人员缺乏专业的档案管理教育背景。同时，中学档案管理工作人员没有经过专业的培训，对档案的归类、整理、保管、利用等方面的工作并不熟悉，不能很好的进行工作，并且大部分工作人员没有足够的计算机知识，不能对检索、信息检索等提供服务。因此，由于工作人员的专业化程度比较低，对档案管理实现现代化、科学化产生了不利影响，必须要提高工作人员的素质。

（三）中学档案管理的制度不健全

档案管理是一个比较复杂的工作，需要对工作进行规划，根据实际对档案管理制定明确的制度，对档案管理工作进行指导，使档案管理工作能够有法可循，能够使各项工作明确进行，对工作起参考作用。但在实际工作过程中，档案管理的制度流于形式，没有起到实质作用，工作过程比较混乱，缺乏统一的管理，工作方法不科学，对于档案重收藏轻利用，使档案应有的作用难以得到有效发挥。

（四）中学档案管理现代化程度不高

随着科技的发展和网络的普及，世界已经越来越成为信息化的世界，信息化管理已经成为部分行业的基本管理方法，因此档案管理也要不断实现信息化管理。但大多数中学的现代化程度还比较低，有些甚至没有现代化的设备。档案管理工作条件不好，硬件设备不齐全。

2 中学档案管理工作中的误区

（一）忽视软件建设

当前大部分中学对于档案管理工作的观念还是比较传统，对档案管理注重硬件方面的建设，认为硬件条件好了就可以提升档案管理水平。但仅有硬件条件是不够的，要想加强档案管理工作，就必须加强软件方面的建设，提高观众人员的专业素质。大多数人认为对档案管理配备专业的工作人员是没必要的，学校一般比较重视对教师进行培训，但会忽视对档案管理人员进行培训，使工作人员的工作技能难以得到提升，不利于档案管理工作的提升。

（二）忽视培养档案管理意识

学校进行档案管理多数是为了应付领导的检查而进行的。档案的收集是档案管理工作的基础，也是最重要的工作，但学校仅重视制度的建设，档案管理意识比较薄弱，没有必须存档和及时存档的意识，造成学校许多资料的丢失。仅仅重视制度建设是不够的，必须要提升工作人员的档案管理意识。

（三）忽视教学资料的存档

当前，中学的档案管理还是比较重视行政文件的存档，而忽视教学资料的存档。虽然学校行政文件的存档比较重要，但教学资料的存档是更重要的。在教学过程中形成了大量的资料，这些资料大多集中在教师手中，由于没有进行及时的存档，长时间后大量的资料都被丢失了，大量珍贵的资料没有被保存下来。

（四）忽视实物材料的存档

档案管理主要是对文字材料进行归档，学校档案室中一般会有许多文件袋。当前文件管理有一个比较严重的问题就是档案类型比较单一，实物档案缺失比较严重，照片、影视资料几乎没有，比较有纪念意义的实物也没有归档。实物资料的缺乏也是一种损失，因此要加强实物资料的归档，使学校档案管理不断完善。

3 改善中学档案管理工作途径

（一）学校高度重视档案管理工作

学校档案对于学校和国家是非常重要的，不能流于形式。学校领导应对档案管理工作高度重视，将档案管理工作放入学校工作日程。要建立档案管理的团队，成立组长以及领导小组，各领导小组应对档案管理工作的各方面进行研究，包括经费、设备等问题，改善工作环境，提升信息化管理，促进档案管理工作的不断发展。

（二）树立正确的工作观念

档案管理是为学校其他各项工作服务的，对学校培养人才和发展有重要意义，不能将档案管理看作是目的，为管理去管理。档案管理是重要的信息资源，有效的利用这一资源对学校管理工作意义重大。档案管理不仅是对档案进行管理，也与其他部门有密切的联系。在如今信息化的时代，信息技术应在档案管理工作中有更多的使用，促进档案管理工作的现代化。

（三）提升工作人员素质

档案管理工作要注重提升工作人员的素质，不仅要求工作人员有良好的专业知识技能，也要有较强的责任心和服务意识。工作人员必须要有相关工作证件，学校应加强对工作人员的培训，帮助工作人员掌握基本知识，提高工作能力，工作人员在掌握基本知识的基础上要学习计算机知识等，适应档案管理现代化趋势。

（四）完善相关制度建设

只有完善相关制度，才能促进档案管理工作不断规范化，因此要完善各项制度。将档案管理纳入到考核评价体系内，使工作人员加强对工作重视。明确分工，将工作明确到各部门，建立规范化的制度。

4 结束语

中学档案管理是非常重要的，当前中学档案管理还存在一些误区，还需要相关工作人员不断进行改善，提升档案管理水平。

参考文献

[1]冯惠玲，张辑哲，档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[2]庞爱云，新时期完善中学档案管理工作探析[J].安徽文学，2008（2）.