档案在地方志编写工作中的地位与作用

摘 要：本文主要讨论档案在地方志编写工作中的地位和作用，通过其特点和关系的分析，提出了档案与地方志编写工作相结合的重要性，力求为以后的研究者和实际工作者提供一些新的思路和参考。

关键词：档案；地方志；地位与作用

由于在编纂地方志的工作过程中档案是其主要的资料来源，因此档案在地方志编写中具有十分重要的作用和地位。而研究档案工作和地方志工作之间存在的关系对提高地方志的价值和含金量以及志书编写工作未来的发展都具有重要的意义。

1 档案与地方志的特点与关系

1.档案和地方志的特点

档案作为历史发展中对人类活动的最原始的记录。起源于原始社会，最初人类用在绳子上打结和在木板石头上刻画特殊符号等方法对一些事情进行记录，这些记录就是最初的档案。后来随着人类社会逐渐走向文明，陆续出现了在兽骨或龟甲上刻画文字和在纸张上书写文字的方法，最后到了今天在互联网时代中人们逐步用数字信息资料的形式代替了纸质记录的形式进行档案的记录和备份。因此，档案是人类发展的产物，是社会发展的最初始的记录，具有真实性和客观性的特点。具有原始性、真实性、客观性等特点，并且只有有价值且对国家、组织和个人有利用价值的信息才可以称为档案。

而地方志首先要具备地方性，方志是地域性很强的资料，其内容不管是有关人物的还是事情和物品的都不能够离开其所属区域，所有的本区域内的人物和事件都应该全部进行记录，并且与本区域无关的人物和事件不能进入本区域的方志中；其次地方志要具备时代性，每个不同的时代都要有可以反映时代特点的方志，也就是说方志既要客观的反映地方的现状，又要富有时代感；第三，地方志要具备资料性，即方志不能说空话，要对区域现状如实记录，记录要真实，内容要具体，统计数据要准确。最后地方志要具备综合性，方志相当于一个区域内的百科全书，其记载内容应该包含自然、人文、历史以及社会的所有现状的全部。

2.档案和地方志的关系

（1）档案是地方志编纂的资料来源

各省市的档案管理机构所收集整理的档案信息资源是地方志编纂的基础和前提，我国享有盛名的《史记》等著作，都是在大量的档案资源基础上进行编辑和整理而完成的，而随着大数据时代的来临，各类数据资源纷杂繁多，如果地方志眉毛胡子一把抓的把所有地方的内容全部进行记录，一些对人无用的信息资源掺入其中不仅会影响到地方志的质量还会为以后的研究者造成干扰，而档案机构应用信息技术等先进的手段将数据进行筛选后提供给地方志编纂机构则可以大大简化了地方志的编纂工作，并且提高了地方志编纂内容的质量，因此，档案是地方志编纂的基础和来源，离开了档案的协助地方志很难具备时代性和科学性。

（2）地方志是档案利用和开发的平台

档案的记录功能是众所周知，但是档案保存分布零散，因此档案并不能很完整详细的对人物和事件进行反映，当人们想查阅档案的时候往往要花费大量的时间和经历才能找到所需要的内容，这样一来档案的查询过程就会十分繁琐，此外很多档案具有很大的价值，但是可能仅有寥寥数语不能编辑成册进行保存，这些种种的问题都是档案管理机构很难解决的，而地方志却可以很好的对于这些问题加以解决，因此地方志是档案资源利用和开发的最优质的平台。

（3）地方志对于档案工作具有积极的作用

很多档案资料在历史的长河中都因为各种因素而造成了遗失或者损毁，很多历史事件和人物已经无从考证，造成了一定的损失和遗憾。地方志的编写在一定程度上依赖于档案资源，因此如果档案资源遗失或损毁则会严重影响到地方志的编纂；因此编写地方志的工作人员在编写过程中会对很多不完善的档案进行一定程度的搜集和整理，并将一些不完善的档案资源提供给档案管理部门，有利于档案管理部门对于档案信息资源的及时的补充和完善。同时地方志的发行和出版能够很好的对原稿进行保护，大大的减少了原稿的磨损，因此地方志对于档案工作的开展具有积极的作用。

2 方志编纂工作要与档案工作相结合

首先，方志编纂工作要与档案工作相结合是社会发展的需要，也是社会发展的必然要求，地方志的编写是依托大量的档案信息资源的，而档案工作要发挥其真正的作用更离不开地方志，是发展的需要，也是必然。地方志编修离不开大量的档案资料，而档案工作发挥它的作用也离不开地方志，只有将两者结合在一起，才能使双方工作都获得加强和促进。

其次，方志编纂工作要与档案工作相结合是历史发展的必然产物，因为无论是从地方志的内容还是体例上来说两者的结合都具有一定的历史关系。地方志的编写工作要重视对档案的利用，而档案工作则要重视对方志编写工作的支持。

最后，地方志是一个地方性的百科全书，地方志编纂工作过程中间接地就能够辅助档案资料的完善和整理，而档案工作的开展又能够为地方志编纂工作提供资料和素材，两者是相辅相成密不可分的，这样一来既可以节省人力又可以节省物力。

3 档案在地方志编纂工作中的地位与作用

地方志的编写过程需要很多的真实档案资料，如果花费人力和物力去搜集和整理必然耗费巨大，因此地方志的编写必然要依赖于现有的档案资料，因此档案资料是地方志编纂工作的基础，在地方志编纂工作中起着十分重要的作用，档案既可以保证地方志的真实性、可靠性，还能够保证地方志顺利迅速的完成编写。如果脱离了档案工作的支持，地方志的编写工作将会杂乱无章，除了需要大量的工作人员对该区域的资料进行收集整理和再加工之外，还需要大量的原始资料来证实地方志编写的真实性。综上所述，档案既是地方志编纂工作的基础，又是地方志编纂工作的必需品，可以说没有档案工作作为前提就不会有任何一套成型完善的地方志出版。与此同时，地方志同时又反作用于档案工作，地方志在一定程度上可以完善档案工作的顺利进行。

4 总结

本文通过对档案工作和地方志编写工作的特点和联系进行阐述，客观说明了两者彼此相结合的重要以及两者间对于彼此的地位和作用。也为未来档案工作和地方志编纂工作的发展提供了新的思路，两个机构的工作看似不相关，其实是紧密结合的，档案工作的开展促进了地方志的编纂工作，而地方志的编纂工作又对档案工作起到了完善的作用。

参考文献

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[3]王悦. 浅述地方志与档案的关系[J]. 新疆地方志，2014，02：56-58.

作者简介

韩晓敏（1972-），女，汉族，河北省石家庄市平山县人，政府办公室职员，研究方向：利用馆藏档案编写地方志。