做好档案开发利用工作 有效服务社会

李淑慧

(山东广播电视大学，山东　济南　250014)



做好档案开发利用工作有效服务社会

李淑慧

(山东广播电视大学，山东济南250014)

摘要：档案开发利用工作在整个档案工作中占有极为重要的地位，越来越受到社会的重视。随着我国社会政治、经济形势的变化，档案开发利用的形势和途径也将随之发生变化，这就要求我们认真分析思考档案开发利用工作的现状和存在的问题，采取相应的对策，不断提高服务水平，有效服务社会。

关键词：档案利用；开发利用的途径；存在问题；建议

一、档案利用工作的意义

档案利用工作是最实际最富说服力的宣传，对整个档案工作的开展有决定性影响，对档案工作有检验和带动的作用。档案利用工作是档案工作中最富有活力的一个环节。首先，每一份档案资源都较完整地记录、反映了事物发生发展和演变的过程，其中不乏许多鲜为人知的来龙去脉和细节，能较全面地反映事物的全貌，从而体现了档案资源的特殊价值。其次，档案信息与其他文献一样具有数量大、载体形式多样化、时效性强的共同特点。随着不断有档案信息资源从库房中解放出来，档案信息逐渐在社会生活的各个方面发挥着重要作用。再者，档案管理部门可以从封闭多年的档案信息资源中选出有价值的部分，编纂公布成档案文献出版物，进入市场，服务社会，促进经济发展，实现档案信息共享。

二、档案开发利用的途径和方式

档案利用和开发的途径有：开设档案阅览室、档案外借服务、档案展览与陈列服务、制发档案复制本、出具档案证明、提供咨询服务等。

(一)档案阅览服务

档案阅览服务就是开设档案阅览室，直接提供档案原件或复制件。由于档案的特点，档案部门一般不外借档案。开设档案阅览室是档案部门的窗口，做好档案阅览室工作十分重要。

(二)档案外借服务

是指按照一定的制度和手续，将档案借出阅览室阅览使用。除特别珍贵的文本或原件，为满足某些特殊需求，机关档案室将档案原件外借给本单位的领导和有关业务部门使用。有时，档案部门还会采取送卷上门的服务，满足用户需要。当然，外借档案必须有严格的、健全的规章制度予以保障。如大家熟悉的著名出版物《老照片》，上海市档案馆、山东省档案馆、四川省档案馆、中国照片档案馆等多家档案馆都是创始人获得稳定的照片和稿件来源的有力支撑。

(三)档案展览与陈列服务

档案展览与陈列服务，是指档案收藏部门按照一定的主题，以展出原件或复印件的方式，系统的揭示或介绍馆藏有关内容的一种方式。比如：山东省档案局主办的山东省“三严三实”专题教育展览在省档案局东二楼展厅正式开展。这次展览最大的特点是运用了大量珍贵的档案资料，更加直观、形象、生动，用馆藏的实物、档案向参观者介绍老一辈革命家的风貌。“山东省三严三实专题教育展览”开展两个月以来，以直观生动的形式，让全省党员干部和广大群众受教育，学传统，转作风，效果显着。

(四)制发档案复制本

制发档案复制本是指档案馆根据档案用户的合理需求，以档案原件或已有的档案副本为依据，通过复制摘录等手段，向档案用户提供档案复制品的一种服务方式。其中的外供复制是实现科技档案有偿交流的一个途径。制发档案副本提供利用具有速度快、准确度高，机动灵活不受时空限制等特点，并且更有利于档案原件的保护和长远流传。但这种方式也有它的局限性：一是利用者查阅档案，总想看到原件，复制件往往不能令人满意；二是由于现代复印技术的快速发展，可能造成复制本失控，不利于档案的保密和权益的维护。

(五)出具档案证明

档案证明一般应根据档案的正本或可靠的副本来拟写，并注明出处。证明中不能妄加评论和总结。并加盖公章。档案馆不是国家的公证机关，他们不能代表国家其他机关的职能，档案馆所制发的证明，仅是向有关用户证明某种事实在馆藏档案中的记载情况，而不是直接对某种事实下结论或给予档案用户某种权利。所有档案管理人员只有在利用者正式申请下才能出具档案证明。

(六)提供咨询服务

档案咨询服务是档案馆满足档案用户需求的一种经常性的重要的服务方式。一般按下列程序进行：接受咨询问题、查找档案材料、答复咨询问题、建立咨询档案。档案馆可以根据档案用户的需求开展定题咨询和跟踪咨询等服务。

三、我国档案利用现存的问题

(一)档案开发利用的政策法规仍需健全

一是档案法律法规对档案开放时限的规定影响着档案开放利用现实工作。虽然档案法规定了档案的开放时限有四类：即日开放、满三十年开放、随时开放、延期开放。但在档案的开发利用中缺少具体可行的规范，阻碍了档案信息最大程度的利用。

二是国家保密范围与解密制度的规定制约着档案开放利用的范围与时限。受传统思维习惯的影响，加之缺乏具有可操作性的解密工作督导，明知有些文件档案可以解密，但保密保险的思想作祟，放任文件处于保密状态。在漫长的历史时期，利用档案是一种特权，不是公众的权利。随着《档案法》的颁布和修改，企事业党委社会团体，和其他社会组织及公民都获得了利用档案的权利。但是由于受历史传统的影响，即使规定的可以开放利用的档案，也由于缺乏相对具体的规范，在现实利用当中仍有很多限制。有些单位甚至以保密为由，将大量可以公开的档案秘不示人。

(二)档案开发利用的手段仍需改进

一是档案部门的信息技术基础设施整体薄弱。国内多数档案馆计算机资源配置过低，网络建设资金和人力投入不足，所建的档案信息数据库容量小，致使很多档案信息数据不能联机上网，不能很好的提供社会、市场所需信息，档案利用的效率低，商业化程度低。

二是利用档案的需求和落后的检索手段之间存在矛盾。随着社会利用档案的需求日益增多，需要有先进的检索手段把档案信息及时准确的传递出去，方便用户的利用。但目前我国相当多的档案馆仍以手工检索为主要的服务方式，无法满足社会多方面快节奏的利用需求。

(三)档案馆藏建设仍需加强

虽然新中国成立后，档案的馆藏结构由保存的过去统治阶级的内政外交、征战讨伐、赋役税收这些比较单一的内容与结构，转向具有不同历史特色的档案内容，如20世纪50年代后期的大跃进、60、70年代的阶级斗争、政治斗争都反映到档案中来了。这种馆藏结构的时代特征很大程度上制约了档案的利用。又由于档案自形成到被利用30年的时间差，造成档案馆藏建设与日后档案开放时刻利用需求产生很大的矛盾。

(四)档案用户遭受信息歧视

档案法虽然提出了档案要为社会主义现代化建设服务，便于社会各方面的利用，不断开拓档案信息服务的工作范围，但现实生活中，有些档案馆只向专家学者、机关工作人员开放，普通公众想顺利查阅所需档案，有一定困难，想查阅珍贵档案或孤本根本就办不到。开放档案使档案的利用权由特权变成普通公民的权利，还有很长的一段路要走。

四、加强档案开发利用的几点建议

(一)形成现代管理理念

在实际工作中，相关的档案管理工作人员要改变过去重视管理、忽视档案开发利用的观念，改变过去等客上门的观念。开展档案利用工作要求档案工作者既熟悉档案馆内保存的档案又了解外界对档案的利用需要，知己知彼，掌握利用工作的规律，将档案管理工作由被动服务转变为主动服务，更有效地开展档案利用工作，促进档案开发利用工作的进一步提高。

(二)通过多种形式加强档案的利用

档案馆应在为社会提供全方位的服务中不断拓展自有的功能。一方面可以通过发挥档案馆文化事业单位的作用，开发其兼有的图书馆、博物馆的功能；另一方面通过举办展览等形式进行爱国主义教育、历史文化知识普及，还可以为群众提供文化学习场所。

目前，我国社会经济日益繁荣和发展，文化基础设施建设得到明显加强，社会档案意识加强，对档案工作的认识与理解日益深化，“社会公共档案”的大档案理念普遍增强。不断健全的档案法规体系也为档案的开发利用提供了保障。作为从事档案工作的部门，要不断充实档案信息服务的内容，充分利用网络为社会提供利用服务；要不断推进档案信息产品的开发和加工，促进文化产业的发展，传承灿烂的中华文化，用先进的信息网络技术，开拓档案信息开发利用的美好未来。

参考文献：

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[4]吕燕.事论档案管理创新与发展[J].新西部，2014，(6).

[5]卢杰.关于档案信息资源开发利用的若干认识[J].兰台内外，2002，(3).

收稿日期：2016-03-25

作者简介：李淑慧，女，山东广播电视大学副研究馆员。

中图分类号：G727

文献标识码：A

文章编号：1008—3340(2016)03—0084—02