新时期档案管理工作浅谈

张红文（贵州省沿河土家族自治县档案局，贵州　沿河　565300）



□图情研究

新时期档案管理工作浅谈

张红文
（贵州省沿河土家族自治县档案局，贵州沿河565300）

［摘要］档案管理工作，旨在为档案管档、为国守史、为民服务。这里对新时期档案及档案管理工作存在的普遍问题进行了分析，并就新形势下如何创新档案管理工作方法进行了探究，以期广大档案工作者在具体的档案管理与提供档案查阅利用的工作实践中，扬长避短，最大限度地做好档案管理工作并提供社会各方面利用，达到便民利民的目的。

［关键词］档案管理；存在问题分析；创新方法探究

“创新、共享”理念已成为 “十三五”规划纲要中提出的经济社会发展的基本理念。在我国全面建成小康社会、加快推进社会经济文化建设的决胜阶段，档案管理工作也要立足现实，探寻改革创新的路子，实现档案资源共享，使各级各类档案馆 （室）真正践行 “为党管档、为国守史、为民服务”宗旨，让综合档案馆、机关档案室 （馆）档案资源充分地发挥其为经济社会发展服务的功效。同时，在新时期，随着我国政治、经济、社会发展形势的变化，文化大发展大繁荣景象前所未有，广大人民群众对档案（特别是民生档案）查阅利用需求日趋增大。这对档案管理与提供利用工作来说，既是机遇也是挑战，如何做好档案管理工作并提供社会各方面利用，做到便民利民，最大程度地适应广大人民群众需要，是新时期档案管理工作的重要任务。

一、档案工作存在的主要问题

2014年初，中共中央办公厅、国务院办公厅出台了 《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发 〔2014〕15号）文件，各省、市、县已结合各自的实际，相应地出台了贯彻执行的文件。中办发〔2014〕15号文件，无疑是新形势下做好档案工作的纲领性文件，为今后一段时期档案事业及档案管理工作进行了 “顶层设计”，描绘了宏伟蓝图，提供了更加广阔的空间。然而，我们通过馆际交流、电话询访、QQ微信征询等多种方式，对所在地区周边县市几家县级综合档案馆、本县部分乡镇和机关档案室进行详细的调查，发现当前部分综合档案馆、乡镇和机关档案室在档案管理工作中存在着这样或那样的问题，而且有些问题亟待解决。

（一）档案意识普遍淡薄

《档案工作基本术语》（中华人民共和国档案行业标准DA/T1-2000）指出：“档案是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”档案管理工作是国家档案事业最基本的组成部分，包括档案收集、整理、鉴定、保管、检索、统计、编研和提供利用8项工作；或者划分为6个环节，即档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案及档案管理工作与国家、社会、个人密切相关，功在当代，利及子孙。中华人民共和国成立以后，历任党和国家领导人都对档案工作作过重要的指示，特别是 《中华人民共和国档案法》的颁布实施，表明了我们国家依法治档的决心。但是，就西部地区特别是贫困地区来说，档案意识非常淡薄，就连大部分基层档案馆 （室）工作人员，也缺乏档案安全保管意识和管好档案为民服务的态度，这严重地阻碍着档案事业的发展，与现代化建设的需要很不适应。这主要表现在：很多人甚至国家机关工作人员时至今日对档案及档案管理工作的内容不甚了解；部分人员不关注档案，认为档案及档案管理工作是档案部门的事，与自己的工作和生活距离较远；部分机关单位负责人不重视档案及档案管理工作，任由档案管理人员 （部分是兼职或直接是办公室主任）摆布其单位的档案资料；部分档案收集不全不齐；一些立档档案不能按期向综合档案馆移交到期档案，导致一些重要档案遗失或损毁。不过，近年来通过每年的 “6·9国际档案日”等特殊日子，各级各类档案部门通过多渠道、多形式以 “档案在我心中”“走进档案”“档案与你相伴”等主题，对档案及档案管理工作加大宣传力度，提升社会档案意识，人们开始走近档案，社会档案意识开始逐步地提高。

（二）档案资源结构亟待优化

通过对周边县市综合档案馆及部分机关档案室的抽样调查，发现目前大部分档案馆 （室）保存的档案都不同程度的存在着结构不合理的问题，主要表现在：综合档案馆所存档案多数是以党和政府的行政机关档案为主，机关档案室所存档案则主要是以该立档单位的文书档案为主，对于普通老百姓来说这些档案距离遥远；真正涉及民生的档案不多，导致档案利用人次偏低。以贵州沿河土家族自治县档案馆为例，该馆2015年有密集柜700km3多，馆藏档案共209个全宗，纸质档案124 176卷，照片档案2 486张，录音磁带、录像磁带影片档案62张，底图80张，印模档案215枚。其中有民生档案19 112卷：退伍军人档案7 512卷、二轮土地延包档案3 714卷、民事诉讼档案4 084卷、公证档案786卷、离退休 （退职）档案2 884卷、土地征用专题目录档案132件。该馆2015年顺利通过国家一级档案馆测评验收，是贵州省目前唯一一家市县级国家一级综合档案馆。然而，在该馆馆藏档案中，党和政府的行政机关档案所占比例在80%以上，“红头文件”又为主要；涉及的民生档案所占比例仅为15%左右，种类少且不齐全；像医疗改革、社会保险、下岗再就业、退耕还林等与人民群众生活密切联系的档案内容极少。

（三）档案资源共享度不高

档案信息资源是国家基本信息资源的重要组成部分，能否实现档案信息资源共享，是档案及档案管理工作主动适应新常态的重要举措。然而，各级各类档案馆 （室）档案资源数字化、信息化工作量大，而且专项经费缺口也大，导致馆 （室）存量档案在信息化工作中举步维艰，馆 （室）增量档案信息化工作任重道远。贵州省档案局在2013年全省档案地方志工作会议上提出了与贵州同步小康相适应的档案工作奋斗目标：到2020年，全国省、市、县三级综合档案馆馆藏档案数字化率要分别达到馆藏档案总量的35%、25%和20%。信息化工作目标已明确，然而实施起来困难重重。我们对贵州沿河土家族自治县档案馆进行调研获悉，该馆信息化工作从2010年起步，2011-2013年投入档案信息化建设工作经费30万元，共扫描4个全宗1 817卷20多万页，共输入目录总量40多万条，从而建立了专门性的电子档案库，2014 年4月通过了贵州省档案局 “县级档案馆档案资源数据库示范点”验收。2014-2015年，又将馆藏档案30多万页进行数字化扫描，并实现了与目录接挂。尽管如此，该馆存量档案数字化率截至2015年底才达到10%左右。存量档案信息化进度缓慢，直接地影响着档案信息资源网上共享。再加上部分档案资源涉密，不能在互联网上共享，所以档案资源信息共享度的提高还有待时日。

（四）档案安全保管条件不达标

目前，大多数县级以上国家综合档案馆将安全工作摆在重中之重的位置，按照 《档案馆建筑设计规范》要求，档案库房基本实现了 “八防”即防潮、防水、防日光及紫外线照射、防尘、防污染、防有害生物、防盗、防火，“人防、物防、技防”水平逐年地提高。然而，我们在档案行政执法检查时发现，大部分机关、企事业、乡镇档案馆 （室）存在诸的多问题，主要体现为：其一是硬件条件不达标，存在着档案馆 （室）没有防盗装置、未配备消防设施等，档案管理条件简陋，防霉防虫设备不配套，未严格按照 “八防”要求对档案资料进行保管保护；其二是领导不够重视，很多立档单位没有成立档案安全工作领导机构，没有制定完善的档案保管措施，平时很少召开涉及档案保管与保护工作的会议，少数领导将档案工作简单地认为是将每年的文件材料收集起来，装订成卷就可以了，很少从档案管理长远规划和技术层面去考虑；其三是档案管理员的业务素质未跟上要求，很多机关档案室没有配备专职档案人员，仅有的兼职档案人员未能全身心地投入到保管保护档案工作中去，就算有心投入，业务水平又未跟上，导致该归档的未能归档，专门档案未能及时归档，需要抢救修复的档案缺少相关的专业技术维护；其四是档案管理人员的意识不到位，有的档案管理人员在档案室起居，将一些生活用品如烟、酒和蔬菜等长期存放在档案室，平时经常有非档案管理人员进出档案室；其五是乡镇档案管理现代化几乎为零，数字化建设工作尚未启动，完全只有纸质文书档案。

二、新时期档案管理工作方法探究

档案作为国家和社会特有的资源，不仅具有凭证作用，还具有广泛的参考作用。为了能更好地让档案为社会经济建设服务，为广大人民群众提供更为有效的服务，档案管理工作必须探索一些适合自身特点的工作方法。

（一）优化档案资源、加大开发力度

要使各级各类档案馆 （室）的档案资源得到优化配置，务必要将已鉴定的对国家和社会有保存、开发利用价值的全部档案，统一集中起来，由所属地综合档案馆或专门档案馆进行有序地管理。通过优化配置，建立门类齐全、资源丰富、结构合理的馆藏体系，才能实现档案资源社会共享的终级目的。但是，目前各级各类档案馆 （室）所藏档案，在结构单一的同时，同类档案也不齐全。经我们调研，发现各个地区，一些国家级重点档案仍然没有集中地收集起来，而是散存于各机关或企事业单位，更有一部分在民间。2012-2015年，我们通过对贵州沿河土家族自治县国家级重点档案普查时发现，该县综合档案馆馆藏民国档案仅2 445卷，县公安局有民国档案6 327卷、各乡镇存民国档案427卷、革命历史档案272卷、老区公所遗留珍贵档案974卷。在已普查发现的国家级重点档案共计10 445卷中，收集进馆的仅占23.4%。截止到2015年，该县档案馆已完成馆藏国家级重点档案抢救任务1 201卷，还有9 244卷国家级重点档案亟待收集进馆和陆续抢救。面对档案信息资源相对分散保存未能实现共享的具体情况，各级综合档案馆要摸清自己所在属地各类档案的家底，提高对专业档案接收和征集工作的力度，对不按时向综合档案馆移交到期档案的立档单位，要加大档案行政执法力度，确保档案集中管理，便于向社会提供利用。同时，综合档案馆要加大档案文化产品的开发力度，常年举办一些档案专题展览，经常性地利用馆藏档案开展一些社会教育活动，让档案和档案工作不再 “养在深闺人未识”。

（二）提高利用效率、强化服务功能

大多数国家级综合档案馆在档案资源的建设和服务实践中，把建设 “五位一体”（即国家档案馆是爱国主义教育基地、档案安全保管基地、档案利用服务中心、政府信息公开中心、电子文件管理中心）的公共档案馆作为自己的奋斗目标，管好、用好档案就越加突出其重要性。在 《档案法》规定的档案工作基本原则中，“便于社会各方面的利用”是整个档案工作的出发点和终极目的。事实上，档案工作是一项提供档案信息资源，为社会各方面提供利用的工作，服务是档案工作赖以存在和发展的基础。档案管理工作者要树立为民服务的思想，掌握服务技能，提高服务质量。为了更好地强化档案资源服务功能，档案管理工作者可以在适当的时候，有计划、有组织地进机关、进社区、进乡村，通过报送和推介相关档案信息、编辑出版档案选编、报送档案信息等活动，扩大档案信息的影响范围，提高广大人民群众的档案意识，引导人们主动地前来查阅利用档案。例如，贵州沿河土家族自治县档案馆2015年与有关部门共同完善了社会保障档案管理，建立完善社会养老、医疗、社会福利、捐赠救助、就业、工伤、婚姻、林改等档案工作体系，为实施民生保障工程提供优质服务。对一些群众经常查阅利用的档案，编制了专题检索目录。同时，采取各种措施对馆藏档案进行计算机输录，查档基本实现了计算机查询。目前，已输录机读目录110万条 （其中案卷级目录10万条，文件级目录100万条）。保管人员热情周到、及时、快捷地为查档人员服务，查全率、查准率达到98%以上，深受社会各界的好评。

（三）争取政策保障、加快信息化建设步伐

各级综合档案馆都是各级政府的直属部门，档案工作的每一个环节，如政策保障、馆舍建设、设施设备的采购、档案管理干部队伍建设、档案信息资源建设、档案抢救与保护、档案开发利用以及档案信息化建设等，都要及时地向属地党委、政府主要领导和分管领导进行详细的汇报，让领导在第一时间内知道档案工作的开展情况、存在问题和发展规划，引起领导的高度重视，让领导亲自做决策、定方案，从而获得政策上、资金上的倾斜。特别是对馆 （室）存量档案和增量档案数字化工作，除上级主管部门划拨的信息化工作经费外，没有地方政府1：2的专项匹配资金，是难以稳步推进的。2014年初，贵州省人民政府出台了 《关于加快大数据产业发展应用若干政策的意见》，从政策、基础设施、人才保障等方面为数字档案馆建设给予了极大限度的支持。各级档案馆 （室）作为存储信息、提供信息利用服务的中心，应该主动的争取政策、利用已出台的有关文件，进行战略性的档案资源信息化创新工作，即积极开展好存量档案数字化工作和实现增量档案的电子化工作，以适应社会发展的需要和档案资源利用者的需求。

档案管理工作只有与时俱进，科学地解决好当前档案管理工作中普遍存在的问题，加大开发力度、强化服务功能，不断地利用现代化管理手段，开拓创新，加大投入，逐步地实现网上查档，才能使档案和档案管理工作为同步建设小康社会服务，为社会经济的发展提供强有力的保障。

参考文献：

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［6］肖永菊.谈谈如何进一步做好档案保护工作［J］.科技信息，2014（1）.

［责任编辑：志洪］

［中图分类号］G27

［文献标识码］A

［文章编号］1674-3652（2016）02-0131-04

［收稿日期］2015-09-12

［作者简介］张红文，男（土家族），贵州沿河人。主要从事西部地区档案建设研究。