航天档案编研管理工作的实践

◎北京航天长征科技信息研究所 史颜莉 许多

航天档案编研管理工作的实践

◎北京航天长征科技信息研究所 史颜莉 许多

档案编研是档案工作的重点内容之一，是以所藏档案文献为主要对象，在深入研究档案内容的基础上对档案文件进行收集、整理、加工，使之转化为不同形式的编研成果的一项专业工作。档案编研是档案主动服务的重要方式之一，具有研究性、思想性等特点，是体现档案工作水平的一个重要标志，也是保护档案原件、传播档案内容的有效措施之一。

中国运载火箭技术研究院自成立以来，档案工作与火箭事业相生相伴，形成的档案门类众多、数以万计。开发档案信息资源是档案工作者的重要职责之一，挖掘档案信息内容，实现档案信息在更大范围内的传播，既能更好地为科研生产及企业文化研究提供高质量的成果，又能在一定程度上提高科研生产工作效率，促进企业文化建设，加速航天精神的传播与弘扬。

2008年前，研究院所属10多个单位的部分档案部门先后开展了一些档案编研工作，但各单位编研工作水平差距较大，发展并不平衡。各个单位的档案部门各自为政，缺乏统一的院级规章制度；有的单位编研工作开展得较好，每年有一定的成果产生，有的单位则缺乏编研意识，编研成果更是凤毛麟角，更遑论成果的丰富与多样性，编研工作开展的不够均衡；各单位之间缺乏交流，没有理论与实践的充分融合，距离整体升华还有一定的差距。

一、工作方法探索

为规范档案编研管理工作，研究院档案馆决定从人员、信息、质量、协调管理4个方面探索档案编研工作的路径。

1．人员要素

面对各单位档案编研人员水平高低不一、专业差异较大的局面，从档案编研岗位职责入手，分析档案人员和课题参与人员在课题中的不同职责，按照其职责要求提出人员分工与编写者素质条件。关注档案人员独立编研与有科技人员参与的联合编研之间的区别，注意区分编研管理的职责与编写者之间的不同要求。

对于档案编研课题的管理者与编写者，应组织必要的技能培训及有针对性的经验交流活动，形成良好的工作与学术氛围，提升管理人员和编写人员的业务素质与技能。

2．信息要素

档案编研工作以独有的馆藏档案为主要信息来源，应注意收集处理各种信息资源并进行科学的管理。

首先，要掌握科技人员的需求信息，选择紧密围绕中心任务和科研生产、科技管理等主旨的课题开展编研，做到有的放矢，为最广大的使用者提供编研成品。例如，青年科技人员需要的是手册等入门级的编研成果，中年科技人员更关注预研课题的汇集，宣传部门则更关注院史及文化研究方面的课题。

其次，应掌握馆藏档案中相关主题信息资源的多少。档案信息资源丰富与否在一定程度上决定了编研课题编写的成败，档案信息资源丰富，则编研工作的资料来源较多，编写工作的开展相对会顺利一些。一些课题虽然意义较大，但档案无从可查，或有据可查的档案寥寥无几，会大大降低档案编研课题的可行性。

最后，应掌握使用者的反馈信息。了解使用者对编研工作的意见、要求、对成果的具体评价及编研成果传播后所产生的实际效益等，及时修正编研工作的方向与方式，使工作具有针对性，保持编研成果的实用性。

3．质量要素

质量要素主要指对编研成果的质量要求，以及为提高成果质量而采取的一系列措施。

一是应选配素质好的编研人员，这是保证质量的前提。编研人员应具有较强的质量意识，保证编研成果真实可信、结构布局合理。

二是应拟定相关工作制度，明确各个环节的质量要求和工作规范等，如：明确选材标准与要求、编辑加工规范、审核要求等。

4．管理要素

首先应区别院所两级编研课题，实施分级管理。对于院级课题应实施统一立题、统一监督、统一验收，保证其质量与进度；对于所级课题则应由各单位自行组织实施。

其次应注重计划管理。计划是开展编研工作的纲要与指导，通过规划使编研工作按计划、分步骤、分阶段有条不紊的进行，包括总体性、长远性的规划和年度工作计划以及具体的课题实施计划等。

二、工作实践

档案编研工作应从全院的角度统筹规划，制定严谨的计划，抓住重点环节，实施闭环管理，从而实现整体提升。

1．制定档案编研工作管理规定

有章可循是开展管理的前提，为此研究院档案馆制定了《中国运载火箭技术研究院档案编研工作管理办法》，其原则是既注重整体把握的全局性与可操作性，又注重管理制度的全面化及关键环节的精细化。

首先，确立编研的概念与意义、编研的形式与原则等基本内容，从编研的条件出发提出档案编研的计划管理、人员管理、经费管理等措施，强化档案馆之于档案编研的指导检查职责。

其次，从业务流程的角度对档案编研立项、审批、编辑、评审等诸多环节作出较为详尽的规定。同时，应适度强调突出关键环节。课题立项和总结评审是较为重要的关键环节，一首一尾相互呼应。为此，研究院档案馆制定了编研课题立题报告、编研课题总结报告和编研课题评审结论，均以简约实用为原则，尽量减少栏目设置，使得编研课题在格式上整齐划一，有助于统筹管理。

目前，该管理办法已实施多年，成为研究院及各单位开展档案编研的重要指导性文件，是开展编研管理工作的有效依据。

2．编制3年计划，集中管理院级课题

借鉴相关领域制定3年滚动计划的成熟经验，研究院档案馆带领各单位档案室一起制定了档案编研工作3年滚动计划，将3个年度内院级课题汇集起来，集中统一管理，分年度实施。

2008年，研究院档案馆要求各单位上报课题，选择其中具有较大实用价值与较广使用范围或较重要科研意义的题目作为院级题目。在各单位上报的104个课题中，经过缜密评审遴选出35个作为3年滚动计划的院级课题，统一评审立项报告，统一年终检查监督，统一评审总结报告并统一验收给出结论。

自2008年起首个档案编研3年滚动计划开始实施，迄今已经完成了3个3年滚动计划的制定与实施，档案编研课题数量呈现较大幅度增长，2008年共有院级编研课题4个，2009年为8个，2010年达到13个，此后每年保持在25个左右。每年年底都要组织相关专家对年度编研成果进行逐一验收评审，对照编研任务书或合同等对编研成果的质量进行把关，提出修改意见并给出评审结论。

3．组织开展编研成果评比

为促进档案编研工作更好开展，研究院档案馆组织制定了研究院档案编研成果评审办法，每2年开展一次档案编研成果评审，从编研成品的立意、内容、信息量、难度、编校质量、应用范围、实用价值、社会及经济效益等多个方面对编研成果进行综合比较，予以评判，颁以奖项。目前已开展4次院级档案编研成果评审，大量优秀编研成果脱颖而出。

4．普及编研意识，交流编研经验

因基础薄弱、人员短缺等原因，个别单位存在档案编研工作空白的情况。针对这种情况，研究院档案馆积极采取措施，发挥优秀编研成果的示范效应，加强单位间的交流，或开展优秀成果现场观摩会，组织相关人员观摩外单位的优秀编研成果，聆听优秀编研人员介绍成熟经验，增强感性认识，达到启发借鉴作用。

三、几点思考

通过多年的努力，档案编研管理工作实现了在研究院范围内的统筹规划与集中管理，从计划立项到评审验收实现了闭环管理，编研课题质量与数量均呈现不断提高的态势，编研工作水平整体得到了提升。2006年以来，院属单位共完成院级编研成果122项，内容涉及科研生产、组织管理、院史研究、文化传播等各个方面，其中有12个单位的87项编研成果在中国航天科技集团公司分别获得一、二、三等奖，成为档案编研管理工作的佼佼者。

目前，研究院的档案编研由各自分散管理逐步走向集中、有序发展的正轨，呈现出崭新的局面。未来还应该在以下几个方面开展工作：

一是拓展档案编研形式，积极融入多种技术手段，组织开展档案编研多媒体的尝试，逐步实现编研成果及应用形式的多元化，开展档案编研成果数字化和可视化的尝试与实施。

二是加强档案编研工作的顶层策划，引导各单位集中主题，开展系列化编研，推动档案编研成果向精细化、专业化方向发展。

三是加强联合编研工作的力度，鼓励档案人员与科技人员之间、档案部门与其它部门之间、不同单位之间编研课题的合作，鼓励资料共享与信息分享等。以档案价值最大化为目标，建立健全有利于成果共享、联合开发的体制机制。

作为传承航天技术、展示航天文化的重要手段之一，档案编研管理工作应以更好地为航天型号产品及科研管理提供服务为主旨，推进航天事业的发展。▲