基于档案工作开展竞争情报服务的探讨

◎航天档案馆 吴京

基于档案工作开展竞争情报服务的探讨

◎航天档案馆 吴京

20世纪80年代，竞争情报学及理论在美国取得热烈讨论，以美国竞争情报从业者协会成立为标志，经过30余年的发展，对竞争情报学及理论的应用与研究已遍及世界各地，并在经济、管理领域取得了重大发展。

20世纪90年代，竞争情报概念引入我国，伴随着改革开放的不断深入，对竞争情报的理论与研究逐渐升温，其价值也逐步得到国内企业的重视与认可。但从整体上看，我国企业的竞争情报工作目前尚处于情报意识抬头、少数大型企业领跑、整体应用水平较低的境况，这与知识经济环境下企业获取自身发展的信息需求相背离。知识经济促使信息时代向智能时代转型，信息—知识—情报的深层次开发及价值叠加使企业对智能化、个性化的竞争情报服务需求加大。

一、档案工作与竞争情报工作的关系

竞争情报工作与档案工作密不可分，这首先取决于两者所处理的对象具有一定共通性和重合性，企业档案中蕴含着大量的竞争情报信息。从资源构成来看，情报本质上就是解决具体问题的特定信息或知识。由此可以看出，由于研究对象的同根性，竞争情报工作的开展与档案工作、信息工作密不可分，可以说档案是竞争情报工作不可或缺的高价值信息群，为竞争情报的收集提供了第一信息源。

从资源利用上看，将企业档案工作与竞争情报工作相结合，促进了企业信息资源的多效开发和有效利用，两者互为补充，使信息资源得到二度开发。

竞争情报的收集和加工需要专业的人才，从人员知识构成看，图书、情报、档案属于信息资源领域下的同源学科，档案专业人员具有从事情报工作的基本知识和信息素养，在企业缺少专业情报人才、高等教育输出有限的情况下，可以通过培训、再教育等手段提高档案工作者的情报素养、情报技能，扩宽其知识结构，使他们能够兼任或配合企业竞争情报工作的开展。

从长远发展来看，随着企业信息技术升级，未来企业信息系统将兼容档案系统和情报系统，实现全面覆盖，企业的档案、情报、信息等知识资源将紧密联系、有机整合，形成网络化发展，企业档案工作与情报工作也将实现更加紧密的联系。

二、基于档案工作开展竞争情报服务的对策

面对改革深化、竞争为先的大环境，企业应当重视竞争情报工作，以情报优势赢取发展先机。然而竞争情报工作的开展不是一蹴而就的过程，在目前绝大多数企业没有能力设置独立的竞争情报部门及配置情报人员的情况下，可以首先以档案工作为依托，借助资源优势和信息手段拓展档案人员业务素质及服务水平，以档建情，以情促档，逐步完善企业情报系统的搭建。

1．竞争情报分析方法的学习与选择

基于档案工作开发竞争情报，档案人员首先应当了解竞争情报的常用分析方法，根据企业的竞争情报需求及所占有的信息类型选择适用于企业发展的情报分析技术，架构企业情报工作模型。

传统的竞争情报分析方法包括SWOT分析法、PEST分析法、波特五力模型、定标比超法等。对于内部优劣势分析可以采用定标比超法，即将本企业各工艺、专业或项目活动等方面与该方向上的优势企业进行逐一比较，通过设立一系列标杆汲取竞争对手优势，弥补自身不足，达到博采众长的效果。对于外部机遇与挑战的分析则可利用PEST分析法。对于某一具体产业或产品的分析，可以将视角纵深到该产业链的上下游，运用波特五力模型进行产品竞争优势预测。

这四大主要分析法可满足企业的基本竞争情报调研工作，在此基础上，如果档案工作者的能力或资源条件满足，还可以结合更加定量化的分析方法进行深入调研。

2．竞争情报信息源的确定与管理

企业竞争情报工作的主要环节是情报的收集工作，这也是档案工作与竞争情报工作联系最为密切的一个环节。内部信息源主要存在于企业生产经营部门、企业网站、办公系统、文书系统等，包括企业档案、财务、经营、技术、客户等众多信息。其中档案信息作为具有长期或永久保留价值并对企业生产经营活动有一定参考凭证作用的信息，其涵盖范围广泛，是内部信息源的重要组成部分。通过对内部信息源进行有目标的收集，采用一定的统计分析方法予以加工，进而形成具有竞争力的数据提供给企业内部决策参考。

内部信息源除了有形信息外还包括许多无形信息，这些隐性知识潜藏在员工的实践经验、业务技能、社会关系中，且往往较有形信息更具价值。这是企业发展过程中的一种自然积累，如何将这部分信息进行有效挖掘是知识管理带给档案、情报乃至人力资源工作的一个新课题。一方面可借鉴科研机构的组织知识库模式，通过良好的界面设计将不同专业、类别的信息归纳到不同模块下，方便普通员工提交、检索及利用；另一方面就是创造学习型组织，通过一定的激励机制及提高信息意识的相关培训营造善于识别和传播有用信息的企业文化。

外部信息源则主要分为竞争对手和竞争环境信息。竞争对手是企业竞争活动的主要制衡因素，了解竞争对手的发展趋势及潜在态势对于企业的市场选择及投招标活动有一定助力。任何企业在经营活动中都会自觉不自觉地以各种方式将信息暴露在竞争对手面前，而这些信息绝大多数是以公开的文档形式存在，如招聘广告、网站信息、年度报告、企业刊物、产品说明等，档案工作者只要制定出收集方案，对与竞争对手相关的特定网站及刊物进行持续的关注和有针对性的采集，就可以从中获取竞争对手的发展概况和实时资讯。

另一个重要外部信息源就是竞争环境信息，包括宏观环境和市场环境信息。宏观环境如国家政策、法规、行业准则的出台、政府经济报告、进出口汇率调整等；市场环境信息则包括跟踪与产业基本特征相关的情报，如产业的集中度、进入壁垒、国际化程度、管理程度、技术变化速度、品牌忠诚度、业态变化等。这类信息借助商情网、新闻、报纸、专业分析报告、市场调查报告等媒体手段捕获，进行一定梳理筛选后可以帮助企业更好地预测市场走势，辅助战略决策。

内外部信息源的管理要注意流入与流出两方面。流入即收集，需要建立相应的数据库或知识库将处理后的信息存储及呈现，确保有价值的信息能够在企业内部有效传递及共享。企业现有的档案信息网站经过模块优化后可以实现该功能。流出即反情报系统，防止企业内部价值信息的流失，与档案工作的安全控制一样，一方面通过制度防范，制定相应的保密制度、保密合同、产权界定、涉密信息处理制度等；另一方面即技术防范，如信息系统的数据加密、反黑客技术、保障电子邮件安全、门户网站安全等。

3．注重情报工作中人力资源的发挥

竞争情报工作的开展离不开人，一名合格的竞争情报人员需要具有一定的专业知识、良好的情报素养、计算机能力、外语能力以及一定的市场敏感度。立足于长远发展的角度，企业应当培养并拥有自己的竞争情报人才，一方面可以通过进修、培训、深造，在已有档案人员知识结构上进行拓宽、更新、加深，形成一批具有良好业务素质的档案情报复合人才；另一方面可以通过引进社会或高校毕业的情报专业人才补充情报队伍人才结构。

从阶段性需求及节约成本的角度看，充分利用外部资源也是开展企业竞争情报工作的有效途径。档案人员兼顾竞争情报工作肯定会存在专业受限致使情报开发深度受限的问题，除基础性的数据收集和情报调研外，在解决企业具体问题的专项调研中可以借助外部的情报服务机构，如情报顾问或咨询公司，运用专业分析方法结合企业数据形成专项分析报告。

另一个人力因素是企业全体员工在情报意识及情报行为上的配合，企业竞争情报工作不可能只局限于某一个部门或个人，是一个自上而下再自下而上的过程，首先取决于企业决策者的重视和支持，其次是管理层与情报人员的沟通和协调，最后还需要借助非情报部门的理解和配合。竞争情报形成则是一个自下而上的过程，从散布于企业各部门的信息碎片逐步汇集成为企业决策提供有力支持的数据分析。因此，在企业竞争情报资源开发过程中不能忽视人的要素，协调好企业内外部优势以及纵向横向上的智力资源，促进竞争情报工作在企业内部的良性开展。

随着经济全球化和区域经济一体化的纵深发展及市场经济体制改革的稳步前行，企业竞争环境也在发生巨大变化。优胜劣汰是市场竞争的必然结果，在信息时代，企业获取市场先机的决胜点主要体现在信息优势上。竞争情报正是为了适应企业取得信息优势这一需求而产生的一种竞争手段和过程。以企业档案工作为基础、信息网络为平台、内外部信息源为对象，利用档案人才、信息组织以及外部资源等方面的优势开展竞争情报服务，以档建情，以情促档，实现企业档案情报信息价值的附加，已成为竞争环境下企业信息资源开发的有效途径。▲