房地产测绘档案过程管理和服务利用

刘恺

【摘要】房地产测绘档案过程管理涉及到很多问题，有关人员必须认真负责处理好每一个问题。房地产测绘档案服务利用时要遵循相应的原则，切忌私人运用，一定要坚守保密原则。本文主要通过对纸质与电子测绘档案过程管理的介绍，探讨了房地产测绘档案服务利用的相关问题，希望能够为房地产测绘档案管理事业的发展提供借鉴。

【关键词】房地产测绘档案；管理；服务利用

房地产测绘档案主要是测绘单位使用，只是在使用之前一定要预先申请，待其得到批准后才能够使用，使用后要立即归还，不允许泄密。因为纸质房地产测绘档案与电子房地产测绘档案由于管理方式不同，也影响到了管理内容，这一点档案管理人员一定要注意。

1、房地产测绘档案过程管理

1.1纸质测绘档案收集管理内容与要求

1.1.1收集整理内容。根据房产测绘、地籍测绘、工程测量等测绘类型的不同，单独收集整理，形成资料卷。①测绘项目委托材料，如申请书、测绘合同等材料。②测绘任务书、技术设计书或房产面积测算项目策划书等技术文件。③测绘过程中使用的仪器设备检定证明材料。④测绘过程中产生的原始数据和记录资料及相关说明。⑤委托单位及第三方提供的与测绘有关的基础资料。⑥测绘成果、成图资料。⑦测绘技术总结。⑧测绘成果检查报告、质量验收报告等资料。⑨收费凭证。1.1.2收集管理要求。①归档的测绘成果及相关资料，内容必须完整、真实，项目名称及其他必要的名称必须确切、统一，标识清楚、齐全。②归档的施工图纸，图幅规格应符合标准；计算资料应页码齐全；建档目录应字迹工整、格式一致。③测绘成果移交后应立即归档，对于完成周期长或分批次完成的测绘项目，可将测绘成果按完成的先后顺序分阶段归档。④立卷归档过程中，应对资料卷中保存的全部资料编制页码并建立归档文件目录，新归档的图纸卷也需编制页码。⑤测绘成果及相关资料立卷归档一般一式一份，比较重要和利用频繁的成果资料可以复制，适当增加归档份数。

1.2电子档案的收管理。①必须与纸质档案同步立卷保存。电子版测绘档案应按照测绘类别和行政区域存放于“成果资料服务器”中。②必须与纸质档案进行一致性审查。上传电子版测绘档案至服务器之前，应对其与纸质档案的一致性进行审查。③必须严格按照规定修改。上传至服务器的电子版档案任何人不得随意修改。对于需要续档的项目，只允许在原电子版档案的基础上附加新的电子版档案并作出明确标识。④必须定期进行数据备份。档案管理部门应安排专人定期对保存的电子档案进行备份，以确保测绘档案安全。、

1.3测绘档案管理流程。第一，档案移交。接收测绘成果及相关资料时，要认真查看各项测绘要件和建筑施工图纸是否齐全，确认无误后签字接收。同时将电子档案按照测绘类型和行政区域存放至服务器；第二，整理列目按照规定对纸质测绘档案进行排列、编号、整理、装订，形成资料卷。对随附图纸按顺序编号保存；第三，建立检索数据库按照系统要求将测绘项目的编号字段等录入系统，便于检索和调阅；第四，档案进库纸质测绘档案归档立卷后，将整个项目的各卷按照一定顺序归入库房。

1.4房地产测绘档案保密管理。房地产测绘档案与其他档案一样都需要进行保密管理。有关部门以及所有负责人员都必须要依照有关法律来进行管理，每一个步骤都要做到保密；有关管理人员在没有任何允可的情况下，不能向其他人员谈论房地产测绘档案中的任何一点内容；不允许非涉密人员在没有申请、批准的情况下私自查阅、阅读相关档案；相关涉密房地产测绘档案需要依照相关保密法律来进行管理；测绘单位利用后归还的房地产测绘档案如果非常重要，要立即放入到保密柜中，避免泄密；房地产测绘档案销毁工作必须由指定单位进行；存储涉密档案的电脑定要与非涉密房地产测绘档案应用电脑或者网络隔离开来。

1.5销毁的过程管理。第一，做好有关准备工作。对于那些经过奠定已经确定没有任何价值的房地产测绘档案进行销毁，这其中包含图纸卷。档案管理者将需要销毁的档案记录下来，编制成册，在得到部门审查、领导批准后才可销毁。如果条件允许，可以将即要销毁的档案进行信息化处理，将其电子版都保留下来，以便日后需要。第二，如果销毁记录经过审查后没有任何的异议，就可以将这些档案放置在指定地点进行销毁。

2、房地产测绘档案服务利用

房地产测绘档案管理的最终目的是为了能够应用于现实生活中，但是此类型的房地产档案与其他类型的档案相比，在服务利用时还有一定差别，这其中体现最为明显的就是利用原则。房地产测绘档案只会为集体提供服务，比如单位，而不是针对于个人；另一方面房地产测绘档案利用时还需要遵循有限服务原则，必须在国家有关规范允许范围内为用户提供服务。当然此种类型档案与其他类型档案也有相同之处，即需要遵循保密原则，在服务利用过程中必须遵循有关保密法律，一旦侵犯隐私就要给予相应的处罚。房地产测绘档案主要是为测绘单位提供服务，但是这种服务具有一定的范围，通常情况下，能够为测绘单位提供测绘成果成图资料以及施工图纸等，但只是复印件。房地产测绘档案服务利用需要依照相应的程序，首先要单位申请，测绘单位向有关部门提出申请，准备好书面材料，而后司法机关会出具相应的协执通知；第二，档案管理部门领导者经过严格审核后给予批准；最后，调档复制。档案管理部门根据领导批准情况调取有关案卷，待到所需案卷复制完成后要盖印章，并且将其交给申请单位。

3、结语

综上所述，可知房地产测绘档案过程管理不仅仅只是简单的收集整理，更重要的是保密管理与服务利用。由于房地产测绘档案作为一定的特殊性，因此档案管理人员管理过程中需要多加注意，不能任意为之。

参考文献

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