档案管理创新的思考

李榕

社会主义市场经济体制的建立使档案工作面临着新的机遇和挑战，作为统筹档案工作全局的档案行政管理部门必须适应社会主义市场经济的需要，档案事业的发展，必须适应市场经济的要求，这就意味着档案管理部门要解放思想，转变观念、树立创新意识，跟上时代发展的步伐。

1 创新是档案管理发展的时代要求

时代在前进，社会在发展，档案工作作为党和国家的一项重要事业，必须根据时代和社会的发展要求，才能不断创新，才能符合马克思主义创新的本质。才能使我们对客观世界的认识不断深化，对马克思主义理论的应用才能不断进步。

其次，创新是时代的必然要求。知识经济时代的到来，要求社会科技创新、体制创新、知识创新，知识经济社会必然是以知识为基础，以高科技为支柱，以创造性的智力为依托，依靠知识和信息进行经济可持续发展。在这样的背景下，社会对档案事业的传统格局和传统的运作方式提出了许多新的需求。

一是利用档案信息的需求。现今提供利用的档案，不仅有文书档案，也有科技档案、专业档案、声像档案、实物档案等，以及从档案原件中提炼、加工出来的档案信息。要求能够快捷、方便地查询到自己所需要的信息，这种档案信息需求的大潮，已经开始冲击档案传统的服务方式。

二是扩大档案资料的收藏和管理范围的需求。随着现代化管理技术的广泛运用，电子文件的大量产生，档案室不仅要接收和管理传统的纸质档案资料，而且还要接收和管理电子形式的档案以及多种新型载体的档案，这种趋势已越来越明显。

三是从服务方式上看，除要求提供档案原件进行摘抄外，还要求提供不同载体档案的修复、保护、复制服务。而且这种需求已形成较高的呼声，时代要求档案工作必须打破常规，创新管理和服务机制。这些新情况新问题迫切需要广大档案工作者既要在思想上高度重视，又要在行动上主动探索，更要在实践上积极创新，才能使档案工作跟上形势的发展，实现其应有的价值，发挥其应有的作用。

2 当前档案管理主要现状

改革开放以来，各个方面、各层次的档案室普遍建立，各种门类的档案资料大量产生，电子档案的产生与运用，新型信息材料的出现，现代记录方式的运用等，都给档案工作带来了新的课题。但是由于种种原因，我们的档案工作者的创新意识还明显不足，阻碍了档案事业的发展。其主要表现在：

1、大档案意识不强。—些同志认为档案工作只是档案部门的事，在档案部门本身的工作中，往往就业务论业务，不能把档案工作与经济建设及各项建设结合起来，不能把业务工作与自身的建设和发展有机地结合。

2、改革意识不强。档案部门自身的改革发展指导思想上的局限性，导致发展思路上存在片面性、管理体制上存在单一性、工作方式上存在封闭性，服务手段上存在原始性，仍处于被动状态。

3、自强意识不强。一些人不愿意去抓根本性、长期性、建设性的大事情，对—些事情的艰苦性和复杂性以及可能遇到的困难认识不足，思想一蹴而就。“等、靠、要”思想观念严重，改革开放意识和自我发展意识不强，凡事要等待上级部署后方才运作，工作中缺乏主动性和创造性。

4、对新时期档案管理本质属性缺乏全面的认识，致使某些档案工作难以到位，造成不可再生的档案信息资源大量流失，档案资料不全，结构不合理，编研利用不充分，难以给社会各方面提供及时、全面、准确的服务，同时，档案服务手段滞后，影响档案服务功能的发挥，档案信息服务窗口的作用不大。

3 档案管理工作创新要解决的问题

首先，要在思想观念上创新。要充分认识创新是档案工作发展的动力，档案工作的建立、发展、壮大离不开创新。然而在当前，档案工作创新面临着许多思想障碍和框框套套。档案工作与经济工作脱离，档案工作者在继承和创新关系上的犹豫彷徨等等，这些都不同程度地影响档案工作的改革与创新。，改革怕出乱子，创新怕担风险；有的片面强调继承，缺乏辩证的观点，在当今社会，档案事业发展的诸多问题，没有现成的答案，也没有任何经验可以借鉴，唯有解放思想，更新观念，才能在探索中前进，创新中发展。

其次，要在基础管理工作上的创新。基础管理包括了档案的收集，整理、鉴定、保管到开发利用。档案工作从收集、整理、鉴定、保管到利用，都有一整套紧密相联的工作流程，每一程序的科学性、技术性都很强。伴随着科学技术的发展，档案载体己呈现出多样性的趋势。如电子计算机自动控制的电子档案，同纸质档案相比，具有更方便，准确、高效的优势，但在收集、鉴定、使用、保管、保密和安全等诸多方面，又出现了一些值得探索研究的新课题。如从我国机关档案工作的实际出发，为适应档案管理现代化的需要，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》，这个规则的贯彻实施，改变了机关传统的档案管理的基础工作方式，兼顾了计算机和手工管理两种方式，这实际上也是档案管理手段的一种创新。

4 档案管理工作创新措施

档案工作创新是应对时代变革，推进档案工作开创新局面的必由之路和必然选择。档案工作要实现创新，要有科学的态度，实事求是的精神，还应有过硬的实招。具体讲要在三个方面下功夫。

1、在工作重点上创新。档案工作要创新，必须围绕重点工作，抓住难点、热点、重点问题，寻找工作的突破口，找准主攻方向，大胆实践，创造性地开展工作。通过工作重点的创新，带动、提高其他工作的创新和提高水平。

2、在工作机制上创新。档案工作要创新，必须有健全、完善的工作机制和工作保证。创新工作机制，就是要克服和防止工作的随意性和盲目性，加强法律、法规和制度建设，做到有法可依，有法必依，执法必严，违法必究，促进档案工作的制度化、程序化和规范化。为档案工作各项任务的圆满完成提供坚实的保证。

3、提高档案工作人员的创新精神。档案工作人员的创新精神的培养，要在以下几方面努力：一是要有敬业精神。需要档案工作者有强烈的敬业精神，勤勤恳恳，默默无闻，在平凡的岗位上创造出不平凡的业绩；二是要有丰富的知识和经验。因为知识和经验可以使人产生广泛的联想，使思想灵活敏锐，进而迸发出创新灵感的火花，对工作提出妥善的解决办法，不断创新；三是要培养独立思考问题的习惯。独立思考就是调动主观思维能力，大胆设想，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法，解决新问题； 四是要有实事求事的科学精神。要以“三个代表”重要思想为指导，准确地把握档案事业发展面临的新形势，自身发展的新情况和所处的新环境，学习、总结一切创造性的先进做法和成果，用求实创新的精神，把握规律，勇于探索和实践，有效地、开创性地开展工作，才是真正的创新。

5 不断创新档案工作机制

1、扩大信息源。档案、图书、情报信息一体化管理是新世纪信息资源管理大趋势，加大对农业科技、城市化建设、重点工程项目档案及相关信息的收集力度，为增强、扩展服务功能提供保障。城建档案要利用网络及计算机技术与社会公共信息建立互联互通关系，增强信息采集能力、加工能力。全面加强新区重点建设项目档案管理，为新区建设服务。积极开展重点建设项目档案专项服务。面对用户，档案馆不仅能提供历史档案，而且能提供综合档案信息：不仅能提供客观凭证，而且能提供现行的有序信息。

2、加大特色档案收集力度。随着信息化的发展，网上信息会越来越丰富，这就需要馆藏特色档案来增强竞争力，档案馆要加大特色档案的收集力度。认真做好重大活动档案材料的收集整理，为经济社会发展服务。随着开发开放，将会举办越来越多的国际国内大型会议、会战、商贸洽谈、文化娱乐等重大活动。对其产生的纸质、电子、声像、多媒体和事务档案，要建立档案管理责任制，明确岗位责任，健全制度。确保重大活动档案材料齐全收集、及时整理、按规定积极向社会开放。

3、加快档案信息化工作，全面推进“数字档案馆”建设。在做好标准化、规范化工作的基础上，实现馆藏档案的数字化、整合馆内信息资源，做好“数字档案馆”的开发与开放工作。大力整合档案信息资源，为建设提供信息支持。科学整和档案信息资源建设发展服务的重要举措，又是拓展档案工作社会服务功能的重要途径。

4、创新档案服务机制。拓展档案馆与各部门的密切合作空间。—方面积极建立“热线联系”渠道和协作网络，主动了解大型活动和重要项目等的建档、利用、开发需求；另—方面要努力扩展面向社会的档案中介服务，开展档案整理、抢救、数字化、寄存、技术保护和咨洵服务业务。

5、强化服务意识。规范服务工作程序，不断提高服务工作的质量和水平，充分挖掘档案资源的利用价值，不断深化档案服务的广度、深度，提升档案利用工作的科技含量，从互联网、政务网、局域网三个层面提供便捷的档案信息服务。