信息系统工程监理中的档案管理研究

王国强

摘 要：对于信息系统工程而言，关于档案管理的监理工作是非常重要的，并且能够让工程的质量与顺利完成更有保证。只是在信息系统工程监理中的档案管理还存在一些问题，比如信息技术标准相对落后、形式化严重以及工作人员责任心不足等。为此，则需要采取一些相关的措施来进行监理中档案管理的加强。

关键词：档案管理；信息系统工程；监理

1 前言

经济的发展迅速，让国家在信息技术的发展当中投入了更多的资金与人力、物力，只是，在有些方面仍各项缺失都比较明显。信息系统工程监理里面的档案管理，对于许多工程其质量、资金以及进度等都是保证符合要求的存在。加强信息系统工程监理中的档案管理研究，能够给工程建设带来更大保证。

2 信息系统工程中监理档案管理的重要性

在当下，国家早已认知到信息系统工程其监理与档案管理监理的重要性。首先，在信息系统工程当中的档案管理相关监理工作是很重要的，不仅仅在于其为监理一方对于工程项目在进行建设的过程当中借助于文字完成记录，从而在对其监理工作到位与否以此来作为重要依据与基础。是以，无论信息系统工程建设相关的工作有多么繁重陈杂，关于建设过程当中的文字记录都是不可少的。利用文字进行记录，把相关数据进行记载，都是为了能够将信息系统工程的建立里面档案管理的重要内容。

对于项目工程的建设方而言，档案管理的监理一样十分重要。对需要监理的档案做好有效管理工作，这是信息系统工程相关单位的基本要求。对于建设方来说，他们把信息系统工程交由建立负责之后，依然要定期做好工程其进度的跟踪以及监督工作。在进行跟踪监督的时候，其重要的基础和依据就来自于建立的档案所包含的工程相关的以及工程建设相关的各种数据与详细情况记录的资料。借助于这些资料，也更有利于建设方将存在的问题检查出来并进行解决与完善。

除了项目工程的建设方之外，资料档案的监理工作对于承建方来说一样不可忽视。在一个项目工程的建设期间，假如工程有问题出现，那么在对工程出现的问题进行排查的时候，无疑是从建设方以及承建方、监理方相关人员来进行的。在这个时候，关于信息系统工程监理当中其档案资料，无疑就是在排查时候的重要依据了，不但可以对监理与建设单位的合法权益做好维护，更可以在最大限度之内确保其承建方的经济不会遭受到损失。是以，对于项目工程的承建方，一样需要配合档案管理的监理，如果出现了问题，完善的档案管理就是确保经济损失降到最低的最大保证。

3 信息系统工程监理中档案管理的研究

1.监理中档案管理存在的问题

尽管信息系统工程关于档案管理的监理工作越来越得到发展，但在当下，这项工作当中还存在一些问题会对其进一步发展造成限制与阻碍。首先是，当下的档案管理进行建立时的信息技术标准，相比于当下的信息技术其发展来说是落后的。通常情况下，在档案管理进行监理时，信息技术标准就是它的依据，而业主和承建单位将建设合同签订好了，法律法规以及合同、技术标准等就是负责监理工程的工作人员将不同问题公平协调解决的基础与标准。只是，很多技术标准，尤其是信息技术标准如计算机网络、软件工程标准等的更新速度是非常快的，而信息系统工程监理采用的标准跟不上更新的速度，无疑就导致了它的落后也对它的发展造成了限制与阻碍。

在信息系统工程档案管理的监理当中，还有很严重的形式化问题存在。这里指的形式化，即意味着监理工程将建设单位的业务承接之后，并没有将对制定监理方法以及相关规章制度的工作认真完成，这可能是因为技术人员的技术不足够，也可能是因为他们的管理经验过于缺乏。在这之外，如果监理人员没有根据要求去进行工程进度的记录，也会导致一些问题的出现。因为档案管理其监理工程过于形式化，以致于很多时候，建设单位并没有办法将档案资料或者相关数据作为依据来知道工程的具体进度或者是对其潜在的风险进行排查等。如果在进行档案管理的时候，工作人员不够负责也会让工程质量得不到保障。档案管理在进行数据记录的时候，实时性是很重要的，如果负责的工程人员没有注意到这一点，数据记录比较滞后，就会影响到工程真正数据的记录。包括数据在进行记录的时候，要做到完整全面而不是只记录重要部分的内容而忽视其他。

2.信息系统工程监理中档案管理

要做好信息系统工程监理当中的档案管理，第一要以坚持领导足够重视，全部的工作人员都参与进来，有专门的工作人员对其进行负责，以及全过程且全方位进行管理来作为原则与基础。要让监理工作水平得到提升，让信息监理工程变得更加程序化、科学化以及规范化，那么监理单位就需要能够把其中的档案管理工作落实好，要足够负责并且将专门的管理办法制定好。

第二是，对于信息系统工程而言，其档案的其中一个内容就是信息监理档案，对于系统项目业主档案以及承建单位档案来说，它们是共同组成完成工程项目档案整体的存在。是以，在进行档案管理的时候，应该做到以项目的整体作为基础，将文档编制的策略进行统一制定与要求。除此之外，信息监理档案还需要和其工程形象同步，在进行档案整理的时候可以按类别来区分，并且要求数据内容具有足够的真实性。

第三，当在对档案进行管理的时候，如果发现了其中存在的问题，应该在第一时间就做到补充以及整改，避免出现重要的文档其资料不够全面的情况。监理档案需要和信息系统工程是一致和同步的，最好不要有信息后补或者遗漏的情况存在。并且档案管理要足够真实且足够有效。对于计算机管理系统以及软件也可以灵活运用，从而让负责监理工作的人员能够有工作效率与管理水平的提升。档案在进行归档与标注的时候，要注意使用耐久性字迹书写工具。

4 结束语

信息系统工程监理中的档案管理是非常重要的，而档案中的资料与数据也是可以为各方的相关工作带来便利。尽管在这之中还存在一些问题，但只要针对这些问题加以改善与解决，就能够让信息系统工程监理中的档案管理做得更好，也让工程更加有保证。

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