高职院校电子档案管理工作发展探讨

湖北省咸宁职业技术学院图书馆 郭 丹



高职院校电子档案管理工作发展探讨

湖北省咸宁职业技术学院图书馆 郭 丹

摘要：本文简要介绍电子档案的优点，指出高职院校电子档案管理工作中存在的问题，提出合理的改善措施，以期为提高高职院校电子档案管理工作的管理水平提供有意义的参考。

关键词：高职院校 电子档案 管理工作

档案是高职院校管理学生的前提，只有完整、科学地把档案进行归档和存档，确保档案的价值，才能实现高职院校管理、科研以及教学等活动有序运行。新形势下，网络化、数字化和自动化成为档案工作发展的主流方向。高职院校应紧跟时代步伐，重视电子档案管理工作，提高档案管理工作的科学性和有效性，以确保其他工作有序开展。

一、电子档案的优点

1.电子档案可以提供全面、公平的信息服务。与纸质档案局限于地域性和时间性，电子档案可以为利用者提供更加便捷的服务，突破档案管理的局限性和狭隘性，在实现纸质媒介向电子媒介转变的同时克服以前档案信息资料占有的不公平现象，为档案利用者提供公平、公开的平台和环境。信息网络和电子档案信息数据库建立之后，档案利用者可以在规定和允许的范围内查找和阅读所需的档案信息，实现档案的利用价值。

2.电子档案在提高工作效率的同时实现资源共享。传统的纸质档案管理工作以纸质文件为主，需要整理大量的纸质资料，浪费很多人力、物力和资金，而电子档案则可以减少人力、物力和财力的投入，提高工作效率，实现资源的共享和利用。作为一种“数字文件”，电子档案可以通过网络信息技术提供详细、全面的档案信息资料，在联网的情况下，档案利用者可以通过互联网获得最新资料和信息。另外，合理安装电子档案管理系统，电子档案可以根据动态及时更新信息资料，缩短查询时间，从而大大降低工作难度，提高电子档案管理工作的效率，实现资源信息共享。

二、高职院校电子档案管理工作中存在的问题

1.管理人员的工作素质有待提高。电子档案是在纸质档案的基础上利用计算机磁盘等设备对纸质档案上的信息内容进行存储，是一种数字化的档案文件，具有很高的保存价值。但一些高职院校的档案管理者没有充分认识到电子档案的重要意义，在档案管理工作中以纸质档案为主，电子档案沦为纸质档案的辅助工具。另外，档案管理方面，一部分档案管理者不相信计算机技术，经常把接收到的电子文件打印成纸质档案，增加档案管理工作的难度。而有些档案管理者过度依赖计算机，没有及时打印和备份接收到的电子档案，致使档案文件信息丢失，影响档案资料的利用价值。管理人员的管理观念落后，没有正确认识电子档案的作用，阻碍电子档案工作的现代化进程，给高职院校其他工作的有序进行带来不利影响。

2.电子档案的安全性较低。电子档案是一种电子文件，其形成和利用需要以计算机光盘、磁盘等化学磁性材料为载体，用数字编码记录信息，因此电子档案的管理工作需要很强的专业性和技术性。电子档案传输和管理过程中，如果管理人员没有及时做好防范工作，电子档案管理系统很可能会被非法入侵，使数据信息泄露或者被随意篡改。同时，如果软件管理混乱，没有很好地保存磁盘，缺乏有效的监督管理机制，没有严格管理口令、和密码，很容易给电子档案信息带来安全隐患。

3.电子档案文件信息具有不可识别性。纸质档案只要保证载体的安全就可以确保档案信息的可利用性，而电子档案信息虽然具有时效性和便捷性，但却存在一定缺陷。知识经济时代，信息技术的更新速度越来越快，新旧技术之间的差别造成电子档案信息不可识别，影响档案的利用价值。

三、改善高职院校电子档案管理工作的措施

1.不断提高管理人员的工作素质。档案管理人员是高职院校电子档案管理工作中的重要组成部分，对于管理工作质量的高低有重要影响，高职院校应该不断提高管理人员的工作素质，提高电子档案管理工作的工作水平。高职院校应有计划地分批培训档案管理人员，丰富档案管理人员的管理知识，不断提高其工作能力和工作水平，确保档案管理人员能满足新时期高职院校档案管理工作需要。

2.增强电子档案的安全性。网络信息技术的便捷性和开放性给电子档案信息带来安全隐患，高职院校应加强电子档案的管理工作，提高电子档案的安全性，以提升电子档案管理的管理水平。档案管理人员应积极与时俱进，不断更新档案管理系统，以确保档案信息的真实性。同时，高职院校应加强控制电子档案管理流程，保证电子文件的真实性、可靠性，以提高电子档案的利用价值。

3.科学归档电子档案。电子档案具有可识别性，信息技术不断更新升级的情况下，高职院校应做好备份和打印工作，以防止档案信息丢失、同时，高职院校应建立完善的电子档案管理系统，统一管理电子档案，科学归档电子档案，实现电子档案管理的规范化、科学化。

总之，电子档案管理工作是高职院校管理工作中的重要组成部分，严重影响高职院校进一步发展、高职院校应重视电子档案管理工作，不断提高管理人员的工作能力和工作水平，增强电子档案的安全性，要求管理人员对电子档案进行科学归档，提高电子管理工作的质量，以确保高职院校其他工作有序开展。

参考文献：

［1］马学华.高职院校电子档案管理工作发展探讨［J］.黄河水利职业技术学院学报，2011.01

［2］高 鹏.高职院校档案管理工作的现状与改进对策［J］.教育与职业，2010.08

［3］柴艳艳.高职院校电子档案管理工作发展［J］.环球市场信息导报，2015

文章编号：ISSN2095-6711/Z01-2016-04-0081