网络环境下档案编研工作的思考

李成凤

（中铁四局集团电气化工程有限公司，安徽蚌埠，233040）

网络环境下档案编研工作的思考

李成凤

（中铁四局集团电气化工程有限公司，安徽蚌埠，233040）

在信息网络技术带给档案编研工作机遇的同时，也带来了一些挑战和问题。如何应对这些问题，提升档案编研工作水平，以适应新形势下档案编研工作发展的需要，显得较为迫切和重要。本文将从用户需求分析、编研工作模式创新与功能拓展、编研合作、编研成果宣传推介、档案编研信息系统研发和编研人员的信息素养等方面作一些探讨。

一、加强档案编研工作用户需求分析

随着信息化进程的加快，档案用户对档案编研成果的认识逐步加深，与此同时，不断产生的档案用户需求成为档案编研工作不可忽视的重要因素。现实需要是编纂工作的最大动力，只有在宏观上符合时代发展潮流，在整体上配合中心工作的编纂成果，才能在社会上有市场，也只有在这一大前提下，才能进一步去捕捉各种社会热点问题［1］。因此，对用户需求进行分析就显得尤为重要。只有深入分析用户需求，全面准确地了解社会的需求及其变化规律，才能有针对性地生产出内容丰富且满足社会和用户需要的编研成果。否则，编研出来的东西就有可能因为不符合社会和利用者的需求而前功尽弃，从而浪费人力、物力和财力。

档案编研工作中的用户需求分析，应主要强调对其专题性与系统性需求的研究。对档案编研信息内容的专题性需求，是由具体的档案用户需求所决定的。这类档案用户利用编研成果，其目的在于要准确而迅速地获取所需的档案信息。可以说，此类需求是由档案用户所需解决的实际问题所决定的，主要有学术研究、行政管理、编史修志等利用活动。在满足用户专题性需求的基础上，追求档案编研信息的系统性也是一项基本要求。建立用户分类体系，是满足档案编研系统性需求的有效途径。档案用户的类型主要包括政府机关、学术科研机构、企事业单位及社会公民等类型。只有针对不同的档案用户类型，开发不同的编研成果，才能实现网络时代档案编研工作的更好发展。

二、创新模式，拓展档案编研的社会化服务功能

档案编研工作的传统模式经费投入较大、出版周期延宕、信息交流受阻、成果形式单一的现实状况，已难以适应经济社会发展和现代档案工作变革的客观需要，必须加以更新。应重视对新的思想观念、理论方法和技术手段等的研究掌握，注意用新的思想观念、理论方法和技术手段探讨档案编研工作的新规律、新特点，并将其应用于档案编研工作的业务实践。这就要求档案馆（室）在进一步强化档案编研工作的过程中，努力结合计算机技术、网络技术的应用，开拓档案编研工作的新途径，创新档案编研工作的新模式、新体制，以集成综合高效的档案信息服务满足社会公众利用的需要。但应强调指出的是，档案作为具有原始记录属性的信息，内容的唯一性和载体的典型性特点，又使其难以简单地被电子文件、电子载体等其他形式彻底取代。新旧两种模式、两种体制所形成的档案编研工作成果，作用与特点也不尽相同，各有优势，相互弥补。总之，传统编研与网络编研将长期共存与互动，这是档案馆（室）在进一步强化档案编研工作过程中的必然选择。

随着档案服务社会化程度的提高，档案的社会功能也随之拓展，档案编研作为档案服务的一种有效途径，无论是其本身功能，还是编研成果的功能，都存在不断拓展的趋势［2］。传统编研工作主要包括编纂档案原文、编制档案目录、全宗指南、大事记、组织沿革等，目的在于方便查找利用，保护档案原件，或者受政府机关之托进行编研，很少对外公布或者对成果进行大范围传播。随着信息化的加快及档案资源开发思想的深入人心，档案利用大众化、平民化程度加深，档案编研本身的功能逐渐从存储向传播转变，尽可能主动地为社会提供档案编研信息。编研成果功能的拓展也是档案编研深化的主要方面。信息网络时代下，档案网站为编研成果提供了多种展示的途径，实现视频、音频及图像等的综合运用，既吸引了众多档案用户的光顾，也给档案编研工作提出了新的要求。在开发传统编研内容的同时，针对民生、文化遗产保护等领域进行开发形成编研成果，将成为新时期档案编研工作的新出路。

三、注重档案编研工作的合作

长期以来，档案编研的研究工作主要是围绕纸质档案为载体的传播方式展开的，由于纸质传播媒体的特点，使传统的档案编研活动主要局限在以单位为主、独立研究的狭小范围内，结果是常常出现相同一段时间不同地域研究者都在研究同一个问题，却互不通气，各自为政，造成一些研究选题重复，以及人力、物力与时间的浪费。网络环境下的档案编研应打破传统的各自为政、小作坊式的档案编研方式，使编研工作由封闭状态转为开放状态，使档案编研与社会的联系更加广泛。如可以通过网络及时了解有关学科和专业发展的最新情况，及时捕捉有关学科的最新研究方向与进展，及时和有关专家、学者与相关单位取得联系，加强合作。如档案馆（室）之间、同行之间都可在网上互通信息，互通编研课题，或寻求合作伙伴，走联合编研之路，甚至可以实现跨单位、跨地区的合作编研和网络出版。

因此，各档案馆应坚持“以我为主”的同时，借助信息化建设的有利条件，主动地将自身馆藏纳入社会档案信息共建共享的协作体系之中，努力形成档案馆之间、档案馆与社会之间、档案馆与公众个人之间、档案馆与科研机构之间“多媒合作”的档案编研工作新体制，以更加有效地解决档案信息共享、优秀人才短缺、经费瓶颈制约及档案编研素材相对贫乏等一系列长期困扰档案编研工作发展的难题，形成规模效应，扩大编研成果的社会影响，增强整体竞争力，实现在新的社会历史条件下档案编研工作进一步加强［3］。

四、强化档案编研成果的宣传与推介

档案编研成果要想得到社会广泛的认可，取得显著的经济效益与社会效益，就离不开对编研成果的宣传与推介。因此，编研人员必须具备预测和把握市场需求的能力，应有较强的成果推销意识，不断向社会宣传和推介自己的产品，并根据市场和用户的反馈调整编研方向。随着市场经济的发展，宣传与推介环节在编研工作中所占的比重越来越大。要让编研成果产生社会效益与经济效益，其作用得到最大程度的发挥，就要走出自我封闭的高墙，广泛地运用报刊、电视、广播、网络等多种传媒手段、拓宽编研成果的宣传渠道，向社会推销自己的成果。例如，可以通过各种媒体进行宣传；主动上门推销；举办展览，向社会各界展示自己的编研成果；编制编研成果简介，分发到用户手中，等等。而如今，计算机及网络普及率已经大大提高，利用网络向社会宣传并提供档案编研成果，更是一种不容忽视的手段。用户坐在办公室或者家中就可以通过计算机利用档案编研成果，这势必给用户带来极大的方便，吸引大批的利用者，从而有利于树立档案编研成果在公众心目中的新形象，逐步建立起独特的品牌。

五、加紧研发功能完善的档案编研信息系统

档案编研部门应与信息技术部门开展合作，加紧研发功能完善的档案编研信息系统，对编研过程中的人流、物流、资金流、信息流进行统一管理，协助档案编研人员处理日常事务，优化管理流程。可将整个编研过程分解为编研选题、资料准备、编辑加工和排版制作等若干模块，每一模块的任务都可由预先设定的程序进行自动化管理和控制。

编研选题模块建立选题资料数据库，对选题阶段所形成的各种数据进行管理。数据库中既可保存本次编研活动的各种数据，也可提供以往历次编研过程中所积累资料的检索。资料准备模块主要对信息资料的搜集、挑选和审核进行控制。系统可按照预先设计的相关条件和标准（资料收集的途径和方式、查全率和查准率、入选材料的数量、比率等）进行资料的自动检索；也可根据预先设计的选材标准（材料的归档时间、主题内容、时间断限、地区范围、形成机构）自动进行材料的初选和审核；系统可自动生成选材著录卡片，对每一份入选档案的处理情况进行记录。编辑加工模块内嵌的编辑软件可完成档案文字和图像的校改，每一份档案的编辑状况都可以被系统日志即时记录，以便对工作质量和进度实行目标管理控制。系统的自动编目功能可根据指令准确、快速地编制不同形式的汇编资料目录，对档案资料进行动态的虚拟编排，提供多种检索手段。排版制作模块可为档案汇编的排版制作提供规范模式，辅助编研人员进行版面设计、插图处理等，也可最后对已排好的版面进行再次审定和校对［4］。通过档案编研信息系统的智能规范，编研工作流程的一系列主要工作环节等都可通过计算机软件得到科学而有效的智能化控制，从而提高档案编研工作的效率。

六、提高档案编研人员的信息素养

信息素养可以理解为在信息化社会中个体具有的各种信息品质，包括信息能力、信息道德、信息意识、信息觉悟、信息观念、信息潜能、信息心理等。信息素养是个综合概念，它不仅蕴涵着个体具备的发掘和利用社会信息源的基本技能，还包括了个体最基本的认识和判断信息的基本品质［5］。随着档案信息资源的不断增长和社会对档案利用的日益频繁，档案编研因其能够广泛、系统地提供档案服务而日益受到重视。在这种情况下，档案编研人员的信息素养显得尤为重要。传统的编研工作具有收敛性与收缩性的思维倾向，而在网络信息时代，创新型的档案编研人员则需要具有宏观视野、外向发散性和开拓性的思维取向，掌握一定的信息网络技术，要有意识地处理与转换信息，对其进行系统分类和综合，并融会贯通为有机整体，转换并升华为自己的知识技能，最终成为符合新时期档案编研工作需要的复合型人才。

总之，网络环境下档案编研工作面临的机遇与挑战并存。尽管网络信息技术为档案编研工作提供了新的环境与机遇，但我们更要认真对待网络信息时代给档案编研工作提出的新要求、新任务、新出路等，并对其进行全面、深入的思考，充分利用信息网络技术，强化薄弱环节，努力探索出档案编研工作发展的新模式、新方法，使档案编研工作能够在网络环境下实现又好又快发展。

［1］陈永生.信息服务视角中的档案文献编纂原则［J］.北京档案，2004（12）.

［2］黄广琴，许云峰.新时期档案编研工作变化探究［J］.兰台世界，2006（2）.

［3］张锐.强化档案编研工作的对策探讨［J］.档案时空，2007（2）.

［4］李文以.基于现代信息技术条件的档案文献编纂模式探微［J］.档案学通讯，2008（5）.

［5］李淑芳.论网络环境下档案编研工作者的信息素养［J］.兰台世界，2005（10）.