对边疆民族地区高校学籍档案管理问题的思考——德宏师范高等专科学校为例

朱开辉

（德宏师范高等专科学校监审处，云南芒市，678400）

德宏州目前共有三所培养专科学历以上的高校，一所是德宏师范高等专科学校，它是云南省育厅主管的具有普通高等学历教育招生资格的公办普通高等专科学校。一所是公办高等职业院校即德宏职业学院。另一所是以培养党员领导干部和在职学历为主的学校即德宏州委党校。三所学校都有全日制专科学生和函授本科生，因此，不可避免的就存在学生学籍档案管理问题。众所周知，学籍档案是批学生自入学之日起，在受教育过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像、电子等不同形式的历史记录。它是学生在校期间的学籍、成绩和毕业等情况的重要凭证上，是高等学校档案的重要组成部分。高等学校应将学籍档案材料及时收集、整理、归档，并移交学校档案室集中统一保存。对高校 学籍档案进行科学、规范的管理，有利于维护档案的完整与安全，方便档案利用者的查证，也有利于杜绝社会上假文凭、假学历的产生，学籍档案的质量反映了学校的管理水平。在新形势下，尊重知识、注重文凭、查阅学籍已成为用人单位的必备条件，所以必须对高校学籍档案进行严格、科学、规范的管理。

一、 高校学籍档案收集的范围及保管期限

根据 《云南省档案局 云南省教育厅关于印发云南省高等学校学籍档案管理办法的通知》（云档联发[2013]1号）文件规定，高校学籍档案的归档范围及保管期限如下：

（一） 新生录取名册或者录检表 （永久）；

（二） 学籍簿或者学籍卡 （永久）；

（三）毕业生资格审查名册、集体及毕业生个人照片 （永久）；

（四）学生毕业证收、学位证书或结业证书发放名册 （永久）；

（五） 选拔、保送学生登记表 （30年）；

（六） 学籍变动情况及奖惩材料 （30年）；

（七） 学生参加各种竞赛获奖名单、成绩、证书 （奖杯）等的复印件 （影印件） （省部级以上的为永久，其他的30年）；

依据多元识读教学法的理论框架和教学模式，作者设计了独立学院英语师范专业课堂的教学案例。在应用的案例中，作者以所在的独立学院的英语师范专业的综合英语II作为教材。综合英语所使用的教材是杨立民主编的现代大学英语，是作者所在的独立学院英语专业学生的一门必修课并且占据每周6学时的课程，主要是为了培养英语专业学生的英语听说读写译等综合能力。由此可见此课程在英语师范专业的学习中的重要性。

（八） 优秀学生、优秀学生干部名单及获奖证书文件材料 （省部级以上的为永久，一般的30年）；

（九） 学生典型试卷 （30年）；

（十）本科生优秀学士论文及评语 （30年）；

（十一） 其他具有保存价值的材料。

二、高校学籍档案管理的现状及问题

德宏各所高校对学籍档案工作在宏观上普遍比较重视，学校领导不仅安排政治素质好、责任心强、学历高、职称高的老师从事档案管理工作，而且在档案库房面积、档案柜数量、电脑、打印机、扫描仪、档案管理软件等硬件设施方面也提供了比较完备的条件，但是，在微观的具体管理上，还是存在着不少问题。

（一）档案自身的问题

1、繁杂 是由德宏州三所高校自身的教育形式决定的，例如德宏师专有三年制大专学生和五年制大专门学生，学校每年必须完成全日制学生学籍归档工作。而每个学生又包括新生录取审批表、毕业生登记表、毕业生花名册 （含照片）、学籍异动 （如转学、修复学、转专业、参军等）、在校各科成绩登记表、学籍卡、奖惩材料、、毕业证材料等等。如此，学生从入学到毕业所形成的学籍档案材料就繁多复杂。

2、缺损 高校学籍档案缺损表现在两方面，一是材料不齐全、不完整，如学籍档案材料中，有的缺毕业生登记表，有的毕业生花名册上空着没填、没照片，有的学籍卡上材料没填全面。再就是学生档案材料不齐，如有录取名册或成绩册，却找不到毕业生名册，此种情况给日后的学历核实、查找带来了困难，也会因档案内容、材料不全贻误事情；二是档案材料纸张大小不一，折叠不整齐。学籍档案除漏填现象比较严重之外，另一个令人头痛的问题是填写不工整、字迹潦草模糊、龙飞凤舞、错别字多、多处有涂改痕迹。有的用蓝色钢笔或圆珠笔填写，时间长，内容就模糊不清，难以辨认。现在学生成绩是打印生成，由于机子原因，多年后就会出现看不清，复印不明的状况，有些还使用 “○”、 “×”、“√”等含糊的符号代替，客观上削弱了高校学籍档案的凭证效用。

（二）档案管理上的问题

1、 分工不明确 在校生学籍管理部门主要在学校教务处，教务处应安排专人负责管理学生学籍，然后将每年毕业生学籍材料整理装订好移交学校综合档案室，作为以后学生查找的凭证依据。教务处应对学生的学籍材料全权负责，对学生在校生情况了如指掌，严格规范管理学生学籍材料，和各教学系部密切联系，完善学籍档案各项内容，按学籍软件认真录入，核实每一项材料，使学籍档案管理在基础部门得到有效控制。按要求移交到学校档案室后，由档案人员根据档案软件要求再次录入，然后整理入盒上架，完成归档工作。

2、 管理不严肃 有时在学籍档案里会发现在有假材料，也有篡改学籍现象出现，严重违背了档案真实性的特点。今年我国开展干部学历、学位档案全面核查，档案部门就发现了有假学历，假证明，这虽然是社会上一些不法分子所为，但也与高校部门操作不当、管理不严有关系。

3、 检索不先进 高校自2001年实施 《高等教育学历证书电子注册管理暂行规定》之后，1991年以后的学籍全部实行网络化管理，电脑检索，查询十分便利，但1991年前的学籍资料却仍是手工查找，加上以前的档案资料杂乱、不规范，使得查找相当困难，有时花在量时间也不一定能找到，犹如大海捞针，影响档案的查准率。

三、加强高校学籍档案管理的措施

（一）提高工作重视程度

信息社会是各个单位、各个部门的竞争，更是各类专业人才之间的竞争，在激烈的人才竞争中，高校学籍档案发挥着重要的价值与任用，直接关系到毕业生的就业与前途。高校领导、档案管理部门以及经手学籍档案的有关部门，都应提高对学籍档案的认识，高校学籍档案涉及的院、系多，有些还开办分校，学生成分复杂，时间跨度大，因此校领导要切实加强对学籍档案的建立和管理工作的督导工作，在人、财、物配备上给予支持，挑选有责任心有专业技术的专职或兼职人员担任学籍管理工作，改善办公、管理环境，加强关于学籍档案工作的宣传，为高校学籍档案管理规范化、科学化、现代化提供有利的保证。

（二）健全档案制度

科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。科学化、正规化管理学籍档案的前提是建立和健全各项规章制度。依据《普通高等学校档案管理办法》以及遵循各高校学籍档案形成的规律,制定、完善学籍档案从产生、收集、保管、归档到查询、借阅、利用以及安全保密等一系列的规章制度,规定专职和兼职档案人员的工作职责和任务。如制定 “考试制度”、 “学籍管理规定”、 “毕业注册及管理制度”、 “学籍管理人员岗位职责”等，使学籍档案管理做到有章可循，有据可依，照章办事。相关职能部门应建立健全收集整理、检查核对、鉴别归档、保管保密、转递送交和管理职责等各项规章制度。同时， 各级领导应该把执行制度作为加强制度建设的重点来抓,使学籍档案工作规章制度与其他管理制度一样真正得到贯彻执行。

（三）改进档案管理手段

随着各高校招生的迅速发展，特别是德宏师专在转型发展、升本及新校区搬迁等情况下，改革力度加大，教学上推行规范化、科学化的管理制度,对学籍档案管理工作提出了更高要求。过去靠人工整理、归档的档案管理方法,已不适应形势发展的需要。目前各高校都要求电子存档，为了使教学工作与建档工作同步发展,进一步强化与完善学籍档案管理工作,学籍档案管理人员要在不断提高政治思想水平的前提下,掌握先进的科学技术,熟练使用计算机并努力充实业务能力,包括听、说、写、计算和具体操作能力及处理各种事务的能力。目前，不少高校的教务处和档案室都建立了计算机房,引进复印机、打字机、扫描仪等现代化设备，使学籍档案管理的工作效率大大提高，为毕业生资格审查、学位评审提供了翔实的档案材料,从而有效地发挥了学籍档案在教学管理中的重要作用。

（四）加强队伍建设,提高档案管理人员素质

加强档案管理队伍建设,提高档案管理人员素质,是学籍档案管理科学化、现代化的关键所在。务必采取切实措施,重视学籍档案管理人员的岗位培训和专题培训,不断提高他们的管理水平和业务素质。首先,在思想政治方面,档案工作人员要努力学习党的路线、方针、政策,树立正确的人生观和世界观,热爱档案事业,爱岗敬业,认真学习档案法律法规，维护学籍档案的真实面貌；其次，在业务方面,学籍档案管理人员不仅要熟练掌握学籍档案管理方面的政策和规定,还要努力学习档案管理方面的专业知识和技能,熟练使用计算机等现代化管理设备,与时俱进,优化知识结构,在理论上和实践上成为学籍档案管理方面的行家里手;另外,还要保持学籍档案人员队伍的相对稳定,关心和激励学籍档案管理人员,使其安心本职工作,增强事业心和责任感。学校要努力创造条件,充分调动学籍档案管理人员的工作积极性、主动性和创造性,促进高校学籍档案管理人员逐步走向规范化、科学化和现代化。

学籍档案是学校档案信息资源的重要形式,是学校的一笔珍贵的财富。我们只有加强学籍档案的管理,重视学籍档案的开发利用,才能使之更好的为教学、管理、学生就业及学校发展服务,才能创造出更多的社会效益，提高知名度。学籍档案管理工作为高校档案工作的一个组成部分,应当在实践中不断摸索,总结经验,引领其他档案，让学籍档案信息真正及时有效地为社会提供服务,使档案信息开发工作逐步走上规范化、制度化、科学化的道路。我们已做好了学校文书、会计和人事档案，现在有决心做好学籍档案工作，下一步将加大力度做好科技、照片、实物档案的整理归档。

参考文献

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