区域档案信息资源共建共享实现机制研究*——以浙江省档案信息资源共建共享工作为例

吴加琪（南京信息工程大学档案馆，江苏南京，210044）



区域档案信息资源共建共享实现机制研究*
——以浙江省档案信息资源共建共享工作为例

吴加琪
（南京信息工程大学档案馆，江苏南京，210044）

［摘要］档案信息资源共建共享是档案工作提升服务能力的重要途径，浙江省各级档案部门通过体制创新、集成创新、技术创新和政策创新，稳步推进区域档案信息资源共建共享工作。今后应强化档案信息资源共建共享理念，建设区域民生数字资源共享工程，构建全省档案信息资源共建共享大平台，发挥非政府社会组织和市场机制作用，建立全面覆盖的档案信息资源共建共享协调机制。

［关键词］共建共享档案信息资源区域机制

1　前言

档案信息资源共建共享（下文简称档案共建共享）是社会信息化环境下档案工作的重要内容，在智慧城市背景下，推进区域内跨行业系统档案共建共享有助于建立起覆盖整个区域的档案资源体系和方便社会的档案利用体系，这已成为档案部门亟待解决的问题。浙江省各级档案部门高度重视档案共建共享工作，采取有效措施推进档案共建共享工作稳步开展。2008年8月6日，时任浙江省档案局（馆）长王立忠在全省档案馆建设会上作了《努力打造档案共建共享平台，为推动我省文化大发展大繁荣服务》的专题报告，强调档案共建共享工作的意义，并对档案共建共享工作进行了具体布置。2014年7月23日，中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》，明确提出要“积极推进馆室一体化、馆际一体化建设，提升档案信息资源共建共享水平”［1］。本文以浙江省各地档案部门在推进区域档案共建共享过程中的实践工作为基础，介绍浙江省档案共建共享工程的成功经验，并探讨今后档案共建共享工作的开展思路。

2　浙江省档案共建共享工作开展情况

2.1体制创新——实现区域内跨行业系统档案资源整合

在我国“统一领导、分级管理”的档案管理体制下，区域内档案信息资源由各级各类档案馆及行业系统单位各自管理，区域内档案信息资源并没有得到有效整合，“信息孤岛”现象制约了档案信息资源价值的发挥。针对上述情况，浙江省各地区档案部门结合自身实际，扎实有效地推进档案共建共享工作。从实际工作过程看，浙江省各地档案共建共享主要有三种代表性建设方向：湖州市在建设“湖州市数字档案资源共建共享工程”中，将下辖三县两区及市本级6家国家综合档案馆档案资源整合，实现“资源自建、信息共享、异地查档、跨馆出证”的目标，由于区域内各综合档案馆之间同属档案行业系统，具有行政管理或业务工作上的上下级管辖关系，因此档案共建共享工作开展有内在的优势；绍兴市则按“统一平台、属地管理”理念整合了区域内6家综合档案馆档案数据，开展馆际档案共建共享工作，在此基础上，档案部门加强与档案行业系统外相关单位的协调沟通，将户籍迁移、农房审批、山林权证等各类民生档案数据纳入共建共享机制，建设过程中，绍兴在加强档案行业系统内部合作的同时，更加强了与档案系统外单位的资源整合，建立了更为合理有效的跨行业系统部门协作机制；丽水市按“1+9+N”的思路，将辖区内市级、9个县（市、区）的N个党政机关和乡镇数字档案室整合到同一个网络信息平台，实现市县乡三级机关电子档案共建共享。丽水建设方案涉及面更为广泛，在实践工作中需要档案部门付出更多的努力。

2.2集成创新——建立档案共建共享平台

构建区域档案共建共享平台是实现档案信息资源整合共享的关键，为此，浙江省各地集中力量大力推进档案共建共享平台建设，平台集成了数量众多的档案系统和数据，实现不同档案部门统一平台操作、档案各项具体业务基于平台开展，有效提高了档案共建共享水平。

（1）平台、数据及应用一体化

平台以档案的收集、整理、保管和服务利用的档案业务管理流程为依据，以方便社会各界有效利用为目标，设计一站式档案共建共享平台的整体架构。如丽水市档案共建共享平台包括四层结构：以云计算为核心的基础平台层，馆藏档案和室藏档案两个大数据仓库，智慧管理、智慧发布、智慧监管三个智慧操作系统，面向百姓的云档案共享中心、基于RFID技术的物联档案超市、面向机关部门的智囊档案、汇集涉民档案系统信息的民生档案四个智慧应用体系架构。宁波市为实现档案工作“异地查档、跨馆服务”目标，建设的档案共建共享平台由目录采集、数据接收、数据管理、目录检索、利用登记和权限管理六个模块组成，功能设计基本实现了档案的收集、整理、进馆和共享利用等全过程管理。

（2）管理和运行一体化

在平台运行过程中，各单位的职能分工明确，共同维护平台的运行。如海宁市档案共建共享平台是“一级部署、三级运用”的联动方式，市档案局全面负责平台的统筹规划、组织协调工作，如平台的软硬件构建、操作培训、运用推广、业务指导和运营维护等工作。各单位负责配备硬件设备，做好政务网接通，并落实专人负责该项工作，利用平台智能化管理档案。此外，各基层档案室加强与市档案局（馆）的沟通合作，共同建立联合运作机制。

（3）业务功能一体化

档案共建共享平台在实现档案的收、管、用等基础业务的基础上，各单位还可通过平台实现档案办公自动化，开展实时业务交流等。海宁市档案局通过平台开展档案管理文件发布、网上年检、网上移交等工作，可实时对基层单位进行在线监督指导和业务监管，及时解答基层提出的各类问题。各单位借助平台按照权限设置，或经过申请、审批程序查阅其他单位的馆藏档案。

2.3技术创新——提供档案共建共享的科技支撑

档案共建共享工作涉及多种信息资源类型和系统平台，技术创新极大地推动了档案信息资源的共建共享进程。浙江省在档案共建共享过程中积极引入行业先进技术，不断提升档案共建共享水平。

（1）档案信息资源整合技术

随着信息化的深入发展，基于移动互联网、物联网、云计算、大数据等新一代信息技术对档案信息资源管理产生了深刻的影响，浙江省各地档案部门充分利用物联网、云计算、互联网等新兴信息技术，对区域内档案信息资源进行整合加工。同时，基于各单位电信网、广播电视网和互联网三网融合基础设施建设，通过虚拟模型技术、数据整合技术、智能分析技术等，实现海量档案数据检索利用的高效化、智能化、人性化，提供各类智慧档案服务。上述新兴技术的应用为区域内档案共建共享提供了坚实的技术支持。

（2）统一数字档案技术标准

区域内档案资源分散保管于跨行业系统的不同部门，导致档案资源的技术标准差异较大，制约档案共建共享工作的开展。在具体工作过程中，丽水市档案部门根据《电子档案移交与接收办法》，建设各部门OA的标准接口，运用电子文件封装技术，实现各单位OA系统电子文件和元数据及档案协同管理系统的对接，确保档案信息资源的无障碍流动。海宁市依据“数据物理集中、权限逻辑分离”的基本思想，建立起全市统一、标准、规范的档案资源管理机制，实现全市各级档案数字资源在线共建共享实时化。通过实施科学规范的档案信息资源技术标准，确保了区域共建共享平台对各部门档案信息资源的有效利用。

（3）档案信息资源的安全保障技术

档案数据安全是共建共享过程中的重要问题。为确保档案信息安全，温州市鹿城区运用统一门户管理技术，统一用户管理、身份认证、单点登录、授权管理、安全审计等，提升档案数据安全可靠性［2］；海宁市遵循等级保护安全防护模型，从应用层、系统层、网络层、物理层和管理层五个层面加强安全管理，实现档案资源的全面安全保障；丽水市档案系统将系统容灾备份和单点备份相结合，可以对出问题的部门进行数据修复还原，确保档案与电子文件的安全。

2.4政策创新——推动档案共建共享的关键环节

（1）领导重视、规范发展

浙江省各地档案部门高度重视区域档案共建共享工作，通过座谈会、论证会等各种形式稳步开展此项任务，部分地区明确档案共建共享工作为“一把手”工程，针对建设中发现的问题，充分开展档案部门内部、跨行业系统各单位及跨省同行的调研，确保档案共建共享工作的科学开展。为规范开展共建共享工作，海宁市两办下发了《关于开展档案共建共享利用工作的通知》，市档案局向各单位发出《关于整理数字档案管理系统数据库的函》对共建共享的具体问题进行指导，使得档案共建共享工作有规可依。

（2）试点先行、稳步推进

为有效推进档案共建共享，浙江省各地在部分单位先行试点，海宁市根据“边试点边调整”的原则，选定了20家单位开展档案共建共享试点工作，推动传统档案管理服务模式创新，为更大范围推广提供可借鉴的经验，并以试点增强辐射和带动作用，带动各地档案共建共享整体工作稳步推进。

（3）科研强档、档案强区

档案科技在档案事业发展中具有重要作用，浙江省各地档案部门走科研强档之路，以科研促进档案共建共享工作。丽水市档案局以“1+9+N模式档案与电子文件登记备份策略研究”科研项目为切入点，构建了覆盖全市各级党政机关的档案协同管理系统，档案共建共享取得了重大进展。该项目获得了2012年浙江省优秀科技成果奖，并于2013年获得了国家档案局优秀科技成果三等奖。湖州市发改委立项“湖州市数字档案资源共建共享工程”，借助市委、市政府网络平台，推进数字档案资源库建设不断完善。

（4）专题培训、人才支撑

区域档案共建共享工作涉及单位较多、档案类型多样化、标准不一，各地档案部门对相关单位的工作人员进行了专题培训，对共建共享工作的重要性、平台建设和使用情况、具体业务操作进行培训讲解。培训工作提升了相关人员对档案共建共享工作重要性的认识，增强了凝聚力，提升了档案工作的能力水准，为区域档案共建共享工作提供了人才支撑。

2.5效益显著——档案服务能力和效果明显提升

在浙江省、市档案部门高度重视下，各地档案部门以共建共享工作为契机加快馆藏档案的数字化进程，同时结合社会民生的需求，建设了与民众生活密切相关的各类民生档案资源数据库，档案部门服务社会的能力明显增强。同时档案部门积极整合档案资源，建设档案共建共享平台，共建共享工作取得了阶段性成果。嘉兴市档案局建设开通了民生档案远程查档平台，实现了不出村即可查档，被称为“老百姓家门口的档案馆”［3］。海宁市档案共建共享利用平台整合了全市档案资源，以开放馆藏档案资源、返还历史进馆数据、共享现有室藏档案的方式实现档案资源的服务利用，只要是政务网用户就能直接在平台上查找15个类型的民生档案、馆藏开放档案、馆藏资料、特色档案、编研成果、其他单位共享的室藏档案。“不用到档案馆，就能查到我办理征迁需要的档案，太方便了！”盐官景区的施某从盐官景区管委会档案员处快速查到了所需档案后由衷感叹着，这是海宁市档案共建共享利用平台正式运行后给老百姓带来的便利［4］。“十二五”期间，浙江省依托档案共建共享平台，在全国率先推出省、市、县三级国家档案馆联动的“异地查档、跨馆服务”，跨馆查询档案达1.4万人次，查阅档案1.3万卷（件），为1.1万人提供档案证明［5］，档案共建共享工作取得了良好的经济效益和社会效益。

3　浙江省档案共建共享未来开展思路

3.1强化服务民生的档案共建共享工作理念

根据相关学者的问卷调查，各部门的观念问题是制约区域档案共建共享开展的重要因素［6］，这不利于档案共建共享工作形成长效机制。冯惠玲认为，“共建共享是信息资源开发利用的前提和基础”［7］，档案共建共享可以提高公共管理效率、降低管理成本、促进信息公平和社会公正。随着经济社会的发展，民众的权利意识不断提升，档案因其自身的凭证依据作用成为社会各方面关注的焦点。区域内各档案保管部门应正视公众日益增长的档案利用需求和区域内档案分散保管、封闭落后、服务严重滞后的现状，大力倡导档案共建共享理念，实现由为政府和本部门服务向为全社会服务的转变，打破系统行业壁垒，消除“档案信息孤岛”，自觉、主动地推进档案共建共享工作，不断提升档案现代化管理水平，更好地服务于社会公众，确保公众可以公平、均等、高效地获取档案信息资源。

3.2建设区域民生数字资源共享工程

民生数字资源是个人在社会活动中形成的数字档案与电子信息［8］，区域民生数字资源共建共享工程可实现政府部门数字资源的共享、提高行政效率、改善民生。近年来，部分城市开展了区域民生数字资源共享工程的探索，如杭州市民政局、住房公积金管理中心、信息化办公室分别开展了低收入家庭信息核查平台、市民卡工程、社区健康档案与个人信用等项目。在浙江省各地档案部门的大力推动下，区域档案共建共享平台整合了包括婚姻、房产、土地承包、户籍、林权、企业登记、公积金、学籍、公证、独生子女、知青等等覆盖面广泛的民生档案资源，确立了民生信息领域的优势地位，成为各地民生数字资源整合工作的领跑者。浙江省各地档案部门可在现有档案共建共享平台的基础上，结合经济社会发展中的新情况，优先考虑民众需求，加大整合民生数字资源力度，建设区域民生数字资源共建共享工程，在为地方经济社会发展提供优质信息服务的同时促进档案事业的不断发展。

3.3构建全省档案共建共享大平台

人事流动是现代社会中普遍的社会现象，跨区域利用档案的数量逐年增加，这成为档案部门需要解决的问题。2015年3月10日，南京市档案馆与上海市浦东新区档案馆开展合作，婚姻、独生子女、知青三类民生档案可跨馆查询与利用，为两地民众提供了极大的便利。浙江省是经济发展较快的地区，跨区域人事流动较为频繁，建设全省档案共建共享大平台，实现省内档案跨地域利用已成为社会的迫切需求。同时，浙江省各地档案共建共享平台建设成效显著，部分地区平台建设基本完成，其他地区平台建设也在积极开展中，这也需要从更高层面上对档案共建共享平台进行总结、规范和引导，构建全省档案共建共享大平台条件已基本成熟。省档案行政管理部门可加强档案共建共享体制、机制、法制建设，积极推动省平台的建设，促使全省档案共建共享工作进入新的发展阶段。

3.4充分发挥非政府社会组织和市场机制作用

在我国现有的档案工作运行机制下，区域内档案共建共享主要以档案行政管理部门为主导开展实施，由于资金、人才、技术等各种因素制约，档案部门需要引入社会各方力量共同开展档案共建共享工作，在实践中可尝试发挥非政府社会组织和市场机制作用。

非政府社会组织泛指那些独立于政府体系之外具有一定公共职能的社会组织，非政府组织从事的是社会公益事业，提供公共产品服务。近年来，已有非政府社会组织关注并推动公共信息资源建设的先例。2013年3月，中国卫生信息学会健康档案与区域卫生信息化专业委员会成立，并协助国家卫计委在浙江舟山、上海闸北、四川德阳、重庆等地区建设卫生档案信息平台，加强电子健康档案、电子病历索引库及人口信息数据库的综合管理和数据利用，实现了卫生管理信息共享和业务协同［9］。档案部门可加强与各类非政府社会组织的沟通，在双方共同关注的信息建设领域开展合作，发挥各自的优势，建设和共享区域内档案资源。

档案共建共享工作中引入市场机制，可实现资源和成本管理的合理化，真正体现社会共建、均等共享的内涵。可在以下领域充分发挥市场的作用：如档案共建共享平台的开发、运行管理、后期维护及用户的培训；系统运行中的大数据、物联网、云计算等技术的研发；专题档案数据库建设及智慧型应用项目开发；档案保管单位内档案数字化项目外包；以商业购买的方式直接在市场上获取特殊领域内档案信息数据等等。

3.5建立全面覆盖的档案共建共享协调机制

区域档案共建共享工作需要跨行业部门不同单位参与，涉及政策、制度、人才、资金等各项复杂因素，需要建立有效的档案共建共享协调机制，通过协调机制的运行以实现以下目标：

（1）加强统筹规划，将档案信息资源建设和共享列入地方国民经济和社会发展规划、各项行业系统规划及专项发展规划中，保证档案共建共享有据可依，为各项具体工作创造良好的政策环境。

（2）加强档案共建共享相关法规制度的研究，对工作中档案部门和社会单位的权利和义务等做出具体规定，用法规制度的形式进行规约，使档案共建共享工作在法制轨道上规范有序地开展。

（3）加大财政资金对档案共建共享工作的支持保障力度，建立档案共建共享财政预算机制，争取在地方建设中设立档案共建共享项目专项资金。

（4）加强对共建共享工作中包括高级决策型、信息技术型、具体操作型等各类人才的培养、选拔和引进，打造各类不同层次、不同能力及不同岗位要求的专业型人才队伍。

（5）加强档案信息安全监管，通过科学管理措施和技术手段，确保共建共享中档案信息的安全。

参考文献

［1］抢抓新机遇开创新局面——中共浙江省委办公厅、浙江省人民政府办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》［J］.浙江档案.2014（7）.

［2］档案信息资源共建共享平台建设的实践与思考［J］.浙江档案.2014（3）.

［3］［5］浙江网上开放共享档案1300多万页2016年继续推进五档共建.［EB/ OL］.［2015-12-02］.http://zjnews.zjol.com.cn/system/2016/01/18/020992881.shtml.

［4］海宁市档案局运用档案共建共享利用平台面向全市提供档案利用服务.［EB/OL］.［2016 - 01 - 16］.http://www.haining.gov.cn/news/bmdt/201505/ t20150504_430305.htm.

［6］［8］打破部门信息壁垒，构建民生数字资源共享工程的调研与思考.［EB/ OL］.［2016- 1- 22］.http://www.zjda.cn/ xslw/whjs/201309/t20130918_314839.ht -ml.

［7］绍兴市举办“公共信息资源社会贡献率与共建共享”报告会［J］.浙江档案.2008（11）.

［9］甘华平.智慧医疗智慧共享.中国信息界［J］.2014（3）.

Research on Realization Mechanism of Regional Archival Information Resources Co-construction and Sharing

Wu Jiaqi （Archives of Nanjing University of Information Science & Technology，Nanjing，Jiangsu，210044）

Abstract：Archives information resources construction and sharing is an important way to improve the service ability of archives work，through institutional innovation，integrated innovation，technological innovation and policy innovation，Zhejiang province promote the work of regional archival information resources construction and sharing steadily.In the future，Zhejiang province should strengthen the archives information resources construction and sharing idea，Construct of regional people's livelihood Digital Resources Sharing Project，Build archives to build a large platform to build the province，Bring into the role of non-governmental organizations and the market mechanism，establish comprehensive information resource sharing and coordination mechanism.

Keywords：Construction and Sharing；Archives；Information Resources；Region；Mechanism

［分类号］G270.7

*本文系国家档案局科技项目“智慧城市背景下区域档案信息资源共建共享理论及其实现机制研究”（2014-X-48）研究成果。

［作者简介］

吴加琪，南京信息工程大学档案馆副研究馆员，主要研究方向为档案信息资源共享利用。