论网络环境下影响档案利用行为的因素*

马仁杰蔡璇孟璐（安徽大学管理学院，安徽合肥，230039）



论网络环境下影响档案利用行为的因素*

马仁杰蔡璇孟璐
（安徽大学管理学院，安徽合肥，230039）

［摘要］信息技术的迅猛发展给人们行为方式带来的影响是显而易见的，通过网络平台和移动终端来获取所需信息资源，已经成为很多人生活的常态。在这种生活常态背后，是信息资源利用方式的深刻改变。档案信息资源作为一种重要的信息资源，其利用工作不可避免地也受到网络环境的影响。研究网络环境下影响我国档案利用的因素，对于改善网络档案利用工作，促进我国档案利用工作在网络环境下稳步发展有着十分重要的意义。

［关键词］网络环境档案利用档案资源

1　档案资源因素

档案利用工作包含两个方面的内容，分别是利用需求和提供利用。利用需求是档案利用者为了解决自身面临的问题而萌发的利用档案信息资源的实际需求，提供利用是档案信息提供者根据档案利用者的需求检索并提供相关档案资源给利用者的过程。这两个过程有一个共同的物质基础——档案资源。网络环境下，档案资源依然是支撑整个档案利用工作的物质基础，因而必然影响档案利用工作。档案资源对档案利用工作的影响包括以下三点。

1.1档案资源数量

档案资源是档案信息资源利用工作的物质基础和前提，能够直接影响档案利用工作的效果。没有数量丰富的档案资源做支撑，档案利用工作就是水中月、镜中花。网络环境下，在信息资源呈爆炸式增长状态的同时，档案信息资源的种类和数量也呈急剧增长之势。民生档案、电子健康档案、电子信用档案，都是网络时代出现的新型档案。用户对这些新类型档案的利用需求也在逐年上升。档案服务机构能否适应现代人“碎片式”的阅读习惯与多样化的信息需求，及时调整档案收集策略，在收集档案资源的过程中注意丰富新类型档案的数量，直接关系到档案利用工作能否顺利进行。

1.2档案资源质量

网络环境下的档案资源除了对用传统手段收集来的档案进行数字化所形成的档案信息，还包括直接通过网络渠道收集来的档案信息资源。这些网络档案信息资源数量庞多，但是质量良莠不齐。本文认为，档案资源的质量通过两个方面影响档案利用工作，一方面是面对海量的信息，档案工作人员需要花费大量的时间和精力去甄别和鉴定信息是否真实、是否准确、是否有收集需要，在此过程中还需去除重复信息、垃圾信息。工作人员在有限的工作时间内花费大量时间去排检信息，为用户提供信息服务的工作时间就会减少，可能会出现一些用户不能按时获得信息服务的现象。另一方面，档案编目是档案利用的前提之一，而网络档案信息种类多、数量大、涉及面广，跟以往入馆收藏的标准化的档案有较大的区别。面对不标准的网络档案信息，很难准确地描述其内容和形式特征，这将给档案编目工作带来很大的挑战。网络档案信息资源多用自然语言描述，如何用现有的受控词汇来完成网络档案信息的标引和检索也将影响档案的利用工作。

1.3档案资源结构

档案资源的结构是否合理，就是说档案资源是否能做到全方位覆盖社会生产生活并且根据人们对不同部门和行业的信息需求程度，合理地分配人力物力，对不同行业和部门的档案信息资源进行收集。首先，从我国目前的情况看，地方综合性档案馆的馆藏档案大多来自党政机关和企事业单位，馆藏档案的种类也大多是这些单位的公务文书，档案来源和种类都比较单一。从整体上看，馆藏资源仍然处在比较匮乏的阶段，并不能覆盖社会各行各业。由于馆藏档案是档案信息数字化的基础，馆藏档案结构的不合理必然会反映在档案利用工作中。这可能会导致馆藏档案数量多的部门和行业的档案信息被重复地数字化，造成资源的浪费，而馆藏档案数量少、甚至是空白的部门和行业的档案信息仍然处于稀缺状态，人们即使通过网络也依然遍寻不到所需信息，从而给档案利用工作带来不便。其次，由于人们对不同部门和行业的信息资源的利用需求是不同的，搞“一刀切”对所有的部门投入同样的精力去收集信息，会造成信息需求量大的部门的信息收集无法满足利用者需求，而信息需求量少的部门的信息收集却无人问津的情况，这同样会给档案利用工作带来不利的影响。

2　档案信息提供者因素

档案部门作为主要的档案信息提供者，其为用户提供档案信息服务有两个必不可少的因素——档案工作人员、档案服务窗口。网络环境下的档案部门在提供服务时同样绕不开这两个因素。

2.1档案工作人员

档案工作人员是档案利用工作的主体，贯穿整个档案利用过程。因此，档案工作人员的思想观念和素质能力是否能跟上时代的脚步，与档案利用工作的顺利进行息息相关。

2.1.1档案工作人员观念

受传统重藏轻用思想观念的影响，档案部门的工作带有封闭性和神秘性色彩。这一点也影响到了档案工作人员，他们在日常工作中将大量时间花费在档案的收集和整理上。被动式的服务并不能很好地适应网络时代的要求。网络环境下，人们对档案信息的需求量在增加，而非专业的普通用户大多不具备清晰准确表达自己档案信息需求的能力。也就是说，没有档案工作人员提供专业的帮助，普通用户想要顺利完成档案利用是比较困难的。网络环境下档案利用工作的顺利进行，急需档案工作人员的积极配合。观念是行动先导，档案工作人员作为专业人士，只有树立主动服务的观念，在思想上把自己摆到服务者的位置，才能积极为用户提供专业的档案信息服务，满足用户的档案利用需求。

2.1.2档案工作人员素质

随着网络技术的普及，许多档案部门引进了档案信息资源系统，对馆藏资源进行数字化管理。这对档案工作人员的素质也提出了更高的要求：不仅需要他们进行传统的档案业务管理，比如档案的编目、整理，还需要他们掌握数据录入、后台查询等能力。档案工作人员是否能够同时具备网络技术、计算机技术、档案现代化管理技术，提高自己的综合业务素质，关系到整个档案利用工作能否通畅顺利地进行。

2.2档案服务窗口

档案服务窗口是档案部门对外提供服务的必备因素。由于档案服务窗口直接连通档案部门和用户，在两者之间起着桥梁作用，因此，档案服务窗口的建设直接关系档案利用工作。网络时代，除了传统的档案馆以外，档案服务窗口的类型也在增加。档案部门可以通过网络平台提供服务，如建设数字档案馆、档案网站，或者通过移动终端提供档案服务，如开通自己的微信公众号、开发专门的手机APP等。但是服务方式的增加和服务满意度的提升并不是完全对等的。目前我国各地开通移动服务的部门不少，但很多都存在服务内容单一、可利用信息少、缺乏特色、各部门之间缺乏互动等问题。这不仅不利于档案利用工作顺利进行，还造成了资源浪费。档案部门应紧跟时代步伐，例如建立新类型的服务窗口的做法值得鼓励和推广，但是在开通新的信息服务渠道的同时，一定要谨记以用户为本，立足于自身，根据用户的信息需求去建设，才能提供用户所需要的平台，让网络时代的这些新类型的服务窗口真正发挥作用，便民利民。

2.3档案利用宣传

尽管档案开放政策已经实行了很多年，但档案部门的神秘“面纱”仍没有完全消除。在很多人眼中，档案部门依旧是神秘的、封闭的。网络时代，信息传播的速度变快，信息传播的渠道增加。档案部门不妨借助网络的东风，抓住时代的机遇，宣传利用档案的条件和手续，主动拨开神秘的“面纱”，从而让更多人认识和了解档案利用，培养利用档案信息资源解决问题的观念和意识。时下使用人数众多的微博、微信，都不失为档案部门向公众进行自我宣传的“突破口”。以微博为例，微博的最大特征就是信息的实时共享。各档案部门可以通过这个信息通道，发布具有本馆、本部门特色的可公开的馆藏档案，可以分享日常的工作经验总结，可以发布和关注档案新话题，让网友参与讨论。这些都可以拉近档案部门和普通大众的距离，真正实现和普通大众的“零距离”沟通。

3　档案利用者因素

档案利用者是档案利用工作的重要构成要素，缺少利用者的有效参与，档案利用活动就只能停留在信息传递的一端，无法形成利用信道和完整的利用过程。可以说，利用者就是整个档案利用活动的出发点和落脚点。

3.1档案利用者的利用意识

生活在网络时代的人们每天都需要解决在大量的信息中筛选出有用的信息的难题，在自身并不能有效解决问题的情况下，人们已经习惯于通过各种渠道去寻求信息服务帮助，比如各类搜索引擎、热线电话、网络客服。因此，人们的档案利用意识或者说是寻求档案信息服务帮助的意识相较于以前有了很大的提高。用户的档案利用意识越强，档案部门得到的来自社会大众的理解与支持就越多，越有利于档案利用工作的顺利开展。反之，用户的档案利用意识越薄弱，档案信息用户就越少，档案部门难以与社会大众进行信息的交换，档案资源只能束之高阁，无人问津。

3.2档案利用者的利用能力

网络环境下的档案利用工作对档案工作者和档案利用者双方的能力都提出了更高的要求。首先，对于档案部门而言，如果档案利用者不具备计算机操作能力和信息检索能力，那么即使档案部门能够在网络上提供其所需档案资源，利用者也无法自主获取信息。档案部门耗费大量资金和人力建设的网站平台和智能终端就形同虚设。其次，网络的便捷性在于让以往分散在各地的资源得以整合，用户不再受到时间和空间的限制，然而这种便捷的服务得以实现的关键因素之一是用户具备使用网络档案信息资源的能力。如果档案利用者不具备这种能力，那么传统的时间和空间对信息服务的限制就依然存在。

4　档案利用环境因素

4.1档案利用法律法规

由于网络环境下的档案信息可以被无数次地下载并在极短的时间内传播到世界各地，在档案信息被不合理使用、产生负面影响的情况下，如果再缺乏相关合理法律法规的监督和制约，其造成的负面影响就会被无限发酵，难以控制。可以说，网络环境下的档案利用工作相较于传统环境下的档案利用工作而言，更加需要完善的档案利用法律法规来保驾护航。档案利用法律法规的完备程度与网络档案利用工作的有序程度直接相关。完善的档案利用法律法规体系，能在宏观上规范整个网络环境下的档案利用行为，避免出现混乱无序的局面。网络档案信息利用工作的进行，不可避免地涉及档案信息资源的网上公开。一直以来社会各界对如何在网络环境下把握好档案公开和隐私保护之间的尺度争论不休，但是有一点是明确的，不管这两者之间的关系如何界定，都必须在法律法规上明确规定。也就是说档案利用法律法规体系是否完备，还关系到档案信息相关人的权利，如隐私权、肖像权、著作权等是否能得到有效的保护。

4.2档案利用网络安全保障体系

数字化的档案信息资源是网络环境下档案利用工作的物质基础，离开了这个物质基础，档案利用工作就成了无源之水、无本之木。不同于以往，网络时代利用档案进行违法犯罪的行为呈现出智能性、隐蔽性、复杂性等新特点，这意味着数字化的档案信息资源的安全保障问题面临着更大的挑战，对建设档案利用网络安全保障体系的需求更加急迫。档案利用网络安全保障体系涉及资金、技术、人员、基础设施、法律法规等多方面因素，既是一个结构性也是一个体制性的课题。建立该体系是一个非常复杂且工作量庞大的工程。完善的网络安全保障体系，应该能对网络档案信息资源提供动态的安全防护，即不仅能够保障网络上传输的、系统中保存的、利用者访问到的档案信息资源是真实、完整、有效的，还应保障利用者能够方便快捷地访问自身权限范围内的档案信息，杜绝无权用户的访问。应当说，档案利用网络安全保障体系的构建与其建设程度是影响档案工作能否顺利进行的重要因素。

4.3档案利用评价反馈体系

评价反馈是档案利用工作的重要环节。所谓的档案利用评价反馈是指，在档案利用这一连续性活动中，档案利用者和档案工作人员将发现的问题和情况、对档案利用工作的意见和建议，通过各种渠道传递给档案部门，档案部门根据收集到的反馈信息对档案工作进行调整，逐步完善档案工作的各个环节，从而更好满足利用者的服务需求。由于档案信息利用评价反馈工作在我国开展较晚，档案部门在如何处理和利用收集来的反馈信息方面就较为欠缺，处于一个追赶的状态。而在网络环境下，档案用户群体范围扩大，档案用户的信息需求朝着多样化与精品化的方向发展，这对档案部门提供档案信息服务的水平又提出了更高的要求。在这种背景下，构建档案利用评价反馈体系更加紧迫。需要注意的是，网络时代在对档案部门提出更高要求的同时，先进的信息技术和通信手段也给我国的档案部门进行有效的反馈服务提供了便捷，给完善的档案评价反馈体系的构建提供了更大的可能性。

同传统环境下的档案利用工作相比，影响网络环境下档案利用工作的因素数量在增多，影响档案利用工作的方式在改变。档案资源、档案提供者、档案利用者以及档案利用环境是网络环境下影响我国档案利用工作的四个因素。这四个因素并不是独自发挥作用的，而是相互联系相互作用，共同影响档案利用工作。档案部门需要从全局出发、从整体出发，针对这些影响因素，改善我国的档案利用工作。

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Discussion on the Fators Which Affect Archives’Utilization under Network Envioronment

Ma Renjie，Cai Xuan，Meng Lu （School of Administration of Anhui University，Hefei，AnHui，230039）

Abstract：With the rapid development of information technology，humans’lifestyle changes obvisosly.For example，it becomes a normol state now that more and more people get used to obtain useful information resources through network platform or mobile terminal.Under this normol state，there is the change of intormation utilization pattern.As an important part of information resouces，Archives’utilization aslo changes.Therefore，doing reaserch on the fators which affect the archives utilization is meaningful to improve our country’s information resources utilization mode under the network environment and will be of benefit to the efficiency of our country’s information resources utilization develop in a steady rate.

Keywords：Network Environment；Archives Utilization；Archival Resources

［分类号］G273.5

*本文系国家社科基金项目“当代中国档案利用理论与实践研究”（项目批准号：15BTQ080）部分研究成果。

［作者简介］

马仁杰，安徽大学管理学院教授，博士生导师，研究方向为档案利用理论与实践。

蔡璇，安徽大学档案学研究生，研究方向为档案利用理论与实践。

孟璐，安徽大学档案学研究生，研究方向为档案利用理论与实践。