中外合作办学模式下高校科研档案管理的创新*

谢文亮　郑添尹

(1 广东财经大学 学报编辑部，广东 广州 510320；2 广东财经大学 图书馆，广东 广州 510320)



中外合作办学模式下高校科研档案管理的创新*

谢文亮1郑添尹2

(1 广东财经大学 学报编辑部，广东 广州 510320；2 广东财经大学 图书馆，广东 广州 510320)

摘要：通过分析中外合作办学模式下高校科研档案存在的问题，旨在客观反映中外合作办学的科研成果，提出将“开放研究者与贡献者身份”(ORCID)应用高校科研档案管理中，解决档案管理中的姓名混淆、档案管理系统重复建设、利用率低下、科研档案的数字化网络化等问题；最后给出了ORCID在高校科研档案管理过程中的应用。

关键词：中外合作办学；开放研究者与贡献者身份；科研档案；科研成果；高校

总而言之，从现有的国内研究成果看，对中外合作办学模式下高校科研档案管理问题尚缺乏开创性研究，以跨国高等教育的档案管理问题为研究对象的甚少。这与这类合作办学模式时间短、档案管理工作受重视程度不够有关。

1中外合作办学科研档案管理创新重要性及目前所遇问题

1.1合作办学科研档案管理创新的重要性

中外合作办学中科学研究是合作的方向之一，利用两国不同的科研环境、实验设备、科研资料、科研经验以及科研理念，为两国培养科研人才，或共同合作完成科研攻关任务。高校学生科研档案是衡量一个学生学习、科研能力和科研成果的一个重要指标，对其进修、研究工作等有重要的作用。档案需要有连贯性，不因学习单位、工作调动而变；中外国家的文化、历史、文字命名规则等不同，在中外合作办学过程中，学生科研档案管理中经常会出现一系列的冲突；在数字化、网络化时代，学生科研档案如何数字化、网络化也是一个需要解决的问题。传统的档案管理方法，如打印介质的档案，仅是数字化的第一步，真正要数字化，还必须具备档案检索、更新等功能；中外又处于不同的国家和地区，其合作办学科研档案必须具备网络共享访问的功能，屏蔽因硬件条件、网络协议、数据库异构等不同因素，使得中外合作办学双方都能访问到学生的科研档案，这关系到学生科研档案网络化问题。因此，需要方法创新才能更好适应和促进中外合作办学模型下的学生科研档案管理。

1.2目前所遇问题

(1)姓名混淆问题。中外由于姓氏和名字的拼写方式，将中文翻译成英文容易造成歧义和混淆。由于中国人姓名中单姓单名的人数量多，并且姓大多数是集中于几个大姓，而名字拼写缩写更能产生不同名字但相同缩写，这种情况在英语姓名中也是普遍存在，容易产生姓名的歧义。因此，如果不进行统一规范，将可能产生不同人共享同一文章、专利、或基金。比如，有一个学生，中文名字叫韩布兴，汉语拼音为Han BuXing，发表论文时，不同期刊的名字拼写规范不同，可以写成：Han Buxing, Buxing Han, Han B X, B X Han，如果该学生以Han B X 在学术期刊上发表了一篇文章，而该学校有另一个人叫韩斌心，或韩冰心，或韩白霞等，都可以用Han B X，这样不是韩布兴的学生也可以将那篇论文作为他的科研成果存放于科研档案中。

(2)客观体现合作办学科研成果。由于中外合作办学学生，存在双重学籍问题，学生在不同的国家的科研情况，在本地无法管理，有些科研成果是中外办学的联合成果，但由于两国科研管理不同，造成科研档案缺失的情况，无法体现合作办学下所取得的科研合作成果。

(3)档案管理系统重复建设。中外学生合作办学中学生由于兼有两国高校的学生身份，两国的科研管理系统现在又不能相互操作和访问，原因是系统异构、访问权限等问题。目前普遍实行的方法是中外双方各建各自的科研档案，各自因为权限问题，无法访问对方学生科研档案，造成在校学生的档案不全，也遗漏学生在合作方国家的科研成果，无法正确评估双方科研合作成效。另一方面，由于双方使用的语言、管理系统等不同，科研档案都在各自的高校录入，对于一些双方有共同相关联的科研数据，双方都必须进行录入，因此存在着科研档案的重复管理。因此，合作办学的高校档案管理人员在管理科究档案时，必须有两套管理方法，两套访问系统，又无法实现科研信息共享和相互访问。如何对中外合作办学的学生的科研档案进行管理，是中外合作办学模式下遇到的一个难题。目前，还没有一个比较好的解决方法。

(4)科研档案无法有效利用。大学科研档案从某种意义上讲，具有一定的时效性，是学生在读期间科研成果的反映。一旦学生毕业，档案将永远保存，数据将不再更新，除了偶尔工作所需要求查看档案之外，学生科研档案很少被重新利用；学生也无法利用自身的科研档案。由于目前科研档案是中外合作办学所在的高校的科研管理部门录入，对学生来说，在校期间可能拥有科研档案系统的一个帐号，可以对科研档案进行自我录入和检索，一旦毕业了，科研档案帐号就自动过期，学生再也无法访问系统，更无法利用科研档案。在合作办学期刊花了不少人力、物力建立起来的档案却很少利用，这是一种浪费。

兴趣是推动学生主动学习的内因，所以在高中阶段一定要充分激发学生学习英语的兴趣。随着学习的深入，生词难记、语法难用、课文难懂、练习难做等问题都会出现。如不及时引导，学生的兴趣就会逐渐减弱；学习积极性也会随之下降，甚至失去信心。因此，教师要善于因势利导，设法激发和保持学生的学习兴趣。授课时要讲究趣味性，做到生动活泼。最大限度地再现所学知识，调动学生的学习热情，让学生产生众多的联想，保持接受新知识时的新鲜感。此外，还要根据不同的课文内容采取不同的教学方法。

(5)科研档案的数字化网络化。中外合作双方大学处于不同的国家和地区，有空间上的距离，这造成无法相互共享和访问同一个学生的科研档案。目前档案也局限于本地的网域上，无法真正实现档案的数字化和网络化 。

鉴于以上问题，本文提出使用ORCID的方法进行中外合作办学生的科研档案管理的方法，并用 ORCID来解决中外合作办学中存在的科研档案管理问题。

2ORCID及其功能介绍

ORCID[4]，全称是Open Researcher and Contributor ID，即“开放研究者与贡献者身份”，是全球唯一的16位数号码，可以科研管理、基金申请、论文投稿中作为对作者身份的唯一识别，能够避免作者姓名混淆。ORCID相当于是一个全球学术身份证，无论是在全球哪个国家，都能统一使用ORCID。目前有120多家出版商、基金组织和科研机构都注册加入ORCID，包括IEEE， Springer，Elsevier, PLoS, Thomson Reuters等，包括英国惠康基金会(Wellcome Trust)等基金会，以及美国国立卫生研究院(NIH)等著名科研机构都要求受其资助者使用 ORCID；大学也成了使用ORCID的中坚力量，原因是使用ORCID能方便跟踪教职工、学生等科研活动和科研成果，减少考核、科研评估以及科研管理的成本。在国内，中国科学院文献情报中心是ORCID的中国合作伙伴，将ORCID本土化，研发出iAuthor系统，iAuthor为中国科研人员提供了与ORCID关联，又有本土特色的操作界面和功能，使不熟悉英语的科研人员也能拥有全球唯一的ORCID标识符，并利用iAuthor管理科研成果，又能与国际ORCID接轨。

ORCID提供两种核心功能：一是提供全球唯一标识符的免费注册系统，将科研者的科研活动、科研成果等与ORCID关联起来；二是提供能将ORCID标识符内嵌到其它档案管理的应用程序接口API，特别是汤森路透Thomson Reuters将ORCID进行整合[5]，提供接口，可以使ORCID系统整合到其它的管理系统中，如学术研究系统等，为这些系统提供了使用和获取该ID的学术研究者的人员信息和科研信息，实现了将科研者的身份信息与其所从事的科研活动和科研成果相关联。

将ORCID应用于中外合作办学的高校科研管档案管理，可做到：

(1)保证科研档案的完整：将学生个人信息与个人科研活动和成果连联起来，不因个人姓名、单位、国家、学科、研究方向等改变而导致科研成果信息录入的遗漏，保证科研档案的完整；(2)保证科研档案的准确：由于所注册的学生ORCID标识符是全球唯一的，而ORCID提供标识符内嵌功能，保证所导入的科研档案与学生对应的唯一性以及科研档案导入管理系统的正确。如前面所举的韩布兴姓名歧义问题，在科研档案管理时，统一注册ORCID，韩布兴注册分配的全球唯一标识符是0000-0003-0440-809X，无论在哪里，使用http://orcid.org/0000-0003-0440-809X，或http://iauthor.las.ac.cn/CN/0000-0003-0440-809X，能有效的消除姓名的歧义，反映了办学的真实科研成果，确保了科研档案的真实性和客观性；(3)提高档案利用率。通过ORCID，中外合作办学的高校能方便的进行科研档案管理，提高档案管理的效率，对通过科研档案对合作办学的科研效果进行评估，为提高合作办学质量提供数据支持；使用ORCID，学生可以随时查看自己的科研档案，在升学、求学，项目申请、文章发表时，可利用ORCID，对自己起到一种宣传作用，让对方能了解学生的科研能力。(4)避免了多信息系统的重复录入：无论是中外办学双方、学生本人等，无论使用什么多信息系统，只要使用ORCID提供的关键工作流程嵌入功能，便可一键将学生的科研信息导入，避免多方重复录入。(5)实现数字化和网络化。由于ORCID是由第三方组织提供管理系统，在全球范围内都可访问，对数字化和网络全球化要求较高，利用ORCID管理中外合作办学科研档案，可方便实现档案管理的数字化和网络化。

3ORCID在中外合作办学科研档案管理的应用

将ORCID应用于中外合作办学中，实现将学生的科研工作活动和科研成果与学生的ORCID关联起来，实现跨地区的科研成果交流与合作。

3.1注册

ORCID可以由学生进行注册和更新，也可由科研管理机构代注册，并学生进行录入和更新。无论是学生、中方和其他地方科研档案管理部门，都拥有同一、唯一的ORCID标识符。三方中任何一方进行修改，三方中另外两方由于相关联，都能即时看到更新。如果是由学生本人注册ORCID标识符并进行科研数据的录入和更新，学生注册后将帐号发送给合作办学双方的高校科研管理部门，该部门利用ORCID提供的应用程序入口API，方便实现将学生提供的全球唯一的ORCID标识符嵌入科研管理系统的功能，这样科研档案管理部门不必对学生的科研情况进行录入，而是从ORCID标识符进行导入就行。

3.2界面布局

在应用中，ORCID可将学生科研档案界面分成三个部分：

(1)学生个人信息介绍。包括学生个人介绍、教育经历、当前所在学校、所有可能的姓名拼写方法，唯一学术标识符ORCID，以及以ORCID所构成的学生学术主页。

(2)学生研究轨迹追踪。研究轨迹追踪按年份排序，列出学生的研究主题。从研究主题来跟踪学生研究轨迹，可以看到学生在中外合作办学下科研方向的转变以及其科研的成果量，以及来判断合作办学的科研政策正确与否。

(3)学生的科研成果列表。学生科研成果列表以多种方式对学生科研成果进行展示，以年份分组，按年份的序列排列成果；按类型分组，可分为期刊论文、wos、专利、学位论文，成果/奖励、文集/会议论文、基金项目等进行展示；按语种分组，可将学生科研成果按中文、外文等分成不同的语种；按引文来源分组，国际的ORCID提供多种引文索引，但在国内，iAuthor仅Web of Science(WoS)和中国科学引文数据库(CSCD)两种数据库，从引文数量可以看出学生科研成果的影响力，选取某个时间点的引文次数可作为学生在校期刊科研成果影响力的档案。按来源刊物分组，是将学生发表的文章按期刊名进行分类，在不同的期刊中发表的文章数也作了记录。

3.3操作

(1)成果录入。ORCID可由学生自行录入，高校科研部分负责核对，也可由科研管理机构录入。(2)成果显示。不同的分组方法使在右边显示的具体科研成果不同，科研档案管理时，可选择其中一个分组方法，右边则显示出相应的分组成果作为学生科研成果的最终成果。(3)成果导出。系统提供了多种导出格式，可将科研成果导出为Excel，XML，EndNote，Bibtex，或引文格式，导入的文档可作为科研成果文档直接保存。(4)成果导入。由于不同的高校有自身的科研管理系统，可根据管理系统数据导入功能所支持的数据文件格式，选取成果导出步骤中导出的合适的格式，批量导入到高校所在的科研机构的管理系统中，避免大量的手工录入工作量。

4总结

中外合作办学模式正处于探索当中，很多管理还不够位，特别是科研档案管理领域，更是属于空白。通过引入ORCID到科研档案管理中，能解决中外姓名的混淆、中外两地科研档案管理系统的异构、重复录入、手工录入、共享访问等问题，为中外合作办学的高校科研档案提供借鉴。

参考文献:

[1]李晓静.有关中外合作办学特色档案建设的思考[J].兰台世界,2010(6):40-41

[2]黄晓丹.论高校中外合作办学引入ISO9000标准与档案管理的关系[J].兰台世界，2011(15):50-51.

[3]黄晓丹.ISO9000标准下的中外合作办学教学档案管理初探[J].科技信息,2011(13):16-17.

[4] Wikipedia.ORCID[EB/OL].[2015-4-23] http://en.wikipedia.org/wiki/ORCIDORCID.

[5]汤森路透.汤森路透通过整合ORCID注册系统，帮助研究人员与其相关领域的研究建立连接[EB/OL].[2015-04-23]http://www.thomsonscientific.com.cn/press/press20121204/

The Innovation of University Scientific Research Document Management of Sino-foreign Cooperative Education

XIE Wenliang1ZHENG Tianyin2

(1.Editorial Office of Journal of Guangdong University of Finance and Economics, Guangzhou 510320, China 2.Library, Guangdong University of Finance and Economics, Guangzhou 510320, China)

Abstract:By analyzing the problems existing in the university scientific research document management, and to objectively reflect the scientific research achievement of Sino-foreign cooperative education, we proposed the method of applying open researcher and contributor ID in university scientific research document management to solve the problem of name confusion, duplication construction of document management system, insufficient of document usages, and the digitizing and networking of scientific research document. Finally, an example of application of ORCID in university scientific research document management was given.

Key words:Sino-foreign cooperative education；ORCID; scientific research document; scientific research achievement; university

中图分类号：6647.24

文献标识码：A

文章编号：1672-1950(2016)01-0059-04

作者简介：谢文亮(1979—)，男，副编审。

*基金项目：广东省教育科研“十二五”规划项目“中外合作办学模式下高校档案管理研究”(2013JK072)

收稿日期：2016-01-18