基于新建高校教学评估谈档案管理工作的重要性

徐桂荣

（泰州学院，江苏泰州225300）

基于新建高校教学评估谈档案管理工作的重要性

徐桂荣

（泰州学院，江苏泰州225300）

高校教学评估是国家对高校进行的主要宏观管理方式。国家和教育部门以此为依据对高校的层次和类别进行判定和划分，并对高等院校进行监督和考核。评估专家不仅要对学校具体情况进行实地考察，更要对学校各项工作档案进行系统性审阅，以进行客观评估。文章以新建高校教学评估为基础，对档案管理工作的重要性进行分析，及时发现档案管理工作中存在的问题，并对其进行解决和创新，推进高校各项工作的顺利开展。

教学评估；档案管理；重要性；创新

前言

教学评估是国家对高校进行宏观管理和监督考核的重要方法。教学评估结果直接关系到高等院校的未来发展。档案管理工作是高校教学评估中的重要内容，也是学校管理和教学管理中的重要依据。教学评估和档案管理具有密不可分的重要联系。学校负责人要认识到档案管理工作在高校教学评估中的重要性，对其内涵和特点进行明确了解和认识，为高校未来发展和规划提供明确的方向。

一、高校档案管理工作的内涵和特点

高校档案管理种类比较多，主要包含党政文书、教学科研、声像实物等多种类别，其中以教学规划、考试成绩、学籍资料等为主的教育教学档案；以教案、教学研究论文和总结性材料等教师业务档案；以学籍卡、学生学习情况鉴定、学期成绩等学生档案在高校评估中尤为重要。

高校档案管理工作具备以下特点：（1）专业性强。高校档案是对高校各项工作的记录，因而，无论是教育教学，还是其自身都比较专业；（2）成套存档。学生是高校主要教学主体，他们在高校中接受教育，已形成了既定的人才培养模式和流程。因而，教学档案具备成套性特点；（3）时间记录方式独特。高校档案与其教育体制相匹配，主要以学期学年等方式记录；（4）来源于高校内部，且比较分散。高校档案来源是内部教学管理，分散性强。在不同教师和各个部门中分散，需结合高校教学评估要求，制定统一方案，对其进行集中性管理［1］。

二、新建高校教学评估中档案管理工作的重要性

高校教育评估的根本目的是对高校进行监督和考核，判定其是否合格，并对重点高校和学科等进行选定。它能够督促高校对基础教学设施进行完善，不断提高教学质量。教学评估中，需对高校档案进行完善、收集和整理，使评估结果更加真实、准确。

（一）档案管理工作是新建高校教学评估的基础

评估专家一般通过两种方式对受评高校相关信息进行获取。首先，从系部教学部分档案中择取相关背景材料和支撑性材料；其次，深入高校中，进行现场听课、访问调查和民意测评等，对评估信息进行直接性收集。该种途径存在一定的局限性，很难对高校情况进行全面反映。评估专家深入到高校内部，除了了解现实情况之外，都是通过对自评报告进行审阅，或查阅相关档案资料，对高校具体情况进行明确。因而，档案管理工作直接影响了高校教学评估质量及效果。落实高校档案管理工作，使各项档案资料更加完善，再通过专家的走访和调查，能够使他们对高校进行更加科学合理的教学评估，反之，则会对教学评估产生负面影响。

（二）促进高校档案建设

档案管理工作直接影响了高校教学评估效果。高校评估使档案管理工作更加科学、规范，在评估工作中落实档案管理工作，能够及时发现高校档案管理工作中存在的问题和不足，并对其进行加以规范和补充。而高校教学评估，使档案管理工作向信息化方向迈进。高校负责人需在有限的时间内，对教学、科研和党政管理方面的支撑资料进行呈现，将会很大程度上推进高校档案管理工作的信息化建设，从而使其更好的服务于高校教学评估工作［2］。

（三）档案管理工作为高校教育评估提供依据

高校档案主要是高校管理和发展中各项信息的收集，它主要对高校各项工作进行总结，并提出未来工作规划，并为科学决策提供依据，为高校各项工作的开展提供了有效的凭证和依据。例如，评估专家深入到高校中开展调研工作，在听取校方汇报特色项目的时候，会存在一定的疑问。而工作人员则可以根据档案管理部门提供的原始档案资料对评估专家提出的问题进行解答。

三、新建高校教学评估背景下档案管理问题

（一）档案管理意识缺失

高校教学评估一般是接到上级教育部门的评估通知之后，才开始对教学评估工作中涉及到的档案材料进行收集和整理。准备档案材料的时候，很多高校往往将教学实践工作作为档案管理重心。但是，由于部分档案在记录过程中不具备全面性和及时性，导致档案材料比较分散，且缺失严重，对高校教学评估工作产生了负面影响。相关负责人为了迎合评估，投入大量人力和物力，对高校档案进行统一整理和补充，使其真实性丧失，也对教学秩序产生了严重影响。

（二）档案材料缺失，且收集不规范

高校教学评估所需档案材料与高校档案管理工作范围存在偏差，很难使档案管理工作对教学评估提供全面支持。加之，部分价值性档案材料管理不规范，无法满足高校评估要求。（1）教学档案材料缺失。高校档案管理机制不健全，管理人员更换频繁，工作交接不到位，使档案材料缺乏衔接性，丢失严重。例如，实验室无开放记录、学生作业和论文没有教师批改记录、材料丢失等。（2）档案不规范情况比较常见。高校档案管理工作中，档案内容和格式等不规范，档案材料中没有加盖公章或日期不清晰等。甚至没有按照正规格公文格式进行档案记录，档案数据存在偏差或失真等，对高校教学评估产生负面影响［3］。

（三）高校档案管理方法滞后

高校负责人和档案管理人员没有认识到档案管理工作的重要性，仍然按照传统的档案管理模式，开展档案管理工作。没有结合高校具体发展情况，在档案管理过程中，对计算机和网络技术等进行科学合理的应用，仍然以手工档案管理为主，增加了档案信息的存储难度，很容易发生档案丢失或信息遗漏现象。而高校教学评估中，对档案信息快捷检索和应用等提出了较高的要求。档案管理方法的滞后，很大程度上制约了高校教学评估工作的顺利开展。

四、新建高校教学评估中档案管理工作创新

（一）档案管理工作方法创新

为了满足高校教学评估要求，需要对档案管理方法进行创新，以满足当前高校发展诉求。高校负责人和档案管理人员要改变传统的档案管理模式，由高校档案资料的实体性管理转化为信息化档案管理模式，使高校档案管理工作向信息化和网络化方向迈进。档案管理人员要结合高校各项工作背景，采用网络技术和计算机技术，将先进的管理理念应用到高校档案管理工作中，使档案管理工作和服务等更加趋向于现代化、网络化和数字化。高校教学评估中，创新档案管理工作方法，能够提高档案管理质量及效率，使高校档案资料更加全面且具深度，在高校教学评估工作中充分发挥作用，全面体现高校档案管理工作的价值，使高校负责人和档案管理人员具备现代化档案管理意识，实现高校各项管理工作的全面创新［4］。

（二）档案管理现代化

顾名思义，档案管理工作现代化，即档案呈现自动化和程序化的办公模式。高校负责人和档案管理人员要依据高校发展背景和教学评估要求，对档案信息系统进行构建，使其更加完善，并在该过程中，对档案管理工作的各个环节进行兼顾，提高高校档案管理质量及效率，使档案管理人员由传统管理模式，向档案信息化管理方向转变。同时，依据高校各项工作开展情况，对文书管理工作进行前端控制，在形成之初，就要将档案管理工作落实到位，继而对其进行跟踪管理，实现文书和档案管理的同步性和一体化，以现代化档案管理模式，为高校教学评估工作奠定良好的基础。

（三）档案资源数字化

学校需委托专业扫描公司，将纸质档案转化为数字文件，使高校档案管理更加便捷。在日常档案管理工作中对OA办公系统进行应用，着力于对电子文件方面的管理知识和方法进行研究，向数字档案管理方向迈进，有效避免高校档案管理中的丢失、遗漏现象，使高校档案管理工作更加全面和完善，建立丰富的高校档案数字资源库，以便于在高校教学评估中对其进行快速查询，为高校教学评估工作的开展奠定良好的基础［5］。

（四）档案服务网络化

高校档案管理部门可在网上对已经公开且无限制要求的档案信息进行浏览，并建立外部档案利用平台。用户借助互联网即可直接在档案信息系统中获取真实的高校档案信息，实现档案信息的远程利用。部分档案信息设置了查询限制，师生可借助学校内部主页，登录档案信息系统中，获取权限范围内的档案信息。高校档案管理工作中，要构建电子文件自主阅览室。可针对现行电子文件，对自主电子阅览室进行设立，用户获得授权后，即可通过计算机自主终端，对最新现行电子文件进行查阅。不仅提高高校档案管理水平，也为高校教学评估工作提供了便利［6］。

五、结束语

综上所述，档案管理工作是高校各项工作中的重点内容，它为教学评估工作提供了依据和前提。传统观念制约和发展水平有限，使部分新建高校档案管理工作中仍然存在很多问题，影响了教学评估工作的顺利开展。高校负责人和档案管理人员要依据学校实际发展情况，认识到档案管理工作在新建高校教学评估中的重要性，不断提高档案管理质量，推进高校各项工作的顺利开展。

［1］田绍敏.高校评估中教学档案管理的重要性及工作创新［J］.黑龙江史志，2015（05）：127.

［2］李开平.高校教育评估视域下新建本科院校教学档案工作［J］.办公室业务，2013（22）：175-176.

［3］宋本玉.浅谈高校本科教学合格评估前期准备中的档案管理工作［J］.办公室业务，2015（13）：79.

［4］周虹.教务档案管理在高校教学评估工作中的重要性［J］.陕西档案，2011（01）：29+28.

［5］杨桦.现代高校教学档案管理工作的重要性和必要性［J］.兰台世界，2013（S1）：44-45.

［6］孙萍.从高校预评估中论体育教学档案管理的重要性［J］.当代体育科技，2011（02）：72+74.

The college teaching evaluation，the main macro-management of the state to the university，is used by the government and Department of Education to determine and divide the levels and categories of universities，and to supervise and examine the institutions of higher learning.Evaluation experts not only investigate the specific circumstances of the university，but also systermatically review all work documents of the university in order to carry out an objective assessment.Based on the construction of teaching evaluation innewly built colleges and universities，the paper analyzes the importance of archives management，discovers the problems existing in the file management，and alos solves the problems to promote the smooth development of the work.

teaching evaluation；file management；importance；innovation

G647

A

2096-000X（2016）22-0164-02

徐桂荣（1973，11-），男，江苏泰州人，汉族，本科，馆员，研究方向：档案管理。