试论高校学生档案管理工作的新机制——基于弃档死档的视角

王　琨



试论高校学生档案管理工作的新机制
——基于弃档死档的视角

王琨

学业档案作为大学生整个求学历程的记录与见证，对就业、晋级、晋升、调迁等具有如影随形的重大功用。由于大学生档案意识较薄弱，档案进出口工作做得不够扎实，档案管理员责任心不强，档案电子化网络化程度不够，导致高校学生档案中弃档死档现象时有发生。改变这一困境，需要形成档案知识教育、档案进出口工作、档案日常管理服务和档案电子化网络化管理新机制。

档案管理；新机制；弃档

学生档案管理是高校档案管理工作的重要组成部分，也是一项重要的基础工作，高校的学生管理工作建立在该基础上并围绕其展开。学生档案综合记录了高校学生在校期间的学习成长经历、综合表现，更是就业时用人单位选拔毕业生的重要依据，对学生、高校和社会三个层面都具有很重要的意义。近年来，根据国家人才流动中心及各省人才交流服务中心不完全统计，全国人事档案至少有60多万份与主人失去联系，存放时间最长的达20年，仅长江师范学院目前弃档死档份数就有近千份。因档案失联引发了一系列社会后果，不仅给档案当事人带来不便，也给高校、用人单位、人社部门等造成较大干扰。针对这一现象，笔者认为有必要就其原因、影响作多方位分析，并就解决这一难题予以对策性论证。

一、高校学生弃档死档的原因分析

学生档案是大学生整个求学历程的记录与见证。对于学生本人就业、晋级、晋升、调迁等具有如影随形的重大功用。现实中，因高校学生档案中弃档、死档现象带给档案管理部门、用人单位的工作压力，以及造成档案本人在上述过程中的系列困扰，分析原因主要有以下四个方面：

1.大学生档案意识普遍淡薄

所谓的档案意识，是对档案及档案工作的认知程度，特别是对个人档案的性质、作用以及对个人未来产生何种影响的理解和态度。遗憾的是，大学生普遍档案意识淡薄，主要表现在两个方面：一是档案法制意识不强。高校大多数学生对现行的《档案法》不了解，不知道其颁布有何作用及意义，不清楚档案管理体制。二是不明白档案的重要性，对建档管档意识模糊。笔者在与本校部分学生交谈之中了解到，有30%的学生不知道自己的档案放在哪里；有25%的学生认为档案可有可无，档案与本人无关，是学校的事；有20%的学生认为自己将来选择自由职业，觉得档案不重要。由于以上认知，导致不少学生高考录取后放弃读书，对档案去向漠不关心，导致高中档案丢失或无人认领；新生入学后，高中档案是否移交到档案管理部门不清楚；学生退学或中途休学后不复学又未办理任何离校手续，任档案留在学校不予及时处置；部分毕业生毕业后档案托管到人才交流中心等机构，学生从未去报到并对其置之不理；甚至有的学生把档案留在自己手上或不小心丢失。

2.档案进出口工作做得不够扎实

按规定高校学生档案起始于新生入学报到之初，学生入学前各方面的情况是通过高中档案进行记录，是高校学生档案的重要组成部分。目前新生进校时的档案转递存在以下几种情况：一是部分省市是档案由学生在入学时自行携带到校。这种方式容易造成部分学生因不够重视或其他原因使档案遗失；二是部分省市招办通过邮寄形式将学生高中档案寄到大学，但也存在档案丢失或学生放弃入学，任由档案在大学里一直无人认领的情况；三是有些省市招办直接省略了纸质档案，发函给学校招生办公室，让高校直接将电子的高中档案打印出来装到学生档案里。这样造成了学生高中档案信息不完善。而学生档案“出口”的阶段与学生毕业息息相关。高校毕业生的档案内容十分丰富，围绕着学生的个人经历，包括了学籍卡、党团材料、毕业生登记表、毕业体检表、大学各阶段的成绩单、奖惩情况等，这些内容真实地反映了学生在高校期间重要阶段各方面的表现情况。高校如果没有严格把握学生档案“出口”这一关，缺乏对毕业生相关档案知识培训，就会导致大部分毕业生没有认识档案对自己的重要性，往往会在档案的“出口”关犯以下错误：一是毕业时完全忽视档案的存在，不办理也不关心档案的转出手续；二是任由自己的档案邮寄或托管到了相关单位，从不过问，等到出现急需档案的情况时才回头查找；三是把档案置留在自己手上保管，时间一久造成档案的遗失和损坏。

3.档案管理相关人员缺乏责任心

目前，笔者所在学校学生档案管理采取的是校院两级管理模式。学校由招生就业工作处负责对学生档案实行统一管理和业务指导，二级学院的辅导员则做好档案的收集、整理、查阅、利用等工作。因高校辅导员岗位的变化非常快，如果档案管理部门对学生档案管理政策宣传缺失，没有定期召集辅导员进行档案业务培训，新辅导员就不知道学生档案里应该装什么材料，也不知道学生档案应该存放何处，如何整理归档。同时，档案管理人员也有素质参差不齐情况，部分档案管理人员对学生档案管理缺乏高度的责任感，在工作中容易对学生档案持无所谓的态度，有时学生档案交接不当或不及时，造成学生档案遗漏或丢失。另一种情况是毕业生档案邮寄到生源地就业主管部门或接收单位后，单位相关人员不知如何接受或处置档案，有的企业接收了档案又不按正规的档案管理程序来办理，而是随意乱放档案，造成毕业生档案丢失。按规定毕业生档案必须经过机要形式投递，但很多单位与机要局没有建立投递关系，导致毕业生档案没人签收被机要局退回。有的学生毕业后更改了联系方式，学校无法与他们联系，有时即使联系到了学生也不及时回校领取，造成了退回的档案在学校长期积压，容易丢失。

4.档案电子化网络化应用程度不够

传统高校档案管理服务手段以手工检索为主，难以跟上信息化社会的发展步伐。目前，大部分高校的学生档案管理还停留在纸质阶段，忽视了档案的电子化和网络化应用，也引发了一些问题。一方面现在的学生档案管理模式还比较分散，纸质学生档案材料由各院系和招就处保管，学生因学籍变动遇到升学、休学、退学等情况时，如果档案管理人员责任心不够，就容易造成档案丢失，如果没有将档案进行电子化保管的话，学生想去补档案是非常麻烦的事情。另一方面，学生毕业后，需要咨询学校档案管理部门，了解自己档案的去向。随着毕业生人数不断增加，就业方式多元化，档案投递单位复杂化等，造成档案管理部门工作繁重而效率低下。面对这些变化，传统的档案观念已跟不上新形势的要求，只能走科技创新的道路。档案管理电子化、网络化是现代档案管理工作的发展趋势和实现目标，

二、弃档死档的主要影响

1.对学生个人的影响

对学生个人来说，出现“弃档”现象，档案就终止了对个人人生经历的记录，无法见证学生在学校和社会上的“成长”历程。在校大学生如果高中或大学档案丢失，会造成学生的个人信息不完全，对毕业后就业带来巨大影响。近几年，国家出台措施，要求毕业生在未找到工作前，或就业单位没有接收档案，毕业生档案可以托管到当地的人才交流中心或就业指导中心。但很多毕业生不了解或不关心这方面的政策，没把档案当回事，就业后不到用档案的时候不会关心过问，造成档案与自己“失联”，也影响自己工作的转正、定级、工龄计算、职称评定等，有的甚至影响到工作和就业。档案是办理相关的人事、劳动、社会保障服务的重要依据。大学生就业后都面临办理社会保险等问题，个人档案记录的工龄、工资、待遇、职务以及社保参保年限等都是主要依据。目前，社会竞争激励，大学生工作频繁更换，因档案缺失造成诸多问题，给当事人带来较大困扰。

2.对各级档案部门的影响

高校和各级人才市场的档案管理部门作为直接管理者，需要花费大量的人力物力成本管理弃档和死档。这类档案每年呈上升趋势。以长江师范学院为例，每年出现的弃档数量有10多例，经多年的累积目前已有弃档近千份。而这类档案尽管当事人没来办理相关手续，也未交纳任何费用，但档案里面记录的是个人的真实经历，非但不能销毁还必须妥善管理，这给档案管理部门的管理和资源的占用造成了极大的浪费。

3.对学校及社会和谐稳定的影响

大学生是国家未来发展、富强繁荣的重要支柱和栋梁。高校毕业生就业工作在新时期事关整个国家的稳定大局，国家也采取了很多有力政策鼓励大学生就业。但如果因为档案的丢失使大学毕业生找不到工作或对工作及个人利益造成了影响，他们则可能会做出一些危害他人或社会的行为，影响国家和社会的稳定与发展。

三、加强高校学生档案管理的新机制

1.形成高校大学生档案知识教育的新机制

高校需加强宣传，普及学生档案基础知识。一是档案管理部门可以利用宣传展板、QQ群、微信公众号等新媒体，通过知识小贴士、公众投票、知识竞赛等形式，深入广泛地加强学生档案知识教育。让大学生及时了解档案的重要性，让新生进校交档案时就知道自己的档案是跟随自己的一生的重要资料，认识到档案对自己以后学习和工作的重要性。二是将档案知识纳入新生入学教育内容之一，让学生从进校起就知道学生档案包含什么内容，保管年限多久，对自己有什么影响。可以通过举办档案法制讲座，使更多的大学生了解《档案法》的精神实质和规定，懂得自己的权利和义务，合理的利用档案信息资源。三是建立档案管理机构实习基地，让学生现场了解档案馆的工作职能及服务流程，使学生更好地爱护档案、珍重档案和利用档案。四是纳入毕业生教育活动之一，开辟毕业生档案知识专题讲座。也可以邀请人才交流中心档案管理部门介绍其工作流程和服务职能，让毕业生了解档案的重要性，转递的基本常识及查询途径，预防毕业生弃档死档现象的发生。

2.形成档案“进出口”管理的新机制

首先“进口”方面需要进一步改进档案转递方式。目前，高校新生档案来源不一：部分高校自行从招生系统中导出新生数据，打印成纸质件，但打印件在辨别真伪上存在局限性；部分高校新生档案由学生自带，一些学生因没有档案安全意识造成档案遗失，甚至还出现私自将档案拆封，对资料进行涂改或伪造等情况。为避免上述情况发生，应对现有档案转递方式进一步完善。全面规范转递方式，即由生源所在地的招生主管部门直接邮寄新生档案，并要求高校接收档案后将回执寄回，保证档案在邮寄途中无丢失。其次“出口”方面需要进一步加强责任意识。由于学生毕业后报道单位不同，导致了档案归属不同，需要高校档案管理人员准确掌握派遣政策，把握好毕业生的各类实际情况，正确处理好学生档案“出口”的问题。例如，已考研的学生，在6月左右要将学生档案转递到录取学校；对已落实就业单位的学生，应积极联系用人单位，认真核实其接受学生档案的途径和具体寄送地址；对暂没有就业的毕业生或用人单位无接收档案权力的情况，高校应把档案转至学生生源地人才交流中心或托管在当地就业指导中心，便于毕业生就业后能及时办理手续。高校还应建立起与各省市级档案管理部门的联系机制，共享毕业生档案信息资源。与档案管理的各部门之间保持定期沟通，对毕业生档案管理过程中遇到的问题及时解决，并探索长期互助管理模式，通过有效沟通，既能减少重复劳动，还能随时掌握毕业生档案的动态信息，避免“死档”“错档”等现象的发生。

3.形成档案管理日常考核的新机制

要做好高校学生档案管理工作首先要学校领导重视，成立档案管理组织机构。把学生档案管理工作作为重要系统工程，成立涉及档案馆、招生就业、学工、教务等各职能部门和二级学院都参与的学生档案管理工作领导小组。落实责任清单，对学生档案的全过程包括建档到日常资料补充，以至毕业后档案的流转等环节层层落实到人。二是形成档案管理规范制度。为避免学生档案因管理人员变换、经办人员无责任心等原因而造成的档案混乱，必须建立一套行之有效的学生档案管理制度，全面规范学生档案管理流程。比如，长江师范学院就在学生档案管理办法中明确规定，档案实施院系两级管理。学校由招生就业工作处负责对学生档案实施统一管理和业务指导，招生就业工作处主要负责学生档案的接收和传递工作，负责对二级学院学生档案管理的监督、检查和评比工作。学生处、教务处、团委、组织部、招就处、校医院等职能部门以及各二级学院是学生档案材料的形成部门。二级学院是学生档案二级管理机构，二级学院辅导员负责对学生档案实施全程管理，包括接收、归档、整理、查询、转递等工作。三是加强日常考核。学生档案管理部门在指导过程中要加强培养二级学院档案管理人员的政治素质和工作责任心，强化服务意识，加大日常考核力度，可与绩效工资挂钩。在学生遇到档案问题时，档案管理人员应及时、耐心的为学生提供指导和帮助。若出现因工作人员造成的重大失误应严肃问责。社会方面各级人才交流中心应减少档案托管办理的烦琐手续，改善服务态度，拓展服务功能。比如，开展网上查询、网上交费功能等。积极与现有死档的当事人联系催促他们办理相关手续领取档案，对一直未前来办理相关手续的档案进行妥善保管。另一方面应降低档案的托管费用，采取灵活收费的办法，对应届毕业生可以两年之内免收档案托管费，只收取他们的人事代理费用。人事代理不止是保管档案，对于毕业生转正定级、计算工龄、职称评定都帮忙办理好，这样对于未就业或暂时就业的毕业生以后单位变化造成的档案缺失或中途不计工龄等有很大好处。

4.建立学生档案电子化网络化管理的新机制

新生一入学，在规范学生纸质档案的基础上，建议通过扫描方式建立学生电子档案，将学生的高中档案首先扫描保存。入学时将《学生登记表》中的基本情况及相关信息通过网络版学籍管理软件录入数据库中；上学期间由各院（系）负责记录动态的档案信息输入，根据学生平时归入的各种信息材料，及时录入更新数据库。毕业时再由有关部门提交各种材料。比如，毕业论文、成绩单、素质测评、奖惩记录、资格证书等情况，由毕业生辅导员统一录入，形成大学生在校期间一套较为完整的档案信息。在学校门户网站建立专门的档案数据查询窗口，学生可以随时登录查询到自己的档案信息。比如，成绩查询、证书编号查询和档案流向信息等。用人单位也可以有一定的权限，查询学生档案信息库，全面了解毕业生质量，有针对性地提出用人需求，对毕业生表现进行及时反馈。加强档案电子化网络化建设的同时，还应注意坚持纸质档案和电子档案双归档制的原则，即以文档一体化为前提，形成纸质档案和电子档案同步更新、相互依存的良好氛围，无论哪种档案遗失或损毁，均能通过一方激活重建。笔者还建议全国各地的人才交流部门都能提供毕业生档案网上查询功能，并实施全国联网，从而减少弃档死档现象的产生。

总之，弃档死档现象在全国许多高校中时有发生，大学生档案意识的淡薄，学生档案管理机制的固守、封闭也是造成出现大量弃档死档的原因之一。高校学生档案管理部门和国家人事档案管理部门必须充分认识到问题的严重性，采取切实可行的措施，逐步引导大学生善待自己的档案，对学生档案进行深入挖掘、整理和利用，通过对学生档案管理新机制的建立，逐步解决目前学生档案管理无法适应新形势的现状。

［1］欧伟平.试论高校档案管理人员素质的提高［J］.山西财经大学学报，2009（SI）.

［2］吴梅.新时期高校毕业生人事档案管理工作初探［J］.湖北省社会主义学院学报，2009（4）.

［3］马瑾.学生管理工作新模式下档案的收集与整理［J］.陕西教育（高教），2010（3）.

［4］戴玫.用科学发展观理论做好高校档案管理工作［J］.科学时代，2010（9）：117-118.

［5］王德欣.学生档案在大学生就业中存在的问题及对策［J］.兰台世界：2006（6）：58-59.

［6］强化高校大学生档案意识［N］.吉林日报，2014-12-6.

［7］宋学铭，秦力.浅谈高校教学改革中学生档案管理工作机制创新［J］.东北电力大学学报，2011（12）.

（作者单位：长江师范学院招生就业处）

10.16653/j.cnki.32-1034/f.2016.17.055