事业单位档案管理现状及对策

乔梁

摘要：随着社会的发展，信息化发展也在不断加强。为了符合时代发展的需要，我国的事业单位档案管理也在不断进行着改革。但是，在事业单位档案管理的改革中同样面临着很多的问题，如何改变这些问题成为了重点。为此，主要介绍了一些事业单位档案管理的现状，提出一些加强事业单位档案管理的对策。

关键词：事业单位档案管理；现状；信息化

中图分类号：F27

文献标识码：A

文章编号：16723198（2015）18007502

近年来，随着社会的不断发展，信息化水平的不断提高，我国也在不断进行事业单位档案管理工作的改革，信息化的技术应用到事业单位档案管理中，并取得了一定的效果。但是，伴随新的管理方式的应用其也出现了一些新的问题，因此，本文就新出现的问题对事业单位档案管理的现状进行分析，并提出了一些相关的对策。

1 事业单位档案管理的现状

1.1 事业单位重视程度不够

我国为了加强档案管理工作的水平，颁布了一系列相关的法律法规，如《档案法》。但是，很多事业单位对国家颁布的法律法规理解不够透彻，对档案管理工作缺乏足够的重视。事业单位对档案管理的不重视，会使投入的资金、人力等方面缺乏，使得事业单位档案管理工作停滞不前。而且许多事业单位档案管理工作缺乏有效的管理措施，导致出现了一系列的问题，如有的事业单位的档案管理仍然使用传统的纸质档案管理方式，并没有改进；有的事业单位对档案的管理只是简单的信息输入、保存，档案并不完整。而且，有一些事业单位认为档案管理不能带来经济效益，所以简单的把档案、资料进行整理存放，并没有系统性的整理。这种错误的观念以及管理方式导致了档案管理工作只是敷衍，并不是真正的进行档案管理。同时，事业单位对档案管理的忽视不利于事业单位的持续发展。

1.2 档案管理设备落后

在当今社会，档案管理工作中应用信息技术已经越来越普遍。计算机信息处理水平也在不断提高，但是技术上还有很大的提升空间，而且一些先进的技术没有得到充分利用。许多事业单位的档案管理设备简陋，缺乏相关的安全防护措施。目前，事业单位档案管理的系统软件操作较复杂，缺乏实用性，容易影响事业单位档案管理工作的效率。

在档案检索中，大部分事业单位采用已经普遍使用的手工检索方式，但是，这种检索速度缓慢，准确率较低，费时费力，但效果不佳，不利于档案的利用。现在，还有一些档案管理水平偏低的事业单位，在档案管理上仍然采取手工管理档案的方式，效率较低。

1.3 管理人员专业水平有限且分工不明确

档案管理工作需要很强的专业性以及技术性，同时还需要有对现代化的适应能力。但是，因为事业单位对档案管理工作的不重视，所以档案管理工作缺乏专业性、技术性，表现在许多事业单位进行档案管理的人员是非专业人员，相关的知识相对匮乏，且缺少相关的专业技能。而且，许多事业单位从事档案管理的人员还存在数量少，变动频繁，分工不明确等问题，这样极易导致档案及资料的收集不及时、重复收集整理等问题的出现。

1.4 档案缺乏专业化

档案管理的专业化，不只表现在管理人员水平的专业化上，也表现在管理内容、相关制度等方面。如许多事业单位档案管理内容上不够专业，出现档案、资料收集、整理不全面，内容填写不正确、格式不统一等问题，很容易导致档案、资料的缺失，不利于档案管理。

目前，档案管理的制度化水平还有待提高，档案管理的操作具有一定的随意性，缺少完整的流程。有的事业单位档案管理制度较混乱，如缺少专门的审核人员，年代较长的档案没人管理，更没有更新、补充资料等一系列流程，导致了档案的滞后，甚至流失现象发生。

2 事业单位档案管理的对策

2.1 加强对档案管理的重视

事业单位要认识到档案管理的重要性，树立正确的管理观念，提高档案管理的专业性，建立完整的档案管理体系。进行档案管理的人员需要具有相关的专业知识及技术，并明确管理人员的工作分工，避免出现一人多职以及一职多人等现象。

加大对档案管理工作资金、物力等的投入，比如说设备的投入。如今，科技在不断的发展，档案管理工作也应该与时俱进，事业单位应该使用一些现代化的设备与技术进行档案管理，并及时更新技术等，为档案管理提供方便。但由于每个地区的发展水平与经济状况都不同，许多地区对于档案管理设备技术的需求得不到相应的满足，所以，该地区的档案主管部门应该监督，并帮助一些有需要的事业单位申请当地政府的经费补助，改善事业单位设备落后的情况。

2.2 提高管理人员的素质

档案管理的现代化、科学化都离不开管理人员，因此，加强档案管理人员的素质变得极其重要。事业单位可以采取相应的措施，以提升他们的业务素质以及管理水平，如对即将上岗的管理人员进行岗前培训，并经常进行专题培训。管理人员在档案管理工作中也要经常对新的档案管理方面的知识进行学习，认真履行职责，明确自己的工作任务，保证档案管理工作的顺利进行。同时，事业单位也需要增强员工对档案管理工作重要性的认识，增强员工自身的使命感，以此激发管理人员的工作热情，提高档案管理的效率。

2.3 加强信息化建设

在当今这个信息化的时代中，运用信息化对档案进行管理的应用方式已经越来越广泛。信息化使事业单位档案管理的效率得到了提高，但是档案管理的信息化仍然面临着很多的问题。

实现事业单位档案管理的信息化改革，需要管理人员掌握计算机技术以及网络技术。计算网络不仅能够做到档案的共享，而且能够提高档案的方便性以及完整性，做到更好的保护档案。但是，现在，事业单位的档案管理面临着设备落后，技术发展缓慢的情况。因此，事业单位应该以科学的态度，优化档案管理的设备，提高管理的效率。加强管理人员的计算机技术方面的培训，使管理人员能够熟练运用计算机进行简单的档案录入、统计信息以及更深入的操作，使管理人员运用计算机进行档案管理的工作变得更加方便、有效。

2.4 提高档案管理的专业化

提高档案管理工作的专业化，应该先完善档案管理的制度，制定科学、合理的制度，以保证事业单位档案管理工作的顺利进行。因此，事业单位可以成立专门的档案管理小组，建立专门的适合本单位的档案管理制度，明确提出对档案管理人员的要求、档案管理工作的工作流程等方面的制度，并定期对档案管理的工作进行检查、指导，发现问题及时改正，建立奖罚制度，提高管理人员的积极性，但是，必须保证档案管理相关制度的落实。

提高事业单位的专业化，还需要明确事业单位档案管理工作内容的专业化，避免出现事业单位档案管理中填写不正确、格式不规范等一些的问题；还可以采取其他一些措施，如提高事业单位档案整理工作的系统性，保证档案的完整；提高档案管理人员的专业水平以及提高档案整理的效率和专业性等等。

2.5 建立统一的网上档案管理系统

在新的时代背景下，改变原有落后的管理方式，使档案管理符合时代发展趋势。档案管理与网络技术相结合，以网络为途径，加强档案的信息服务的功能，建立一个统一的网上档案管理系统，有效的利用新时代的高科技技术，推动事业单位档案管理的进一步发展。

相关的档案主管部门可以倡导事业党委建立一个统一的网上档案管理系统，运用统一的设计、规划，既节省人力、财力等，也提高了档案管理工作的工作效率。

3 结语

事业单位的档案管理是事业单位工作中的重点内容，但从目前事业单位档案管理的现状来看，事业单位档案管理还存在着很多问题。因此，改善这些问题，并采取行之有效的措施。信息化对于事业单位档案管理工作来说，既是一个机会，也是一个挑战。加强事业单位的档案管理工作，有利于事业单位的持续发展。

参考文献

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