以重视星级复评为途径提升学校档案管理水平

陶丽霞

（江苏省常熟中学，江苏 常熟　215500）



以重视星级复评为途径提升学校档案管理水平

陶丽霞

（江苏省常熟中学，江苏 常熟215500）

摘要：作者通过参与学校星级复查评估过程材料的整理，看到了学校档案工作中普遍存在重教育教学工作，轻档案管理的现象。就当前学校档案管理存在的问题及成因进行剖析，对如何提升学校档案管理提出自己的看法。

关键词：重视星级复评提升档案管理

学校档案工作的取向是为办学服务，其工作水准和服务质量也当由办学工作来鉴证。普通高中星级评估复查是江苏省教育厅、省评估院对普通高级中学实施的一种等级鉴定，是推动高中教育办学水平全面提高的良好手段。在星级高中的创建和复查评估工作中，需要大量档案作支撑。在评估过程中，学校档案为办学评估工作提供佐证，办学评估也为学校档案工作进行鉴证，在互鉴中发现档案工作的质量优劣并明确改进方向。深入研究这一互鉴过程能大大促进学校档案工作的开展。江苏省常熟中学于2004年由国家级示范性普通高中转评为省四星级普通高中，学校遵循“以评促建，以评促改，以评促管，评建结合，重在建设”的方针，注重内涵发展，使学校成为一所教育质量高、社会声誉好、文化底蕴浓厚的江南名校。

评估工作是对学校办学水平、队伍建设、管理水平、教学质量、社会影响力等方面的一次总检阅。在星级复查评估中，档案工作从多个方面提供佐证，学校对照验收标准，提供详尽的档案。但在经历深度检验时，也暴露了不少档案工作的软肋、睱疵和缺失，显露的问题成为学校档案工作改进的方向和路径，促使我校档案工作实现了一次质的飞越，达到江苏省四星级档案工作规范化单位，成为苏州市教育系统首家达省档案管理工作四星级的学校。

一、档案索引的提供在自评材料撰写中起关键作用

学校档案是在教育、科研、管理等各项活动中直接形成的，与学校发展同步并逐渐积累起来的原始记录，它客观真实地反映了学校教学历史的全貌，是衡量学校教育教学质量和管理水平的一个重要标志，同时是考查学校发展、进行教学质量评价和星级评估的可靠资料。

学校对照 《江苏省四星级普通高中评估标准及评价细则》撰写星级评估自评材料，自评内容分办学条件、队伍建设、素质教育、管理水平、办学绩效五大评价指标标准，共有25条评估指标项目，每一条指标项目需填写自评概述、基础数据、附件索引等内容，特别是附件索引中需提供档案卷宗编号、归档部门，这对学校的档案工作无疑是一次考验。同时，专家对每条指标项目涵盖的内容都有细致明确的要求，以求真实地反映学校工作的全貌。确定各个指标项目是否达到内涵标准要求，主要是通过极有力的相关佐证材料和实践过程中各部门形成的原始记录来衡量的，要求事事有依据，件件有佐证。

全程参与评估材料的整理能感受到，如果没有优质的档案管理，想要做好自评撰写和数据的提供则是非常困难的，而专家组对一所学校办学质量的评估，在现场考察之前，主要是对学校提供的索引档案的验证。所以说，如果没有以原始资料为依据的档案索引及基础数据的支撑，再好的自评报告也会显得空洞乏力，达不到评估检查要求，必然难于通过验收。所以说，档案在所有“迎评”材料的准备中有不可替代的重要作用。

二、对照评估标准在自评自查中找档案管理存在问题

为了迎接专家组对我校的四星级复查评估，根据专家组提供的意见及建议，相关人员对《评估标准及评价细则》反复学习、研读，特别是学习已通过评估学校的先进经验后，在自评自查中找到了差距，并发现了一些共性问题：

一是收集时机未能把握好。如果收集工作不到位，档案工作便成为“无米之炊”。档案收集有时效性，涉及部门多，形成的材料相对分散，多数是因为档案形成的时间较长，导致收集不及时。当后期整理或需要时，却发现找不到了，再去部门里找，材料往往不完整了。平时对学校工作不关注，及时收集意识不强，没有根据材料的形成周期掌握好学校工作的最新动态，甚至“闭门造车”，是导致上述现象发生的主要因素。

二是档案工作方式被动。学校面临越来越多的验收、评估和督导工作，虽然档案意识有所提升，但重教学、科研工作，轻档案管理的现象仍在基层单位普遍存在。学校档案员很少全程参与评估工作，对材料的需求得不到传达，更谈不上主动服务，由此导致每迎接一次验收档案员就很被动，工作效能得不到提升。虽然职能部门配有兼职档案员，但也是空有虚名，责、权不能落实到人，许多应转化成档案保存的资料未保存，材料保管随意性强，移交工作不主动，给收集带来困难，致使档案管理处在无足轻重的境地。

三是学校特色档案不足。据评估要求，在“素质教育”指标项中提到“有丰富的课程资源和校本课程”，实际上，学校设有综合实践活动、研究性学习和社区活动，但形成的基础性、拓展性、研究性相结合的材料很少，缺乏学生的作品、成果、感想等能够说明问题的实证性材料，这些最能反映学校特色建设的档案资料甚少。再如：声像、实物类档案匮乏，编研工作达不到要求，导致档案室的作用没有得到充分发挥。

三、以重视星级评估为途径，加强学校档案管理的对策

审视五年来学校所积累的档案材料，我们清醒地认识到，档案管理工作仍有疏漏，如何以“迎评”为契机，以评促管，建立一套科学的、完整的档案管理体系，提高学校管理水平，是值得探讨和解决的问题。

（一）强化档案服务观念，凸显档案利用价值。

要让档案工作从后台走向前台，就必须增强其服务功能，而迎评过程是增强档案服务观念的最佳时机。材料的整理就是通过把分类的档案材料进一步细化并落实到档案管理人员，按要求整理出材料目录，主动提供给职能部门的过程。有档案人员参与，能使学校在准备评估材料时少走弯路，加快工作进程。一段文字、一个数据、一件索引，它所需的支撑材料都是靠平时一点一滴收集积累起来的，而要将每一个对应材料都找准确，还需要每一位职能负责人、档案工作者平时对评估方案的认真学习，以及细致入微的研究。这就要求档案工作者全程参与材料的收集、整理、分类、编目，变“被动工作”为“主动服务”，提高有效利用率。要深入研究一次评估对一所学校档案信息的需求，随时掌握和跟踪对档案需求的新趋势，以便对档案信息的利用做到准而快；要不断在工作中思考，对经常性利用的材料进行加工、整理、编辑，做好档案编研工作，以更直接、快捷、方便地满足利用者的需求。

（二）加强特色档案收集，丰富室藏档案种类。

学校走特色化发展之路，档案归档范围也应随之不断调整，收集上也应有针对性地选择能够突出学校办学特色的材料。如我校的“虞山文化”课程基地，是我校依托常熟虞山文化，打造具有虞山特色的课程文化，在探究、创作过程中产生的成果将成为庞大的特色课程资源，是能充分反映学校多元化发展特色、具有珍贵保存价值的教学管理资源，可选择性地转化为档案资源加以保存。若能以校园文化特色作为门类充入收藏，并且把这类档案资源充分利用好，对促进学校教学质量提升有不可估量的作用。

还可通过征集名师、名生、名校友档案来丰富室藏，这类资料能够记载学校发展历史，证明学校教育成果，反映学校办学实力，丰富学校档案内涵。由于第一手材料的原始性，加上信息分散，可以充分利用网络、报刊、电视等多种渠道广泛征集，通过筛选、浓缩、汇编充入室藏，便于后人借鉴、学习，发挥档案存史育人的作用。

（三）搞好校史挖掘宣传，实现利用功能拓展。

充分挖掘室藏资源，用文字记录历史，实现档案利用功能的拓展已成必需。档案工作者必须时刻提醒自己做个有心人，要善于挖掘，通过对历史资料加以编研，参与编写反映学校发展的校史丛书。通过翔实的档案记载，以图文并茂的形式，增添历史感，用客观的语言去描述，配合简要的档案解读，以求在档案材料的字里行间，充分反映学校独有的办学理念、办学成就、优秀的师资队伍等，宣扬前辈精神，激发师生才智。举办校史展览，依托所据有的档案材料，既可以对学校特色档案作一个全面梳理，又可以将其用于展览、宣传，可以作为新生入学教育的内容，使之成为对学生进行爱国、爱校教育的方式，还可供社会人士参观，使之成为社会了解学校的一个窗口，充分发挥档案的公共服务功能。

一流的学校需要一流的档案管理。亲历一次评估过程，培养一批档案人，服务一所学校发展；而档案见证历史，又能促进办学管理水平的提升，起到互鉴互推的作用。作为档案工作者，应该珍惜评估创优带给我们的全面检阅档案管理水平的机会，评改结合，才能全面促进学校档案事业的可持续发展，最终为学校精细化管理水平谱写新篇章。

参考文献：

［1］教育部高等教育司.高职高等院校人才培养工作水平评估［M］.北京人民邮电出版社，2004.

［2］孙莉娜.浅谈专业合格评估对教学档案的促进作用［J］.浙江档案，2002（2）.