Excel软件在教务管理工作中的综合应用研究

林芝怡

广州松田职业学院



Excel软件在教务管理工作中的综合应用研究

林芝怡

广州松田职业学院

教务管理工作是学校教育工作中的一项重要工作内容，它是保证学校教育教学机制正常合理运行的枢纽，是学校教学秩序稳定、教学质量提高及教学改革推进等多方面工作的重要保障，是学校管理的基础工作。本文主要从Excel对教务基础信息数据的管理和Excel数据统计分析在教务管理中的应用方面进行了阐述。

EXCEL；教务管理；图形

在我们的日常教务管理工作中会遇到很多的数据，统计起来也比较复杂，这无疑给我们带来了更大的工作量，因此，我们就必须依靠计算机来解决问题，Excel在数据处理方面具有很强大的能力而且功能也丰富，除此之外还具有排序，查询，统计等功能。存储和处理大量的信息一般都是通过Excel实现的，Excel易于理解，也方便实用，是我们办公的好助手。

一、Excel对教务基础信息数据的管理

Excel在教务管理信息数据库中主要用于在校学生的学籍信息，班级管理信息，和其他任课老师的综合信息以及专业课程和相关档案的管理。

目前几个比较大的软件平台和数据网络平台，如果想在其数据库中输入大量的信息工作量是相当大的，所以大部分平台都提供了一个数据的导入和导出接口。Excel与大多数软件相比，具有相对方便，易于理解等优点，所以经常为这些平台提供数据的导入和导出。

1 数据档案的录入和编辑管理

Excel中具有多种单元格数据类型，如会计专用，分数，科学计数，特殊等，但实际在Excel中只保存三种类型的数据，文本（标签），公式和数值3种类别：（1）数值型数据，可以按照用于计算中的数值数据进行分类，包括数字，日期和时间等（2）文本（标签），我们将其归类为单词，字母，字符串和其他数据，他们只能被用来修改和编辑，不能为数字；（3）公式：Excel中的公式和函数。学生注册信息，班级管理信息，和其他任课老师的综合信息以及专业课程和相关档案的管理，是教务信息管理的基础管理。而在excel中输入和编辑信息的时候可能会遇到一些问题，如输入身份证和一些长字符串等，有可能会错误显示或者是数字显示不全等情况。在这种情况下，需要转换成文本格式输入此信息，以确保不会因为这种小问题而影响数据输入的正确性。

2 数据档案中数据的查找功能

在大量的教务基础信息数据中，如果人工查找我们所需要的个别信息是非常困难的；Excel提供了查找的功能，它可以快速通过所定义的内容搜索到我们所需要查找的信息并定位。

3 数据档案中的复制、粘贴功能

在日常教务信息管理过程中，有时候人们需要对一些数据进行复制，粘贴操作。然而，在遇到复制公式，函数，或者设置了某些特定格式的数据时，从而就不能很好地使用复制粘贴操作了，如需要复制通过公式计算出来的每个科目的平均成绩。Excel通过“复制性粘贴”功能就能解决此问题，可以在粘贴的位置点击右键，选择“选择性粘贴”命令，然后在需要的地方粘贴选项（如“数值”选项）选中，然后点击“确定”按钮。最后我们就能通过“选择性粘贴”来计算出每个科目的平均成绩。

二、Excel数据统计分析在教务管理中的应用

所谓的数据统计就是基于研究目标和要求，运用科学的方法，对客观事物活动进行数据调查，整理，分析。这个过程是教务管理工作中的重中之重，如何能够达到对数据进行快速，方便，准确的统计分析，从而使对管理和教学中产生的问题能够快速地得到解决，这是体现学校教学管理水平的标准。

1 常用数据分析在教务管理工作中的应用

在一般情况下，排序、筛选、分类汇总以及数据透视图等在excel中都是属于比较常用的数据分析方式。教务管理员可以按照不同的字段进行分类，对在数据表中的相应数据单个或多个字段进行筛选，从而可以快速地找到我们所需要的信息。如当我们想要了解不同专业的同一课程的成绩时，我们就可以按照从高分到低分进行排序，这样我们就能够很容易且准确地了解成绩排列情况。在日常教务管理过程中我们经常会遇到一大堆的数据，当我们想要从这一大堆的数据中找到我们想要的某个数据时，我们就可以按照我们所需要的信息在表格中进行筛选，当筛选结束以后我们就可以找到我们所需要的数据信息，而其他数据信息就会被隐藏起来，这样可以让管理者更加清晰明了地对数据进行直观数据分析和统计。同时，excel中的高级筛选功能还可以对更多更为复杂的数据进行按照不同的条件筛选分析，从而得到我们所需要的信息。

在Excel的筛选功能中，我们可以从大量的数据中找到我们所需要的数据信息，但在对相同数据进行处理时其功能相对较弱。然而，这时我们就可以使用分类汇总功能了，分类汇总可以对相同数据段进行求平均值和求和等操作。数据透视表是一种交互式报表，可以按照不同的数据进行合并且可以快速地对表中的数据进行对比，从而可以使教务管理员迅速直观对数据进行分析。

2 图表图形在教务管理中的应用

一些比较复杂的数据在Excel图表中，可以使数据看起来更加醒目，便于解读和理解。教务管理员可以使用各种不同类型的图形图表来对不同的数据信息进行更直观的数据分析。可以用柱形图分析每个专业人数的分布情况，可以用折线图分析课程中各分数段所占比例，还可以用饼分图来分析最近几年招生率和就业率等情况。虽然这些图表生动，容易理解，但如果在绘制过程中操作不当，很容易产生幻想，造成失误。因此，我们在对这些数据进行设置和绘制时，一定要明确数据的来源以及对数据进行分析的目的。

3 利用分析工具库进行数据分析

Excel不仅提供了一个非常强大的公式计算功能还提供了强大的统计分析模块，分析工具库模块。通过它的扩展可以添加分析工具库模块，它是Excel中的插件模块。通过此模块的分析可以快速方便地为我们分析方差、标准差和相应的回归统计。如不同老师对相同课程的成绩进行分析。可以使教务管理员快速，轻松地对教学质量等相关信息进行分析，以便做出更好的管理和决策。

三、结束语

综上所述，虽然Excel操作简单、易学易用，但是我们不能停留在Excel简单应用上，不能只盯在技巧或者单个问题的解决方法上面，而应自觉深入学习、与时俱进，系统掌握Exce，与教务管理的实际相结合，灵活运用。只有这样，才能提高教务管理人员数据处理和信息管理能力，从而适应教务管理信息化发展的要求。

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