做好事业单位档案保密工作的研究与探讨

王艳平

山东省淄博市劳动就业办公室

做好事业单位档案保密工作的研究与探讨

王艳平

山东省淄博市劳动就业办公室

档案管理是一项资源和信息的整合工作，它在整个部门或者整个单位有着非常重要的地位，同时也是不可或缺的信息资源，对于人员的选拔、晋升等提供了信息依据，是个人成长历程的见证。如果档案信息流失，就会对单位造成不可弥补的损失。所以做好档案信息保密工作在事业单位内显得尤为重要。本文主要分析了现阶段档案工作存在的问题，以及对如何加强事业单位的档案信息保密工作提出了几点建议。

事业单位；保密；建议

1、引言

档案管理是一项资源和信息的整合工作，是对过去发生的行为、信息进行记录和保存的一项活动，具有一定的保存和参考价值。随着社会信息化的建设和发展，各行各业的档案管理工作发生了些许的变化，但是它的重要性没有变。在事业单位中档案具有非常重要的地位，它是整个单位的“心脏”，所有的档案都是对工作期间发生情况的真实反映，具有参考、查询的价值，它是开展管理工作的理论基础。随着事业单位内部的工作体制和管理模式不断的改革，档案管理工作迎来了数字化和网络化，但是还有许多问题逐渐呈现出来，比如档案的流失、信息被盗等风险，所以如何改变原有的管理模式，加强档案管理成为了各事业单位面临的一大难题。

2、事业单位档案管理工作出现的问题

2.1档案保密意识淡薄

目前，大多数事业单位对于档案信息保密工作不太重视，缺乏科学的管理理念和方法。它们认为档案工作只是很简单的一类管理工作，不需要耗费大量的人力和物力，更加不用设立专门的档案管理岗位，只需要要机关内部的人员去做就可以，必须的时候可以采用兼职人员。只要在需要的时候可以查询到个人资料就可以了。从而忽视了档案保密工作的重要性，加之投入的资金比较少，导致了他们对档案保密工作缺乏足够的认识。

2.2人员素质面临挑战

正所谓“工欲善其事，必先利其器”。要想做好档案的保密工作，就必须要有充分的准备，配备专业的人员。但是现在很多的事业单位缺乏专门的档案管理人员，专业素质普遍不高，档案管理工作都是由一些内部人员代为管理的，设专职人员的单位很少。加之档案部门在他们眼中就是一个“冷部门”，通过勤恳的工作很难升职，自我价值得不到提升，难免会失望，从而能产生消极的情绪，工作中也会缺乏积极性和主动性。还有就是档案人员缺乏培训，档案管理部门经费向来紧缺，得不到领导的重视。加上工作比较很定和安逸，使许多工作人员在心理上产生了一种惰性，失去了学习的动力，致使他们的知识结构还停留在传统的管理模式上，导致保密工作出现漏洞。

2.3档案信息安全意识淡薄

档案管理工作最重要的一个环节就是要注重信息安全。尤其是在现在信息化的社会，更加要加强安全意识，采取措施进行信息安全防范，避免信息泄露影响事业单位的发展。虽然目前来说，各单位信息化建设状况良好，人员素质提高，但是还存在少数的管理人员安全意识淡薄现象，没有网络安全意识，认为不需要特意的去加强信息维护的工作，这种思想不利于档案管理工作正常的开展。

2.4缺乏档案保密工作制度

目前很多事业单位缺乏完整的档案保密工作制度，这主要是由企业的性质而决定的。因为大多数事业单位出于垄断状态，他们认为档案保密工作可有可无，殊不知无论何种档案都必须要进行保密，缺乏一种企业责任，同时也缺乏对员工负责任的态度。加之领导层的不重视，使制度落实变成了空谈，给档案保密工作带来了极大的挑战。

3、加强档案保密工作的措施

3.1提高领导层的重视

一项工作能否顺利开展与领导层的重视程度密切相关。因此，事业单位的领导应该更加重视档案保密工作，给予财政、人力、技术支持。只有领导层和管理层真正的重视，档案保密工作才可以顺利的开展下去。

3.2健全档案管理制度

档案是员工真实信息的主要来源。关乎员工的个人前程，目前我国事业单位档案管理还存在着很多的弊端，比如档案遗失、篡改等问题，这就要求我们去完善我们的档案管理制度，进行统一的管理。严格把关材料的归档、保管、传递，并制定明确的原则和基本的程序和注意事项。

3.3加强人员队伍建设

目前我国的档案管理人员大都是兼职人员，缺乏相应的管理知识。所以我们必须要培养专业高效的技术人才，提高档案人员的工作素质和业务素质，及时的更新传统的观念，进行系统的学习和业务培训，掌握信息化管理技能，不断完善自己的知识储备，学习档案信息保密工作的应对办法，将材料的归档、保存、传递等工作做到万无一失，实行高效、专业化的管理。

3.4提高管理员的安全意识

在档案管理信息化建设的过程中，要注意信息的安全问题，对网络要进行实时的监控和管理，采取措施防止网络黑客的攻击，了解网络病毒，掌握杀毒技术，做好信息的备份，最大限度的降低网络风险。

3.5落实保密工作制度

保密工作并不是靠领导上嘴皮子上说说就可以办到的，事业单位必须要将保密工作落实到实处，对单位现存的保密制度进行深入的剖析和了解，找到制度中存在的问题，制定相应的措施，并将制度制定成小册子，下发到单位每个工作人员手上，在员工的培训会上也要提及保密工作的重要性。此外，还要制定严格的奖惩制度，一旦发现存在信息泄露事件时，就要立刻惩处。最后还要加强档案的审查和管理工作，对重要的档案文件要制定严格的保密制度和保密事件。

4、结语

总而言之，要想加强事业单位档案保密工作，就必须提高领导层和管理层的充分重视，健全档案管理制度和落实保密工作制度，改变档案管理员知识结构，加强档案保密工作的意识，建立一套完整的管理体系，加强信息化管理。这样才可以在大数据时代的背景下加强事业单位档案信息保密工作，防止信息资源的流失。

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王艳平（1967.08-）；性别：女，籍贯：山东省日照人，学历：本科，毕业于山东省委党校；现有职称：中级馆员；研究方向：档案管理。