事业单位档案管理的现代化和电子化

仲新爱

保定市计划生育药具管理站

事业单位档案管理的现代化和电子化

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在互联网时代的背景下，机构的档案管理水平有了很大的提高，但由于单位性质本身固有的模式等原因的限制，档案管理机构仍然存在着很多的不足，需要各种措施来解决他们的要求。为了适应社会发展的需要以及当下紧迫的管理趋势，提高档案管理水平迫在眉睫。我们必须加快电子档案管理和建设单位的现代化进程，这样才能为社会提供现代化档案并且使电子文件管理更方便。

事业单位；档案管理；改善途径；信息化；电子化

1　前言

档案记录了事业单位的日常工作，对提高工作效率有着不可忽视的作用。文件很重要，它的管理也是非常重要的。因此，如果能进一步提高档案管理水平，促进档案管理的现代化和电子化进程，这样将使得档案管理工作得到有效而快速的发展。

2　现代化和电子化档案管理的特点及优点

档案管理现代化是提高档案管理水平的基础。文件管理不再是一个简单的纸质媒体，而是一个综合应用的各种文件管理工具。档案管理现代化是加强档案管理管理水平的一个重要方面。在收集、检索和应用档案功能的同时，档案管理的现代化也反应出了传统档案管理模式的不足。

3　我国目前档案管理的现状及不足

相比较于传统档案管理模式，现代化的电子档案管理方法有着无法比拟的优势，但这种档案管理模式仍存在许多问题。主要的问题是标准化。中国目前的现代化和电子文件管理模式不规范。具体表现在工作人员处理电子文件的方式。提高人事档案管理人员的综合素质是非常迫切和重要的，加强员工培训学习，确保他们了解档案管理的重要性，应提高警惕，防止丢失或泄露档案，改变传统档案的概念，使工作人员能够跟踪档案管理和电子过程现代化。另一方面，为了跟上现代化和电子档案管理的发展趋势，为了提高机构的工作效率，机构需要加强档案管理人员培训，让他们学习新的方法和思路，让他们认识到档案管理不仅仅是一个简单的档案的归纳整理工作，而是一项重要的科研和管理工作。要从根本上改变档案管理人员的工作态度，提高对档案管理工作的认识。上述讨论提到的电子文件的安全问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身，一些存在的问题和漏洞。有些机构没有思想观念，不及时更换旧的电子储存装置，这就很容易造成电子设备一旦出现问题和故障，那么存放在电子档案馆里面就会遭到损坏和丢失。计算机硬件更新不及时后就会导致文件处理处理速度慢，这势必会影响文件数据管理的效率。此外，计算机软件不更新，导致一些文件数据错误。人事档案管理人员应该具备更加先进的专业知识，用先进的理论以及人力资源管理活动的经验来进行有效的操作指导，让人事档案管理发挥出最重要的效能。重视老员工的培养，勇于突破传统的经验管理模式，使老员工尽可能的用专业知识来指导非专业人员尽快掌握档案管理工作的要点。各级人事管理工作应更加专业化、知识化、智能化，提高事业单位的综合实力和人事管理，促进人力资源的开发和管理，最终达到目标的协调统一。

3.1加快人事管理信息化建设的进度

加快人事管理信息化建设进度，加强辅助决策功能，使资源管理、业务运营、综合信息和研究分析功能有效地结合起来，成为一项更为紧迫的任务。只是一个平台是不够的，我们还应该逐步实现扩展应用范围，一个集政策宣传、建立绩效考核、选拔任用干部和人才在一个更加开放的人事管理功能更全面的互动平台。

3.2加强考核

在实际工作中，创新人才管理的新思路一切都是以实力为基础的。企业发展如果不能够及时更新理念与时俱进，对领导干部的考核力度不够，不能对其形成一种无形的压迫感的话，那么企业就会止步不前。建立健全企业现有职工的档案机制，加强考核，注重挖掘企业员工的潜力以及性却的培养。在如今高速发展的社会，企业更应该注重社会人才的档案工作，引进具有更加经验丰富的员工，并且使现有职工产生一种紧迫感。将企业的考核作为一种激励措施，发挥职工的激情与积极性，从而为企业更好更快发展提供强有力的人才储备。

4　提高档案管理水平的方法

我们必须要了解，即使是一个现有的电子化档案，我们也需要文件管理人员对数据进行处理分析。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息和电子化。提高档案管理人员对档案信息数据进行分析和处理的能力，是提高事业单位工作效率的最重要的任务。电子设备相比传统的纸质文件方便快捷，但一旦电子设备的故障，文件信息和数据具有毁灭性的破坏。因此，档案信息的安全必须被视为一项基本任务。首先，要保证文件信息和数据安全，从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强计算机档案管理人员的技术培训，使他们学习如何全面分析数据处理，如何保持文件信息，而电子存储设备的故障应该如何处理知识。第二，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换旧的电子储存装置，应用最新的软件，及时更换所需的硬件设施，确保电子设备的运行，满足日常工作的需要。这就需要机构提高工作管理意识，加强对档案管理工作的各个方面的投入，努力提高现有的文件存储环境和处理数据的局限性。文件管理在日常工作中的重要地位，保证了文件信息数据的及时有效应用。

5　结语

档案管理工作虽然复杂，但它是不可缺少的，对于事业单位来说是优先考虑的。随着现代化和电子档案管理方法的快速发展，机构必须提高电子档案的管理和分析能力，提高档案管理人员的综合素质，提高档案信息数据的安全。为了及时维护电子存储设备，保证事业单位日常工作的效率和有序进行。档案管理时代要求机构与时俱进，确保档案工作的稳步发展。我国现行档案管理机构呈现出现代特点与发展电子政务，这是在互联网时代的发展，档案管理的必要手段，开展档案管理现代化的发展对各个方面都具有十分重要的意义。事业单位档案管理的电子化发展是满足市场发展需要的一项必要措施。为中国档案管理的互联网时代的到来带来了新的发展机遇，由于档案管理和电子发展特点的现代化，为了不断完善我们的机构和发展档案的管理水平，所以有必要进一步实施现代管理，为促进单位的事业建设做出积极的贡献。

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