新时期如何做好高校档案管理工作

李佳欣（黑龙江信息技术职业学院，哈尔滨 150025）

新时期如何做好高校档案管理工作

李佳欣
（黑龙江信息技术职业学院，哈尔滨 150025）

以新时期的高校档案管理工作为主要出发点，对新时期高校档案管理工作所面临的调整做出论述，从档案管理观念及管理方式入手，对高校档案管理工作创新做出分析和探讨。

新时期；高校；档案管理工作；创新；分析

1　新时期我国高校档案管理工作面临的挑战

1.1工作理念

第一，传统的封闭发展观需要作出有效的转变。虽然传统的高校档案管理工作可以满足基本的工作要求，但是档案管理却很难有进一步的发展空间。在我国传统的发展理念中，高校档案管理存在规划不完整，各自为政的现象。各个高校之间的档案管理工作缺乏有效的合作，因此，很难对自身的特点进行深度挖掘，而这种现象也极大阻碍了高校档案资源的共享，降低了高校档案资源的利用率。

第二，在我国高校档案管理工作中，要及时转变重藏轻用的服务观念。高校档案要想得到认可，实现自身价值，就要提高高校档案资源的利用率。但是传统的高校档案服务观念是以重视档案收藏为主的，对档案的使用情况基本是处于忽视的状态。在这种大环境下，高校档案管理工作的服务性和主动性得到了很好的体现，但是积极性和创造性有所欠缺，且竞争意识和参与意识也不高，这些管理问题对我国高校档案管理工作的发展产生了极大的影响，严重限制了高校档案资源的利用。

1.2工作方式

不管是在社会生活还是在学习中，各种资料和信息所发挥的作用是不容小觑的，信息技术还为人们提供了非常便捷的信息处理渠道。但信息会出现短暂的生命周期，这就要求高校档案管理工作利用档案资料为高校和社会的发展提供方便快捷的档案信息服务。但是，我国部分高校档案管理工作始终沿袭着传统的管理方式，档案资料的签发、归档、鉴定等工作还使用传统的手工操作方法，不仅利用率低，还会导致工作效益的降低。

虽然我国很多院校在档案管理工作中使用了计算机网络技术，档案管理也实现了网络化，但是很多计算机网络并没有真正发挥作用，这也制约了高校档案资料网络化的实现。在全新时期，高校档案管理工作方式一定要与社会的实际发展需求相适应。

2　新时期高校档案管理工作的创新研究

2.1推进高校档案管理工作观念的创新

2.1.1要充分肯定高校档案管理工作的地位

高校的档案不仅可以对高校的发展和创新成果进行记录，还能进一步推广知识的应用范围，在推动高校知识创新的基础上，进一步推进高校的可持续发展。高校也是科学研究和科技发展的阵地，高校的档案馆更是高校科研知识的汇集地，因此，一定要充分认识高校档案工作的重要性。

2.1.2要树立标准的竞争意识

知识经济时代的不断发展要求高校档案管理部门引入竞争机制，通过发挥竞争机制作用，提高档案管理工作效率。我们可以将高校档案管理工作中的岗位职责、工作绩效及社会效益进行有机整合，打破传统高校档案管理模式中的平均主义，运用责任到人、竞争上岗的管理模式，给管理者施加压力。还要充分调动工作人员的积极性，不断提高工作人员的业务水平。

2.1.3充分开拓进取发展观

在信息技术发展的大背景下，我国高校档案管理工作也不能安于现状，一定要对传统的管理模式进行创新，在创建进取发展观的同时，对档案管理工作者的创新意识进行深度挖掘，充分激发工作人员的积极性和创造潜能，这样才能真正提高我国高校档案管理部门的发展能力。

2.2实现高校档案管理工作的现代化发展

2.2.1重视计算机技术在高校档案管理工作中的应用

现阶段的高校档案管理工作，已将计算机技术应用到档案信息的收集、整理、保管和统计中，实现了高校档案管理工作的一体化。在一体化管理中，高校档案资料信息可以反复利用，这对我国高校档案的立卷效率和档案管理质量提升都有着非常重要的作用。为了让我国高校档案资料能够通过计算机网络进行传输，高校档案管理工作人员还要对纸质档案进行电子形式上的转换，通过建立高校档案信息数据库逐步提高高校档案管理工作的检索效率，从而为高校档案管理工作的现代化发展奠定坚实的基础和保证。

2.2.2推动高校档案管理工作的标准化建设

在我国高校档案管理工作中，资料信息处理的标准化和规范化是对档案资料信息开展网络化和智能化管理的有效前提。从我国大部分高校的档案管理工作情况来看，档案管理的标准化工作还不是特别完善。在高校的档案管理中，虽然档案的标引和统计等方面已经具备了国家制定的标准，但是这些标准在实际的高校档案管理工作中，并没有得到真正的落实。

在现代档案管理设备与管理技术领域，档案信息的格式、转换标准及软硬件设施等也都没有相对统一的标准。因此，推动高校档案管理工作的标准化建设是非常有必要的。要严格遵守、认真执行已经实行的国家标准，在执行国家标准的基础上，还要根据高校的实际发展情况和真实发展需求创建地方性标准，创造的标准要切合地方高校的发展，这样高校信息资源数据库在建设的时候也能有所参考，高校档案资料的共享性也能够得到极大的提升。

3　加强高校档案管理工作的建议

3.1完善档案管理工作机制

高校档案管理工作涉及各个专业的信息资源，因此，我们在对其进行管理时，一定要遵循科学规范的管理原则，建立相对完善的档案管理工作机制，对其进行规范化的管理。尤其是要在档案管理的信息化建设上建立健全的制度，为我国高校档案工作的数字化和信息化奠定基础。

3.2建设高素质的档案管理人才队伍

高校档案管理人员队伍素质的高低会直接决定高校档案的管理水平。因此，我们要不断加强高校档案管理人员队伍建设，对新进的档案管理人员进行专业知识培训，在培训的同时引入竞争机制，全方位锻炼档案管理人员，从而保证高校档案管理人才队伍素质的稳步提升。

4　结语

社会在不断发展，社会经济建设对我国高校档案管理工作的要求也有了进一步的提高，我们应提高对高校档案管理工作的重视，运用现代化的管理手段提升我国高校档案管理工作的整体质量，从而为我国高校发展贡献力量。

［1］ 闵素芬.探索高校档案馆一种新职能——指导档案专业学生实习［J］.北京档案，2010，（03）：136-137.

［2］ 邵建华，蔡灶林.试论高校档案馆的德育功能［J］.合肥工业大学学报（社会科学版），2014，（02）：63-64.

［3］ 贾增男.高校档案馆秘书的政治思想修养［J］.中山大学学报论丛，2014，（02）：128-129.

How to complete colleges'archives management in new era

LI Jia-xin
（HeilongjiangInfotech Profession College，Harbin 150025，China）

Taking college archives management in the new era as the main starting point，this paper discussed on facing adjustments of college archives management，and analyzed college archives management innovation from the concept of archives management and management mode.

Newera；Colleges；Archives management；Innovation；Analysis

G647.24；G271

A

1674-8646（2016）11-0136-02

2016-03-25

李佳欣（1976-），女，黑龙江哈尔滨人，副研究馆员，在黑龙江信息技术职业学院人事处工作。