高速公路竣工资料档案及归档的管理

张文霞

（甘肃路桥第四公路工程有限责任公司，甘肃　　兰州　730050）



高速公路竣工资料档案及归档的管理

张文霞

（甘肃路桥第四公路工程有限责任公司，甘肃兰州730050）

摘要：随着社会的不断发展，我国高速公路建设里程逐渐增长。国家发展改革委2016年初公布数据，截止到2015年底，中国高速公路通车总里程达到12.3万km，超过美国，位居世界第一。研究得知，在高速公路建设工程中，竣工资料是整个工程的历史纪录，具有重要的研究和使用价值。因此，有必要做好资料整理和工程建设同步实施，确保归档资料完整、准确，对日后高速公路竣工资料及归档管理研究起到很好的借鉴作用。本论述对现今高速公路建设工程中的竣工资料及归档工作进行研究，试图为之提供行之有效的可行性建议。

关键词：高速公路；竣工资料；归档

高速公路建设过程中，资料的整理收集和工程质量同等重要，在高速公路竣工资料进行归档整理时，需要进行制度化、科学化以及规范化管理，确保工程资料的准确有效。高速公路竣工资料管理、工程建设和合同管理都属于工程管理的范畴。资料管理要做到与工程建设同步实施，为高速公路竣工资料归档的完整性、准确性，打下良好的基础。

1　　竣工资料内容

高速公路竣工资料管理包括工程资料的填写、编制、审批、收集、整理、组卷、移交及归档等工作。在进行高速公路竣工资料档案管理过程中，为了能够有效确保工程档案的完整性、系统性以及准确性，提升高速公路竣工资料档案整理的合格率，要求工程档案管理顺利达到《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》《竣工文件编制及档案整理办法》等文件中的相关规定。

高速公路竣工资料档案管理，主要是指在整个高速公路建设项目从高速公路工程项目的提出、立项、审批、勘查、设计、施工，一直到竣工整个环节中形成的应该归档保存的文件档案,这些资料中既有文字材料，同时还包括各种施工图纸、图表、声像材料以及其他载体的材料。

高速公路竣工资料是工程勘测、设计、施工以及管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，做好文件材料的立卷归档工作，是高速公路项目各级人员的义务和岗位职责，因此，要对项目中所形成的、具有保存价值的文件资料，做好立卷归档的相关工作，并确保高速公路竣工资料档案的完整性、准确性和有效性。

高速公路竣工资料档案管理工作，作为工程建设管理的重要环节，应该被纳入建设全过程管理并与高速公路建设同步。竣工档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对高速公路竣工资料档案材料的形成、积累、收集以及归档工作进行及时的监督和检查，并且负责工程技术档案资料的接收和移交。

各单项工程总体验收，由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验，各项工程竣工决算的最后付款必须由档案资料室对高速公路竣工资料档案资料签收合格后支付。档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、设备资料分发表分发工程文件资料（当工程施工图、设备资料份数有限时），档案资料室仅提供施工单位一套或二套文件，不足部分施工单位可委托档案资料室向设计院提出增加施工图供应数量；设备资料文件不足部分，由高速公路施工单位自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。

2　　档案管理措施

高速公路竣工资料管理措施主要包括明确责任、建立档案管理小组、建立档案管理工作制度、文件资料质量与费用结算相结合。在明确责任的过程中，高速公路承建方要与咨询公司签订竣工合同协议，协议中明确规定了双方需要履行的职责和义务；再明确双方责任后，需要将档案管理落实到个人，建立高速公路档案管理小组，组织专业人员对高速公路档案管理工作进行指导交流，并且联合高速公路建设指挥部对工程项目进行定期的检查，一旦发现问题可以及时解决，确保档案管理的质量；科学合理的管理制度是提升高速公路竣工资料管理质量的前提，在管理制度中明确规定要对工程档案的真实性、完整性和系统性进行仔细检查，在检查过程中还需要专业的技术人员进行抽查，并且第一时间将抽查结果向高速公路建设指挥部汇报；在进行高速公路竣工资料管理时，文件资料管理要与费用结算相结合，对高速公路工程的建设质量进行严格监督，严把质量关，按照合同规定履行相应的职责，对高速公路承建单位的计量结果必须要求有配套的工程项目资料，资料不配套或者不全将不予计量。在对高速公路工程项目质量检查的过程中，指挥部、质检站都需要参与其中，以此来提升档案管理工作的实施效果。

3　　高速公路竣工资料档案整理和归档细则

3.1竣工资料的收集和整理

高速公路竣工资料主要包括建设方、施工方、设计方、监理方在工程建设过程中产生的各种数据资料，以及高速公路工程项目的提出、立项、审批、勘查、设计、施工一直到竣工整个环节中形成的应该归档保存的文件档案。此间，高速公路建设单位可以委托专业的咨询公司进行档案资料的收集和整理，最大限度地确保档案资料的准确性和完整性。专业的咨询公司具有纯熟的工作经验和工作体制，并且拥有专业的管理人员对高速公路竣工资料进行收集整理以及扫描存档，整个工作都与高速公路建设一线的工作人员进行有效的沟通和确认，保证资料的有效性和真实性。

3.2档案资料的整理

专业的咨询公司在对高速公路竣工资料进行整理过程中需要根据国家交通部制定的《交通部公路工程项目竣工文件编制办法》、国家档案局指定的《中华人民共和国档案法》和指挥部制定的《建设项目竣工文件编制级档案管理规范》等相关规定对建设工程资料进行系统、科学的管理。具体过程包括对收集到的资料，按照规范要求进行分类整理，然后再以合同规定的内容为依据，对档案文件进行神话处理，例如将高速公路竣工图纸进行电脑绘制然后存档，部分高速公路的施工、监理资料也需要重新装载成册，对于一些重要的文件内容还需要用电脑进行打印汇总并进行存档。此外，对于高速公路施工的原始资料也要按照相应的标准进行划分和整理，其他资料按照对应的管理标准整理成册。

3.3工程竣工资料归档

咨询公司选择具有资深经验的管理人员，成立档案管理小组，通过科学、有效的管理方法对高速公里竣工资料进行分类、组卷和编目。档案的标题、卷内的目录等内容通过专人进行录入并且有相应的负责人进行复核，复核通过后在对该档案资料进行装订，整个整理和审核过程有指挥部委派的人员进行监督和检查。对于其他的资料以及音像资料则需要专业管理人员进行收集和整理，其中部分音像档案还需要经过特殊处理制成不同类型的图片、画册以及影碟等，从而有效地提升高速公路竣工资料的使用价值。

4　　结束语

高速公路竣工资料档案是整个工程的真实反映，在工程建设过程中，档案管理必须能够紧跟工程进度、对每一项施工环节进行跟踪记录以证明工程质量。在高速公路运营过程中，工程管理养护部分根据工程档案的实际内容进行日常的管理和保养工作，与此同时在施工过程的一些重要控制参数也可以通过档案资料进行逐一体现。因此，高速公路竣工资料有非常重要的使用价值，其整理和归档都需要进行有效的划分和管理，才能提升档案管理工作的实际效果。

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中图分类号：U415.1，G271

文献标识码：A

DOI10.3969/j.issn.1672-6375.2016.06.015

收稿日期：2016-4-6

作者简介：张文霞（1977-），女，汉族，甘肃临洮人，大学本科，工程师，主要研究方向：公路工程资料管理。