论信息环境下档案管理的创新与发展

付晓洲

（天水公路管理局，甘肃　　天水　741000）



论信息环境下档案管理的创新与发展

付晓洲

（天水公路管理局，甘肃天水741000）

摘要：随着科学技术的飞速发展，信息时代随之来临，信息化为档案管理的发展与改革提供了一个崭新而又充满挑战的信息环境，做好档案管理工作也就显得更加重要和紧迫。而我国现行的档案管理服务，还存在着很多亟待解决的问题，这些不仅影响着档案管理工作的正常运行，也在一定程度上制约着日益增长的经济文化需求。作为新时期档案管理工作，应当充分利用科技发展带来的新技术、新资源和新的管理体系，进而满足当今社会经济快速发展对于档案信息的需要。因此，实现档案的创新服务便成为当前档案管理改革发展中急需解决的新挑战、新课题。要实现并加快档案管理方法的不断创新，提高档案管理的信息化、规范化、安全化水平，当务之急就是建立健全新的档案管理机制体制，同时广泛运用新技术和新的知识系统。本论述通过对当代档案管理体制和服务现状的深入分析，详细阐述了在信息环境下如何有效的创新档案管理，希望能解决当今档案管理工作中存在的一些问题。

关键词：信息环境；档案管理；服务领域

0　　引言

档案管理，就是对信息的有效处理。做好此项工作，能够帮助在发展过程中有效预见和规避问题，也能有效加快经济社会建设步伐，这就需要不断推动档案管理改革创新进程，切实提高档案管理工作水平。

随着世界范围内科学技术的发展，信息化时代也随之到来，这给档案管理工作提出了更高的要求，社会对档案管理工作也越来越重视。但是，就我国现如今档案管理的实际情况而言，多为传统化管理，而传统的档案管理由于其落后的管理方式方法，已经越来越不能满足时代发展的需要，且在很大程度上制约了社会的发展。因而，加快信息时代下的档案管理创新已经成为迫在眉睫的大事。本论述通过对现行档案管理工作体制和现状的深入分析，从创新发展的角度出发，阐述了信息化环境中如何有效实现档案管理工作创新，以期能为加快档案管理改革进程、提高档案管理工作水平提供一定的参考借鉴作用和行之有效的方式途径。

1　　新时期创新档案管理工作的必要性

创新作为时代发展动力，对于推动改革、发展有着举足轻重的作用，档案管理工作也不例外。信息化技术的普及，对档案管理工作提出了更高要求，很多原有的管理制度、管理方式方法已经明显适应不了发展的需要和要求，为了进一步提高档案管理工作效率和综合服务水平，就迫切需要对其进行不断创新。

2　　创新服务理念

档案管理同其他有形商品一样，也需要满足不同消费者的需求。时代在进步，不断发展的信息化赋予档案管理很多新的意义，也越来越偏向于服务。因此，为满足客户对档案管理的不同需求，档案管理部门也需要在日常的管理过程中进一步更新服务理念，推动档案事业更好更快发展。

一是档案管理人员在管理工程中要不断提升自身和部门的创新能力；二是管理人员要切实增强服务意识，为消费者提供更好的档案服务；三是档案管理部门应当适时建设满足信息化时代下的创新人才队伍，使相关档案管理人员不仅要具备足够的理论知识，也要不断学习和掌握新时代信息化管理手段，同时积极总结管理工作经验，为团队整体发展提供坚实的软实力保障。这样就可以最大化实现档案材料在信息时代的使用价值。

3　　创新管理方式

3.1建立网页版档案

为方便档案检索、提高管理效率，目前，我国许多单位都已经开始利用互联网开展网上服务，这种方式已经逐渐成为社会和单位档案管理的一种重要形式。档案管理部门通过进行单位内部局域网档案管理，将档案统一集中制作为网页，将各种有用信息积极促织，利用互联网的便利性，将档案管理系统与企事业单位网站相连接，实现单位信息的网上检索，在为档案使用者提供更好服务的同时，也为档案管理者提供了便利。在进行档案工作时，要以网页或网站为基础，利用互联网的优势尽快建立完善档案信息及电子文件全文数据库，利用网站对电子文件实施管理与利用，进而实现档案信息的数据化、数字化、自动化、法制化和规范化。比如，建立好档案数据库以后，档案管理部门在网页输入目录管理数据就能进行档案的增加和修改，而档案用户也可以在网上数据库公开部分查询档案目录和档案信息，方便了用户的查询与检索；同时，档案管理部门可加强与宣传部门的相互协作，将单位内部各项工作、活动开展录像制作为数字档案，建立视频档案，这样不仅可以方便宣传部门的宣传，也可以方便各部门之间的协调衔接和交互配合，推动单位整体工作更加高效开展。

3.2建立档案管理中心

档案管理部门应当与其他企事业单位的信息管理部门之间加强沟通联系，建立综合性电子档案管理中心，将该中心设在企事业单位档案馆（室），进而将两部分合成一个整体，作为企事业单位的共同信息资源库，将极大的方便各种不同的信息的整合与利用。此档案管理中心可以集中管理不同网页或者网站内的单位电子文件，在内部实行资源共享，及时增加、修改档案；对外实行限制性的档案查询和利用，从而实现整个电子信息的资源共享。这种管理方式具有档案涉及面广、内容全面丰富、利用率高、使用方便等诸多优点。

3.3电子档案的自动处理

与传统的纸质档案不同，电子档案可通过在各个电脑单机上的下载和上传，轻松实现档案文件、资料的收集、管理和处理工作，越来越受到档案管理部门的青睐。因此，档案管理部门应尽快改变传统的档案管理模式，在建立起数据库档案以后，及时在数据库网页上建立数据上传工作窗口，这样可以第一时间收集到数据并对数据进行预处理，然后传到数据库中从而实现档案的归档工作。完成归档以后，档案部门管理人员应当及时对从终端收集到的信息进行归纳整理，在网页上编制相应的专题，并提供数据查询服务。不难看出，电子档案在极大的方便使用者通过网络实现快速检索查找的同时，也可以实现档案管理部门与使用者之间进行信息交流，为档案管理部门与服务对象提供便捷的互动共享和资讯服务。

4　　拓展档案服务领域

4.1信息服务社会化

信息化的进步推动了社会的进步，在这个过程中，档案管理的服务面也逐渐扩大，由原来的单一对象服务逐步趋于社会化。这个转变的发生，是由于在社会化进程中，特别是在信息社会化的过程中，科学技术的发展也促使信息变得越来越复杂多样，人们对各类信息的需求也与日俱增。在此情况下，如果依然使用之前传统的档案管理方式，必将出现信息处理不及时、不高效等问题，因而电子化、信息化服务已经成为现代社会档案管理的必然趋势和又一重要功能，信息服务的社会化将进一步强化和拓展，这也必将为电子档案管理的深入发展提供了更为广阔的空间和更加强大的推力。

4.2档案管理产业化

随着信息化社会的不断发展，档案信息已经不再是简单的信息，档案管理人员也不再是单纯的保管员，信息化的进步已经成为一种财富，与之相应，档案人员已经成为档案信息财富的拥有者。信息资源在不断的被开发，档案管理人员的财富也在不断增值，从这个角度来看，档案馆（室）也不再是单纯的信息存储机构，逐步演化成一个集信息收藏、管理、共享和交流于一体的综合中心，一个不断扩大的财富网。在信息时代，档案管理改革创新的大方向理应是信息化道路，信息化进程也要求档案管理信息服务要趋于产业化，对档案信息进行收集、处理、存储、检索和服务，形成一条产业化实体道路。而对于档案信息的开发而言，我们应当树立起服务意识和产业意识，将经济建设作为活动主场，全力出击，为产业链服务提供全新的理论支撑。比如：开发新的科技信息，给企业带来新的技术产品，帮助他们建立自己的数据库；开发经济信息，帮助企业建立新的产业结构，调整服务状态；开发新的市场信息，为企业提供更多的营销机会等，从各个角度帮助企业完成产业化。

4.3信息资源共享化

在传统档案管理过程当中，档案是相对独立的，没有形成一个统一的整体，而随着信息时代的来临和发展，信息总量在急剧增长、种类在日趋多元，任何部门都不可能将所有信息整合。因此，档案管理工作必须打破以前那种各部门各自为政的混乱局面，通过协同联动、整合资源、共同调节，建立起一个完整有序、高效运转的信息资源和档案管理体系，为最终实现一体化管理提供坚实的基础保障。各企业之间相互配合、共同努力，建立一个联合目录，从而实现资源共享和信息交流，这也是信息化进程的前提条件和核心内容。

5　　结束语

信息化的深入发展给档案管理带来了很多变化和诸多要求，也给信息化研究提出了新的挑战和希望，更是极大地丰富了我国现阶段的档案管理学术氛围，促使档案管理工作实现不断创新和发展。

目前，随着信息化进程的加快，各种网络的外环境诸如网路的搭建、网站的建立已经初步具备，与此同时，学校、政府、企业、学术网站之间的联系也在网络中不断融合，为形成统一的档案管理体系创造了必要条件，我们有理由相信，档案管理的信息化进程也将越来越顺利，档案管理也会越来越高效，越来越完备。

综上所述，档案管理创新发展的意义重大，信息化在带来了便利的同时，也给我们进一步实行信息化档案管理提出了新的挑战。为此，档案管理部门和人员必须以高度的责任感、使命感和紧迫感，与时俱进、多措并举，努力加快档案管理创新发展步伐，不断提高档案管理工作的整体水平。

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分类号：G270.7

文献标识码：A

DOI10.3969/j.issn.1672-6375.2016.06.004

收稿日期：2016-4-25

作者简介：付晓洲（1979-），男，汉族，甘肃张家川人，大学本科，助理档案馆员，主要从事档案管理工作。