高职院校教学档案管理工作存在的问题及对策

张宏亮

（洛阳职业技术学院，河南洛阳471000）

高职院校教学档案管理工作存在的问题及对策

张宏亮

（洛阳职业技术学院，河南洛阳471000）

以提升高职院校教学档案管理工作水平为出发点，简要介绍教学档案的基本价值、收集范围，并针对教学档案管理中存在的若干问题提出一些具体措施和建议。

高职院校；教学档案；管理工作

教学档案是各院校在教学管理、教学实践和教学研究过程中直接形成和积累的具有保存价值的重要资料，包括各种文字、图表、声像等不同形式的材料。高等职业院校的教学档案是教学活动和教学管理工作状态的真实记载，是教学研究的原始数据库，也是评判高职院校教学质量、教学管理水平的有力凭证，还可为决策提供重要参考依据。可见，档案是一种不可再生的珍贵资源，档案工作是一项功在当代、利在千秋的重要工作［1］。加强高职院校的教学档案管理，能够体现出教学档案的宝贵价值，激活教学档案中沉淀的丰富信息资源，提高教学档案的服务功能和发展能力［2］。

1　教学档案的基本价值及收集范围

1.1教学档案的基本价值

教学档案有两种基本价值：（1）历史凭证价值。教学档案是教学和管理活动的原始记录，真实可靠，具有法律效力；（2）情报信息价值（或参考价值）。教学档案中所储备的丰富信息可为各项工作提供借鉴和参考，更可以为重要决策提供依据。

1.2教学档案的收集范围

高职院校日常教学、管理、科研等工作中所产生的材料并不需要全部列入归档范围，而应根据其对今后的工作是否有价值进行筛选。教学档案的归档范围包括：（1）指导计划类。包括上级教育主管部门及院校下达的政策性、指导性文件及有关规定，还有教学大纲、教学计划、课表、课程进度表、教学日志等；（2）学籍管理类。包括学生基本信息表、学生名册、学生成绩单、学生奖惩情况、学生毕业论文和学位授予资料等；（3）教师业务类。包括教学改革进展情况、教学研究计划与总结、课题申请立项与结题、各种奖励及成果资料等；（4）过程监控类。包括课程成绩统计、听课评课记录、教学情况检查记录、教学反馈、课程教学总结、实习总结等资料；（5）教学资料类。包括自编教材、教学参考资料、实验指导书、习题集、试题库（试卷库）、试卷分析及各种多媒体资料等；（6）其他类。包括学生座谈会记录整理分析、毕业生跟踪调查、教学工作会议记录、教科研活动记录等。

2　教学档案管理工作中存在的主要问题

2.1档案管理工作理念落后

高职院校领导到教师及教学管理人员主要重视教学、管理和科研工作，认为档案管理不是主要工作，不能带来经济效益与社会效益，与教学科研相比无关紧要，能应付评估检查就行。一些教师及教学管理人员只注重做事、完成任务，认为资料的收集、整理与自己无关，致使有些事情已经做了且做得很好，却没有留下文字记录的痕迹，有关资料也无人收集和整理，有些教学档案记录“有头无尾，有始无终”，还有一些资料散落在个人手中。长期以来，教师及管理人员只重视收藏“红头文件”、有关证书，而忽视教学会议、教学活动、教材建设、教研与科研等过程的记录和有关资料的留存。

2.2教学档案管理制度不健全

高职院校的教学档案主要来源于日常教学和管理活动中所形成的文件和材料，其管理贯穿于日常教学和管理活动的各个环节［3］。由于院校一些部门级的档案管理制度及考核标准不健全，存在随意性和盲目性，致使部门档案管理的各个环节缺少清晰的工作流程和标准规范，如收集内容不清晰、标准不统一、归档时间和要求不具体等，加之平时积累不足，使档案归档情况参差不齐，如归档材料不齐全、不规范、不系统，甚至造成教学档案的遗失现象。

2.3资料收集缺少预见性

档案原始资料的收集具有较强的时效性，资料收集不齐全、不规范，档案质量必然受到影响。有些院系在教学活动进行之前没有明确的计划和设计，多是等教学活动结束后，才将现有的资料进行收集，整理时发现有些记录不详细（内容、数据漏填等），有些记录不一致（标准、格式不统一等），有些记录缺失（未记录、未留存、未拍照录像等），甚至还存在为迎接检查匆忙加班加点突击进行收集、补救工作的现象，使归档材料的原始性和真实性大打折扣。

2.4教学档案的利用率低

教学档案的信息可为教学改革及管理水平的提升提供大量有价值的原始数据和参考信息，但各院系的档案管理员做的多是保管员的工作，对档案资料的价值缺乏应有的鉴别能力，没有能力去提取这些信息，且他们投入到档案管理工作的时间和精力有限，难以对档案工作进行改进和创新，致使这些珍贵的资料长期闲置，没有充分发挥其功效。

3　提升教学档案管理水平的对策

3.1完善教学档案管理制度，增强档案意识

要根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，健全高职院校教学档案管理制度，规范教学档案收集、整理、归档、利用的规范化流程，积极推动教学档案的精细化管理，重点加强督查实施，严格落实考核和奖惩机制，不断提升教学档案的管理质量。首先，大力宣传教学档案的重要价值，通过列举一些鲜活的实例，使每位教师及管理人员认识到教学档案是具有潜在和现实作用的宝贵财富［4］；其次，让每位教师及管理人员形成主动收集、管理的意识，在完成工作的同时，及时进行记录和整理有关材料和数据，做到教学管理和档案管理同步进行；最后，定期加强监督检查，奖惩分明，更好地调动档案管理员的工作积极性，不断提升教学档案的质量和利用价值，实现档案管理工作从经验型管理向规范化、标准化、系统化管理的转变。

3.2建立档案管理网络体系，实行预见性管理

应结合院系实际，成立以主管领导、中层领导、档案管理员、档案收集员组成的教学档案管理网络体系，明确各层级档案管理责任人及岗位职责，落实档案管理责任制。档案主管部门应做好预见性管理，即在档案材料立卷归档前，明确归档范围，预先布置档案收集的内容、标准、要求及整理时间，制订有关教学培训、教学管理、教学活动等档案收集清单，按照统一编号、格式、记录要求等，对各层级档案管理员、档案收集员（包括教师等）进行培训，确保教学档案收集的及时性、完整性及系统性，并定期对提交的档案材料按照教学档案考核标准实施检查、验收，提高教学档案归档质量。

3.3建立档案资料收集-整理-归档-提取一体化的网络信息系统，提高工作效率

教学档案原始资料的收集是做好教学档案管理最基础的工作，没有原始资料收集的全面性、真实性和系统性，就没有教学档案的科学性和指导性［5］。各院系教学和教学管理工作既有连续性，又有很强的阶段性和周期性，因此，要逐步建立资料收集-整理-归档-提取一体化的网络信息系统，推行文档与数据一体化［6-7］、纸质档案与数字化档案统一管理［8］，不仅可避免重复劳动，提高工作效率，更可保证文档内容的完整性、数据结构的一致性、档案提取的简便性，充分发挥教学档案的价值，推进档案管理工作的规范化、科学化和现代化。

3.4加强档案管理部门与各院系的合作，提高档案的利用价值

档案管理部门、各院系档案管理员要有主动服务的意识和行动，密切关注各院系教学管理、教学、科研等发展动态，提前主动与相关人员沟通，明确他们的所需，及时提供教学档案资料，还可采取预约服务、上门服务、网络服务等方式，促进教学档案的流通性［9］。通过合作，让档案管理部门及各院系的档案管理员成为教学管理、教学、科研的参与者和合作者，让档案资料、档案管理者等从被遗忘的角落进入有关领导和教师的视线中。同时，必须重视档案管理人员的培养，采取定期培训和平时业务指导相结合的方式抓好业务培训和继续教育，着重提高他们的管理能力、创新能力［5］。

［1］魏欣.以法为宗知古今——航天档案工作者的培训心得［N］.中国航天报，2013-11-12.

［2］孟清兰.学院教学档案管理研究［J］.高等财经教育研究，2008（S1）：119-120.

［3］姚峰，范红辉.从教学评估透视院系教学档案建设与管理问题［J］.唐山学院学报，2009（5）：96-98.

［4］金芳，刘庆泉.论高校评估与二级学院教学档案管理［J］.辽宁经济职业技术学院，2008（1）：74.

［5］白雪.关于做好党校教学档案管理工作的思考和建议［J］.科技信息，2012（15）：261.

［6］刘芳，周晋阳.对高校教学档案管理工作的思考［J］.中共山西省委党校学报，2006（3）：69-71.

［7］杨佳音.高校教学档案管理中存在的问题及对策分析［J］.科学中国人，2016（8）：106.

［8］谷露.教学档案信息化管理研究［J］.亚太教育，2016（4）：180.

［9］潘海燕.现代高校教学档案管理模式探索［J］.江苏科技信息，2016（9）：11-12.

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1671-1246（2016）22-0040-03