办公自动化条件下电子文件的归档与管理探析

党景丽

（甘肃省科学技术情报研究所，甘肃 兰州 730000）

办公自动化条件下电子文件的归档与管理探析

党景丽

（甘肃省科学技术情报研究所，甘肃 兰州 730000）

本文分析了办公自动化与档案管理的关系，电子文件的定义与特性，并对办公自动化条件下电子文件归档存在的问题进行了剖析，提出了加强电子文件归档管理的对策。

办公自动化；电子文件；归档；管理

随着电子计算机技术的迅速发展及其在人类生产、工作、生活中的广泛应用，“电子文件”开始大量生产。办公自动化迅速在各行各业中普及，产生大量电子文件，如何管理和利用好这些电子文件，发挥其优势，提高工作效率，有着非常重要的意义。进入21世纪由于办公自动化的进一步发展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业。过去用纸墨、照像等形成和传递的政府机关公文以及图书、图纸、图形、图像、文献资料、商业信息等，都可以用电子计算机进行，由此而产生了电子公文、电子图书、电子图形图像、电子文献资料等，这就是电子文件。电子文件作为一种数字化信息，从其产生、处理、传递至整理、保管、利用等各环节都向档案界提出了一系列新课题。

1 办公自动化与档案管理

办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。以计算机为中心，采取一系列现代化的办公设备和网络通信技术，全面、迅速地收集、整理、存储和使用信息，是单位内部人员方便快捷地共享信息，提高办公效率。通过实现办公自动化可以优化现有的管理组织结构，调整管理机制，增强协同办公能力，强化决策的一致性，提高决策效能。

办公自动化产生了电子文件，从档案学的角度来看，档案管理是文书管理的后续阶段，办公自动化已可以准确记录从信息录入到信息保存的全过程，经过档案工作人员的整理核对，形成电子档案。办公自动化的发展决定着档案管理的发展方向，而档案管理也影响着办公自动化技术的发展，很多单位在选择办公自动化软件时都要考虑是否和本单位的档案管理系统对接。

2 电子文件的定义与特性

2.1 电子文件的定义

对于电子文件的定义有很多种，中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《电子文件管理暂行办法》（中办 国办 厅字【2009】39号）对电子文件的定义是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。所以，对电子文件的定义将会随着电子文件的发展逐步得到完善。

2.2 电子文件的特性

电子文件是适合于数字电子计算机操作、传递和处理的文件，它包括文字、表格、图像以及声音的信息，可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，并符合文件的定义要求。分析研究电子文件的特性，是为了理解这些特性是如何影响电子文件管理的，从而掌握管理电子的基本方法。电子文件的特性有如下八点：

1）电子文件的转换性。传统文件的内容主要是记录在纸张等载体上，使用的符号是字母或数字，记录信息是可以直接被人阅读的。电子文件产生或存储时，其信息需要从人们直接阅读的形式到机读二进制数字形式的传递和转换，而机读二进制数字形式的记录信息就构成了电子文件的基本内容。

2）电子文件载体的不确定性。传统文件的内容主要是记录在纸张等载体上，且内容不能分离，所以具有较高的可靠性和凭证性，而电子文件的内容是记录在高密的磁性载体上或光学材料上的，其内容信息常常可以从一种载体上分离出来，移动到另一种载体上。所以，电子文件载体的不确定性提出如何保证文件的凭证性、可靠性和完整性的管理要求。

3）电子文件结构的二重性。电子文件既具有物理结构又有逻辑结构。物理结构也称存储结构，是指电子文件信息在存储载体上的存放方式，即电子文件信息在载体上的分布与位置情况。逻辑结构则是电子文件信息的自身结构，如文件中文字的排列、章节的构成、各页的先后顺序等。电子文件结构的两重性要求保管电子文件时，逻辑结构的编码规则必须在需要时能够提供。

4）电子文件背景的不完整性。由于电子文件缺少传统文件那些有助于建立文件与其职能活动和行政管理活动联系的某些要素，电子文件的形成、运作、传递和处理过程都是在电子计算机上进行，也就是体现行政办文的整个过程的背景信息不那么直接、详细和完整。所以，电子文件背景的不完整性对电子文件管理的要求，就是在管理电子文件时要管理其相应的元数据。

5）电子文件信息的易逝性。大多数计算机系统随着技术的迅速发展，在相当短的时间内还会不管硬件还是软件及操作系统，其更新换代的速度都是相当的快，这就必然导致电子文件丢失、读不出来等问题的存在，这就是电子文件的易逝性。电子文件信息的这种易逝性要求保管电子文件时，需要根据设备、技术的发展情况及时将电子文件移到新的技术平台上，或将其转换成新系统的格式，以便于保存和利用。

6）电子文件对设备的依赖性。电子文件的形成和各种处理均是在计算机等相关设备的支持下完成，离开这些设备，电子文件既看不见也摸不着，这就是电子文件对设备的依赖性。不同软、硬件环境形成的电子文件载体，有时难以互换。

7）电子文件载体的非直读性。电子文件的非直读性体现在很多方面。此外载体上的信息记录密度极大，载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读取其内容。种种因素决定了电子文件载体的非直读性。

8）电子文件对元数据和背景信息的依赖性。电子文件的运作往往是在网络上进行的，操作者互不见面，体现行政背景关系的信息可能存放在其他地方，就可能给电子文件的运作和归档带来困难。

3 电子文件的独特作用

作为高科技产物，电子文件除具有传统文件的作用外，还具有许多独有的作用，归纳起来主要是：

1）改变办公方式，提高办公效率。随着计算机网络、通信、多媒体等技术的迅速发展和广泛应用，使得“办公”远远超出了办公桌的范围，利用现代化技术可以在网络上进行文件的制作、传递、处理和归档，实现办公的自动化和信息化。所以，电子文件不仅仅使文件的存在方式发生了根本变化，更重要的是从根本上改变了办公的方式，引起了办公方式的一场革命。

2）促进文件一体化的实现。利用计算机网络可以对电子文件从生成到归档进行一系列操作，统筹安排文件处理工作与档案工作，大量减少重复作业和滞后作业，使二者在网络系统中实现无缝对接，从而实现文件的一次输入和多次多途径的输出，达到文件与档案资源的优化管理和最佳利用效果，使文件工作和档案工作成为一个有机的完整体系，从而实现真正意义上的文档一体化管理。

3）集成多元化信息。运用多媒体技术，可以将图、文、声合成在一个电子文件之中，真实地保存和再现历史演变的原貌。

4）实现高度的信息共享。电子文件在生成和处理的过程中，可以借助计算机的高速处理信息能力，通过多途径实现快速检索，可以实现全文检索和远程检索；借助计算机网络可以使不同地点的人员同步协作，也可以使电子文件的利用者不受时空、孤本和人数的限制，实现多角度、全方位的高度信息共享。可以说，这是计算机网络的最大优势。

4 电子文件归档过程中存在的问题

4.1 电子文件的收集

电子文件的特性和表现的功能不同于纸质文件，因此它的收集积累方法和要求也不同于纸质文件。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但如果对正式的纸质文件及其定稿则应进行收集。对于起辅助作用或正式作用的电子文件，则应及时收集积累，并与其相应的纸质文件建立标识关系，尤其是对“无纸化”系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要时，应在收集积累过程中，制成硬拷贝或缩微品，以防止系统发生意外情况时文件丢失。

4.2 文件归档缺乏整合。

不同单位的电子公文系统和办公自动化系统在版本和格式上都有差别，其适用性往往得不到保证，一个单位的电子文件传输到另一个单位之后有可能因为硬件和软件的问题无法正常打开。因此，在工作流指导下形成的电子文件需要各单位进行有效的整合，以保证文件的完整性、适用性和可靠性。

4.3 对电子文件归档不够重视。

电子档案管理应当遵循档案收集、整理、保管、利用、鉴定、统计等管理原则。但它与纸质等载体档案有很大区别，它的记录形式是数字化系列。各地区、各单位应提高对电子文件和电子档案重要性的认识，加强电子文件和电子档案工作的领导，将电子文件和电子档案的管理纳入本地区、本单位的信息化建设规划。只有如此，才能达到既加强电子文件及电子档案管理的必要性，又不会放松对纸质等载体档案的管理，充分开发各类档案信息资源为社会服务，使档案事业在电子时代继续得到全面发展。

4.4 电子文件管理系统的应用存在缺陷。

电子文件管理系统是电子管理的重要工具，但电子文件管理系统并没有统一的规划标准，不同地区的统一管理和区域性的数据共享；另一方面，因为软件端口模块设计不一，目前电子文件管理系统更多地只能以单机版为主，以满足衔接的接口和网络扩展模块。随着档案信息化的深入，越来越多的文件和数据需要通过网络来传输和管理，若只是把原有手写工作转变为简单的电脑输入，并不能满足电子文件自动化与智能化的管理要求。

5 加强电子文件归档管理的对策

1）加强对电子文件的组织领导，建立健全电子文件的归档制度。各级文献（档案）管理部门应根据自身情况，技术环境制定电子文件归档的规章制度，标准和内容，并按照《电子文件归档》要求，制定符合本单位实际情况的分类方案，电子文件的归档应严格按归档工作程序和步骤，实行文件集中统一管理，有效地保证归档电子文件的真实性、公正性和有效性。

2）提高各部门之间的协同能力。实行办公自动化后，各个部门在文件处理和档案管理方面应形成一个连续的过程。在办公自动化条件下，工作流可以引申出不同种类不同格式的电子文件。如果部门之间不加协调和沟通，很容易出现“信息孤岛”的现象。因此，必须由计算机和信息管理部门牵头，使其成为电子文件信息的集散点，由他们主要负责电子文件的归档。同时，无论归档的方法和途径如何，电子文件都必须按照统一的格式进行编目整理再传递给档案部门。档案部门则必须寻求信息管理部门的帮助，定期对磁盘和光盘进行检查，以保证电子文件载体的安全和有效。

3）实现文档一体化管理。所谓文档一体化管理，是将原纸质文件归档管理系统中的“后控制”手段提到了文件处理的前端，主张在电子文件形成前采取行动，以保证其归档质量，即将传统理论对实体对象的关注，转变成对文件、文件形成者记忆过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。这样实行的结果，就使文件管理工作与档案管理工作真正融为一体。

4）建立电子文件归档管理的质量体系。建立电子文件归档管理的质量体系是文书档案现代化管理的重要内容。主要包括：（1）加强档案载体的保护。对档案载体有效保护关系到文书档案的完整性与长效性。一般情况下，电子档案是以脱机方式存储在磁、光介质上，所以，要建立一个适合于磁、光介质保存的环境，存放载体的柜、架及库房应达到的有关标准的要求。（2）保障电子文件的可读性。如在收集范围中，除了反映工作生活的记录外，还必须包括记录的支持软件；在收集要求中，除了对信息内容方面的要求外，还包括对信息格式方面的要求；在鉴定工作时，除了对其内容进行价值分析外，也要对可读性进行分析等。（3）保障电子文件的可靠性。由于电子文件易于修改并可不留痕迹、文件的签署以及进入网络后信息的控制需要专门的技术等原因，人们对电子文件的证据性、可靠性尚存有很大疑虑。确保归档文件的真实有效，还要注意在整理、鉴定、复制、调阅等各个环节遵守操作规程，建立必要的备份，以防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。

5）提高档案管理人员业务素质。实现档案管理与办公自动化一体后，由于档案载体多样化、管理方式现代化，对档案管理人员的综合素质提出了更高要求，在办公自动化的大环境下，不仅要加强档案专业知识和计算机技术的学习，还应尽快改变知识结构，努力学习新技术，掌握新知识，提高档案管理水平，只有这样才能更好地适应现代化的档案管理工作。

纵观全局，在电子时代，要使人类活动的真实记录保存下来，我们应认真研究电子文件的特性，及时总结出电子文件管理的原则，电子文件的归档管理；从而使人类活动的真实历史记录在电子时代得以继续，这也是我们全体档案工作者应尽的职责。

[1] 王晶.杨思炜.办公自动化与档案管理[J].中国管理信息化，2015（9）.

[2] 王燕.档案管理的办公自动化初探[J].三门峡职业技术学院学报，2012（2）.

[3] 刘丽.浅析办公自动化条件下电子文件的归档管理[J].兰台世界，2015（4）.

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