关于高校科研管理信息化的一些思考*

文/张鑫 江海

关于高校科研管理信息化的一些思考*

文/张鑫 江海

2015年7月，国务院印发了《关于积极推进“互联网+”行动的指导意见》。2015年10月29日，中国共产党第十八届中央委员会第五次全体会议指出：实施网络强国战略，实施“互联网+”行动计划，发展分享经济，实施国家大数据战略。互联网的应用可以大幅提高工作效率，规范工作流程，降低管理成本。科研管理工作任务繁重，高效、易用的科研信息化管理系统，对科研管理工作起到至关重要的作用。

今年来，科研项目的数量和经费数不断增长，以华南理工大学为例，由2006年的不到3.5亿元到2015年超13亿元，十年间经费增长近4倍，各高校科研管理人员并没有大量增加，繁重的科研管理工作，只能通过提高工作效率来解决，但科研管理系统的更新换代一直比较滞后，如何完善科研管理系统，加强科研管理信息化，跟上时代的步伐，是值得思考、且不得不做的事情。

1　高校现有科研管理信息化的现状

目前，高校的科研管理系统逐渐由客户端/服务器模式（Client/Server，简写C/S）过渡到浏览器/服务器模式（Browser/Server，简写B/S）。C/S模式需安装特定的客户端与数据库连接操作，此类系统具有封闭的特点，难以与其它系统实现信息交换，但同时具有高效、安全的特点。高等学校的各个职能部门，为了做好归口业务的信息化管理工作，已经逐渐建立了对应的信息管理系统，但系统彼此间相对独立，系统间存在的许多交叉信息并未实现共享。在互联网高速发展的过程中，实现科研、财务、人事管理等信息互通共享的数字化办公是必然趋势，在统一身份认证系统的基础上建立标准化的教学、科研、管理、公共服务数字化环境体系来开展各种网络业务。B/S模式只需登录浏览器即可操作，具有易于维护、升级方便、易于交互操作等特点，更适应当前互联网发展趋势，很多高校也逐渐升级为B/S模式的科研管理系统。

近些年，科研管理信息系统主要基于WEB进行开发，模块化设计，并根据用户需求进行深度定制。科研管理信息系统已经变得非常复杂、庞大，在功能模块上主要有项目管理、经费管理、成果管理、科研机构管理、科研人员管理、科研考核奖励管理、统计分析、权限管理等功能。其中最为复杂的属项目管理及经费管理模块，由于高校承担各级科技主管部门和企事业单位的项目管理政策有差异，以及需要与学校各部门之间进行数据交换，在功能实现上是非常困难的一项任务。华南理工大学原有管理系统为C/S模式，而且使用有10年之久，已无法满足工作需要，华南理工大学近期对国内几家科研管理系统提供商进行对比后，委托一家单位新建科研管理系统，现已投入使用，现根据华南理工大学在科研管理系统建设过程中经验及遇到的问题进行探讨，供其他平台建设单位和使用单位借鉴和参考，加快科研管理信息化建设的步伐。

2　科研管理信息建设注意事项

2.1建设需求的提出

新建科研管理系统的主要实现目的是高效、便捷，更人性化的管理，新科研管理系统在功能上更加全面，信息更加丰富，但往往真正投入使用后并没有真正减轻工作量，操作更加繁琐，所以在前期需求提出时要注意把握几点总体思路：界面设计简洁易用，尽量保持原有操作习惯；功能模块界定清晰，精简不必要的功能；实现各部门间信息的互联互通，减少信息重复录入；减少审批审核环节，实现网上一站式办理；完善查询导出功能，方便统计；根据单位实际情况，设置合理的权限分工管理；保证系统数据的安全；全面征求各使用单位及人员的意见和建议。

华南理工大学在建设过程中为加快推进新系统的上线使用，采用分期建设的措施，前期建设保证在原有系统数据基础上的升级并稳定运行，集成到学校门户统一认证，加强对项目经费预算及使用管理，重点实现与财务数据的交互，在后期建设中将根据使用过程中发现的需求进一步建设。

2.2建设方案的设计与确定

此过程是非常重要的一个环节，应对系统的每一个功能模块、每一步环节及各模块间的功能联接进行细化讨论，并与各部门进行沟通，明确数据交换、操作流程等事项的可行性和实现途径，最需要注意以下几项内容：与单位门户网站对接，实现统一账号登录；服务器的托管事项，保证系统安全稳定运行；与财务、人事、网络等部门建立联系，实现数据交换及推送；实行各部门统一编号制度，方便数据对接；确定管理流程，明确各部门职责，并修订完善相关管理文件。

系统建设单位在整理需求后提出初步建设方案，初步方案基本上是建设单位根据已建成的系统进行初步修改而来，存在很多不适合华南理工大学实际情况的问题，方案必须经过学校财务部门、科技部门、人事部门、网络中心等多部门多次开会讨论，根据学校网络及其他部门情况，提出可行的修改意见，并进一步完善方案后进行系统建设。

2.3系统建设过程中的沟通与协调

在系统建设过程中需要专人负责，跟踪建设过程和进度，并确定其他各部门的负责联系人及系统管理人员，保证建立顺畅的沟通渠道，保证及时沟通及时发现问题，此过程中需重点沟通的问题有：权限的控制分配，减少部门间业务交叉重复，保证工作流程顺畅；项目来款的认领，如何保证准确认领项目经费，防止错领发生；项目预算控制的实现，项目预算科目与财务科目的对应，及数据的推送；人事信息的获取及科研考核功能的实现。

华南理工大学在系统建设中最主要的问题是与财务数据的对接问题，主要问题有预算科目如何与财务科目的对应，以及如何保证财务数据安全。在预算科目对应方面经华南理工大学多次沟通，最终采用根据不同项目类别制定预算模板的方式系统后台与财务科目对应；在保证财务数据安全方面，采用财务信息推送到中间库，由财务系统主动抓取的方式。

2.4系统建成后的测试与培训

系统初步建成后会有非常多的细节问题，需制定详细的测试方案，先进行内部测试，建立各级测试账号，指定不同系统角色的人员进行测试，在测试使用过程中不断改进完善，测试过程中需要注意以下一些问题：与设计方案的一致性；系统兼容性问题、系统稳定性、系统的易用性；原系统数据导入后的完整性；部门间数据交互功能的实现等，内部测试后扩大使用人员范围进一步征求意见并完善。正式投入使用前需制作详尽的系统使用说明材料，对经常使用该系统的管理人员及使用人员进行培训。

在此阶段，华南理工大学主要的一些问题有：查询功能不完善；批量录入难以实现；操作繁琐需在不同模块间切换等。

2.5系统功能的进一步完善

系统上线后，使用人员会有大量的使用上的问题及建议，需专人负责解答及问题和建议收集，汇总整理后对问题进行研究，针对合理并可操作的建议对系统进行改进，对系统信息进一步完善，优化与邮件系统、短信系统的对接及系统筛选、查询、统计功能。

在对全校老师开放使用后，由于项目信息的填报不完整，因此产生了大量的二次工作量，华南理工大学通过明确系统的必填选项，保证在项目立项等相关录入过程中的完整和规范性。

3　科研管理信息系统的展望

现主要的的科研管理系统基于web开发，对不同浏览器的兼容性不是很好，有待进一步优化，同时在现在移动互联网大力发展的背景下，对移动设备的兼容性，及移动设备app的开发是未来发展的趋势。

3.1移动设备客户端程序的开发

随着移动通信技术的发展，手机的硬件运行速度、移动网络速度大幅提高，手机已经逐渐替代部分电脑的功能，成为人们的主要上网和信息获取工具，在这一背景下，建设移动科研管理系统将成为未来的发展方向。通过手机等移动设备方便灵活地办理科研业务，推送信息给科研人员等，将更加便捷高效。

3.2基于微信等平台的服务功能

微信公众号服务模式在商业、政务、公共服务等领域已得到普及应用，由客户申请接入的移动公众服务平台，客户无需进行重新开发，便能利用微信公众平台提供的如即时信息推送、界面个性化管理、Web2. 0等服务；只要利用该服务平台中提供的高级接口，便可将已有的传统服务移植到公众服务平台中来。

广东省科技计划项目“高校高层次科技创新创业人才服务基地建设”（2014A070712005）

张鑫（1981-），男，研究实习员，硕士研究生，任职于华南理工大学科技处，从事科技管理工作；江海（1971-），男，副研究员，硕士研究生，任职于华南理工大学科技处，从事科技管理工作。