石津灌区综合档案应用效果分析及建议

□叶坦 李素粉

石津灌区综合档案应用效果分析及建议

□叶坦 李素粉

石津灌区在1991年成立综合档案室，1998年晋升为科技事业单位国家“二级”档案管理标准，室存档案5000多卷，档案种类达到包括科技、文书、会计、声像等8类。初步实行信息化管理，建立了案卷级数据库2463条，文件级数据库1.3万条。16年来，查阅档案突破2000人次，调卷10000卷次。每年平均有125人次查阅档案625卷次。不仅为灌区各项工作发挥了极大的作用，而且还为水文等其他科研项目提供了重要的原始资料。

1.石津灌区利用综合档案取得的效益

1.1 维护灌区土地资源方面发挥档案的凭证作用

1992年灌区开展了渠道工程确权划界工作，依法办理土地使用证。由于沿渠村庄多，涉及老百姓利益多，工作难度较大，这时，综合档案室提供了大量的土地退赔资料、地契、协议等原始凭证，使得沿渠一些单位和个人不得不把国有土地让出，工程占地和管理用地顺利取得国有土地使用证，有效保障了工程设施和管理设施的安全运行。

1.2 解决水事纠纷和民事纠纷方面发挥档案的凭证作用

据统计，近年来，穿跨或紧邻石津灌区各级渠系修桥、架线、埋管等工程项目达到287期，由此引起灌溉渠道安全运行和灌溉季节引起的人员溺水伤亡事件时有发生，我局充分利用既有档案资料，为解决纠纷提供依据。如位于石津总干渠田家村处的石家庄市长安甲龟养殖场，1996年遭受特大洪水，损失严重，状告我单位没有履行渠道管理责任，赔偿经济损失，于是，档案室提供了50年代末石津灌区扩建的有关资料，证明此事与工程本身和工程管理无关。

1.3 在灌区各级渠系上维修、改（扩）建、新建建筑物工程发挥档案的参考作用

灌区续建配套项目规划、可行性研究报告等的编制、实施均需要灌溉管理、水工基建等原始档案作为依据。灌区水电站等项目的建设，需要水文系列数据、站址上下游处的渠道设计数据以及地质钻探试验等资料作参考进行计算，最终完成设计。

1.4 在宣传灌区、提高灌区知名度方面发挥作用

利用档案资料制作完成了灌区《艰苦创业史》展板和灌区视频片，很好的宣传了灌区的历史，彰显了灌区的正能量，激励了一代又一代灌区人。

2.石津灌区综合档案查阅应用方面存在的问题

2.1 档案资料收集不够齐全完整，整理鉴定不够规范

由于灌区点多面广渠线长，业务活动繁多，形成的档案复杂，一些非红头文件和非纸质载体档案资料极容易遗漏，其原件和复制品很难鉴定，分类方案和排列编目不太规范，案卷题名和卷内文件目录标注欠规范，即不能全部反映卷内文件的真正内容和存放位置，影响了检索调卷的速度。

2.2 档案利用登记制度不完善

由于缺少严格规范的借阅登记制度，使得档案借阅过程中只借不记，不及时归还等现象普遍存在，给档案安全造成一定隐患，同时借阅者没有系统登记，造成档案利用效果无法统计。

2.3 档案检索工具实用性、针对性存在一定差距

一是档案检索种类单一，查找线索较少。二是利用者不熟悉检索工具，无法说出具体的检索词，造成查准率、查全率降低。三是档案管理部门不了解单位正在进行的工程项目，检索种类针对性欠缺，往往是等到用时才知道查阅情况，影响了检索速度。

2.4 档案资料的日常保护措施不够

一是灌区档案室处于一楼阴面，夏季潮热，库房的温湿度达不到要求，影响了档案材料的耐久性。二是档案室兼做借阅整理室，人员进出频繁，达不到防尘要求。

3.石津灌区综合档案应用方面采取的各项措施

3.1 以年度立卷为基础，加强档案资源建设

完善档案管理各项制度，制定切实可行的奖惩措施，约束非纸质载体的档案资料和总结、计划、涉外工程协议等非红头资料的收集工作；严格按照档案分类方案和保管期限表对号入座，规范整理和系统编目，确保各种载体档案资料真实齐全，随时应用。

3.2 完善档案借阅利用制度，做好档案的借阅登记

在档案借阅过程中履行完备的借阅、复印手续，填写借阅登记表，主动反馈利用效果。确保档案及时、完整的归还并履行保密责任。

3.3 充分发挥不同的检索工具的效用，提升查全率、查准率

一是编制完善档案全宗介绍。案卷目录和卷内文件目录等手工检索工具。介绍灌区档案种类、内容以及查阅方法，提升灌区方方面面对档案的重视，使得应用者查阅档案有的放矢。

二是加快档案的信息化建设步伐。结合灌区正在进行的信息化试点项目，充分发挥现有档案管理软件的作用，逐步完成室藏永久档案的全文数据库建设；着手数码照片和录音录像等多媒体数据库建设，尽快发挥机读目录检索工具查全率和查准率高的优势。

三是采用手工目录和机读目录联合使用的档案信息检索系统。用于查阅信息量较模糊的档案资料，起到快速调卷的目的，满足各种利用者。

3.4 加强档案的保护措施

做好档案库房管理，实现防火、防盗等“八防”措施；对库房的温湿度进行长期检测、统计，根据检测结果，保证库房随时随地控制在最适宜的温湿度范围内，延长档案材料的使用寿命；增设档案整理和借阅室，保证库房清洁和安全；对灌区形成的年代久远的利用频繁的重要工程档案，复制供查阅应用，保护档案原件。□

2015-12-15

叶坦，女，汉族，河北省石津灌区管理局，高级经济师。

李素粉，女，汉族，河北省石津灌区管理局，高级工程师。