信息时代高职院校档案管理新途径

张艳

【摘要】 高职院校的档案管理工作是社会档案管理的重要组成元素，可以帮助高职院校更好的适应社会发展，是保证档案完整性的必然需求，可以满足档案开发的需求。信息时代下高职院校做好档案管理工作，就要做好网络建设工作，加强档案人员的培训，积极利用档案资源。

【关键词】 信息时代 高职院校 档案管理

档案管理属于高职院校管理工作的重要内容，也是评估高职院校人才培养水平的重要标志。因此，在当前的信息化时代，做好高职院校档案管理工作以充分发挥出档案的价值，对于提升高职院校的教学质量有着积极的效果。如果从社会整体来看，档案管理工作也是现代社会不可或缺的一个部分，高职院校的档案管理工作是社会档案管理的重要组成元素，为了促进高校院校档案管理工作朝着规范、科学的方向发展，必须要做好档案信息化建设工作。

一、信息时代对于高职院校档案管理工作的影响分析

信息时代的到来，为高职院校的档案管理工作带来了更多的机遇，促进档案管理工作的规范性和先进性，具体的讲，实现高职院校档案管理信息化的意义在于：

1.1可以帮助高职院校更好的适应社会发展

开展高职教育工作的主要目的就是为社会培养出一线技能人才，在社会的发展之下，各个企业对于技能型人才也提出了更高的要求，为了满足企业需求，国家也不断增加相关的投入，高职院校的建校规模得到了有效的发展。高职院校的职业教育规模得到了显著的扩大，对于档案信息也提出了更为严格的要求。在这一背景下，传统档案管理模式已经无法满足高职院校的发展需求了，利用信息技术提升档案管理水平可以为高职院校的发展提供良好的资源支持。

1.2是保证档案完整性的必然需求

对于高职院校而言，档案资料包括科研档案、学生档案、人事管理档案等，是学校在发展过程中的宝贵资源，对于高职院校各项工作的开展有着重大的参考价值。在传统工作模式下，有相当一部分的档案采用纸质模式来保存，不仅占据较大的空间，也很容易出现老化、磨损和丢失问题。如果采用信息化档案即提升了档案工作的效率，还可以有效保障档案资源的完整性。

1.3可以满足档案开发的需求

传统档案管理模式工作的重点是档案收集和档案保管，并不关注档案的开发和利用，以往的档案资料在归档之后，很少进行二次利用，且查找起来也是十分麻烦的，难以实现资源共享，更加无法充分发挥出档案资源的重要价值。尤其是人事档案，这些档案关系着人事任免、考核评定等重要工作，如果全部依靠人工进行查找，不仅容易出错，也增加了工作人员的工作压力。在信息化时代下，可以将多元化的信息技术应用在档案管理中，建立起完善的档案信息资源库，这就可以在短时间内检索出需要的信息，有效提高了档案管理工作的效率。

二、高职院校档案管理工作中的常见问题

近年来，各个高职院校开始借鉴高校的档案管理经验，档案管理工作也开始朝着制度化和规范化的趋势发展，但是依然还存在一些问题，这表现在几个方面：

2.1信息化设备不健全

在科技水平的发展之下，各个高职院校中开始普及电脑等设备，但是，档案部门的设备却未跟上时代的发展速度，部分高职院校依然是采用人工法来归纳档案，在人为因素的影响下，很容易出现失误，影响档案信息管理工作的系统性。

2.2管理人员水平参差不齐

很多高职院校不重视档案工作，没有严格的把好招聘关，致使档案管理人员综合水平参差不齐，还有部分高职院校为了留住人才，会安排他们的子女、配偶到学校的档案部门，由于这些人员未接受过系统的培训，专业知识不全，也不了解档案管理工作的意义。

2.3服务观念落后

通常情况下，档案管理部门与其他部门的沟通联系很少，高职院校的档案管理部门非常的封闭，与其他部门之间的沟通严重不足，档案管理人员思想保守、陈旧，不注重创新，这显然是不符合现代社会发展要求的。如果缺乏必备的应变能力，是无法真正为档案使用者提供支持的。

2.4档案管理制度不完善

由于部分高职院校办学规模较小，管理模式落后，信息技术的使用状况不佳，一直都采用传统的档案管理方式，既没有专业的先进设备管理档案，又没有针对档案管理工作而针对性的制定出完善的管理制度，对于档案管理的质量也没有进行特别的规范要求，致使档案信息化管理工作的开展困难重重。

三、信息时代高职院校档案管理新途径

在信息时代，各个高职院校需要改变自身传统的思想观念，建立起现代化的管理理念，紧紧抓住信息时代的发展步伐，积极应用各类现代化信息技术来提升档案管理工作的效果，这可以采用如下的措施：

3.1做好网络建设工作

网络建设是高职档案全面实施信息化的基础，也是实现高职院校档案管理信息化的第一步，应该加以足够的重视。在传统的档案管理模式中，对于档案信息技术和设备的要求并不高，但是在信息时代，这种要求就完全不同了。种种实践显示，在信息时代，档案管理工作也变得更加繁琐与复杂，需要借助专业的网络信息平台才能够顺利开展，这种平台包括硬件、软件两个方面，如电脑、扫描仪、应用软件等等，只有配备好足够的设备和软件，才能够合理的保管、利用和开发档案信息。鉴于此，各个高职院校需要增加资金投入，在档案部门增添必备的设备，建设校园网站与档案信息平台，让档案资源可以发挥出其应用的价值。

3.2加强档案人员的培训

高职院校档案工作人员的综合素质水平直接影响着档案工作的顺利开展，目前，很多高职院校的档案工作人员都不是科班出身，对于档案管理知识缺乏系统、全面的了解，不知道应该怎样的开发与管理档案，这显然是无法提升档案管理水平的。在信息化时代，档案人员不仅要掌握必备的专业知识，还要有良好的职业素养和政治素养，因此，学校必须要加强对档案工作人员的培训和教育，提升他们的信息化意识，让他们掌握扎实的档案基础知识，提升档案工作人员的管理水平。

3.3积极利用档案资源

在信息化背景下，高职院校需要重视档案资源的利用和开发，让档案资源可以在人事管理、教学管理上发挥出更大的作用。在条件许可的情况下，可以建立起专门的档案管理网站来开发档案资源，并以此为基础开展不同类型的服务，还要及时将纸质档案转化为电子版，在网站中保存，这样，档案信息资源的利用就不会受到外界因素的影响。此外，高职院校还需要制定出办公自动化管理系统，促进档案管理工作的信息化发展，加强与其他高职院校之间的合作和交流，实现档案信息资源的共享，加强信息的共享和交换，充分发挥出每一类型档案的利用价值。

此外，在信息化时代，高职院校档案资源的变化速度是非常快的，因此，档案人员需要及时的更新和维护档案，准确、完整的录入各类数据，重视后续的档案更新和维护，让档案工作真正的为高职院校的发展来服务。

四、结语

综上所述，我国高职院校档案古管理为促进高职院校不断发展提供了重要资源，应将其纳入学校整体发展规划中来，促进档案工作建设与学校其他工作协调发展。高职院校作为培养高技能型人才的摇篮，保存了大量、丰富的教育、教学、科研、管理等不同种类的馆藏档案，这些档案资源只有开发利用起来，才能体现其应有的价值。随着现代信息技术的广泛应用和普及，高职院校还要大力推动档案管理和服务模式的创新，更好地为实现人才培养目标和服务地方社会、经济发展服务。

参 考 文 献

[1]黄梦华.浅析信息时代高职院校档案管理工作创新[J].漯河职业技术学院学报.2012（06）

[2]于淼.对高职院校档案管理工作几点思考[J].辽宁师专学报（社会科学版）.2010（03）

[3]赵俊玲.论信息时代高职院校档案的有效服务[J].人力资源管理.2015（05）