刍议新时期园林工程档案管理方法

韩宏甲

（太原市园林建筑设计研究院，太原030000）

刍议新时期园林工程档案管理方法

韩宏甲

（太原市园林建筑设计研究院，太原030000）

园林工程档案是指按照档案分类原则整理形成的园林建设工程施工过程中的各类信息记录。园林工程档案对工程的施工与其建成完工的验收工作有直接关系，并控制工程质量达到预期效果。论文分析了当前园林工程档案管理中存在的问题。【Abstract】Garden engineering archives refer to the information records in the garden construction process formed in accordance with the archive classification principles.Gardenen gineering archives are directly related to the construction of the project and the acceptance of the completed projects,and they control the expected effects of the project quality.The paper analyzes the problems in the management of garden engineering archives.

园林工程；档案管理；策略

【DOI】10.13616/j.cnki.gcjsysj.2016.09.072

1 园林工程档案的含义

园林工程档案是指按照档案分类原则整理形成的园林建设工程施工过程中的各类信息记录。一般包括园林工程建设过程形成的文件资料、施工资料、设计图纸及影像资料等。园林工程档案真实反映施工实际情况和工程的施工质量，尤其是对隐蔽工程的检测具有唯一性和不可替代性[1]。另外，园林工程档案作为园林工程的基础资料，不仅是用户使用园林产品的“说明书”，而且还是工程质量问题、造价争议的仲裁、诉讼证据。

2 园林工程档案管理的意义

园林工程档案是工程竣工验收的重要依据，没有合格的工程档案资料就不可能顺利地通过工程竣工验收，更不可能交付使用。园林工程档案可为工程的检查、维护、改造、扩建提供可靠依据。在对园林工程进行改造时，原始设计文件可以帮助统一园林绿化景观工程的主题思想，达到更佳的设计效果。园林工程档案中各级政府机关和具体管理部门的批复文件，是园林工程具有合法性的重要证据[2]。园林工程档案资料的完整也是建设单位和施工单位对园林工程后期管理养护的重要依据。此外，园林行业主管部门可以根据园林工程档案资料的有关指标，对绿地破坏行为进行计量计费。

3 当前园林工程档案管理中存在的不足

3.1 园林工程档案管理制度不完善

在实际工作中，大多单位依赖以往的管理经验和做法，需要工作人员口头相授，工程档案的收集、整理、保管、利用等方面缺乏完整的科学管理制度。档案分类整理方面缺乏科学严谨的分类标准，往往换一次工作人员就变换一次标准，造成档案查找困难重重，严重影响了工作效率。在保管期限和保密制度方面几乎一片空白[3]，导致档案价值较低的资料越积越多和重要信息泄露。园林工程涉及专业较多，没有针对不同专业要求的归档范围制定相应标准，导致档案工作中遇到问题无法及时解决，影响档案管理工作的质量和效率。

3.2 工程档案管理人员专业素质参差不齐

档案管理工作不受重视，档案管理人员变动较频繁，存在工作交接不到位的问题，导致档案工作缺乏连续性，现任档案管理员因不明前任管理员的工作原则，就采用新的档案分类编号标准，影响了后期的查找利用，使档案管理工作出现割裂。由于当前档案学并非热门专业，相关人才极其缺乏，多数单位的档案员均非档案专业，档案管理的相关知识储备缺乏，且受教育程度也不一而足，继续学习能力有限，大多按部就班，缺乏创新性和主动性，管理思路严重滞后，同时也因缺乏必要的岗前培训，导致操作简单、管理粗放，对档案完整和信息安全都有一定程度的影响。

3.3 园林工程档案不规范、资料性差

归档文件应为原件，而在档案资料中经常会存有复印件；工程文件的实质内容及深度不能满足工程勘测、设计、施工等方面的规定、规范要求；工程档案文件书写用材不规范，造成园林工程档案资料保存时间不长的结果；工程文件应笔迹、图样清晰，图表整洁，具名、盖章手续完整，而往往竣工资料缺项很多，给园林工程档案资料造成法律性不强的结果；图纸应是蓝图，竣工图应是新蓝图，不能使用计算机出图的拷贝件等，参建单位不注意、无要求，造成竣工图纸资料白图较多[4]。立卷千变万化，没有按统一标准细化完善，归档使用的表格大小不一，造成园林工程档案资料杂乱无章的结果。

4 提高园林工程档案管理质量的策略

4.1 规范和完善园林工程档案管理制度

高度重视和加强园林工程档案资料的基本知识宣传和教育，对园林工程施工单位技术人员、管理人员、监理人员分期分批、有计划地进行档案基础知识和施工资料管理基本要求的专业培训，严格要求各工程项目部用规范化、标准化的方式规整资料，杜绝出现不规范、不严谨文件。同时，要求园林工程施工技术人员、监理人员、项目管理人员、档案管理人员都要熟知档案业务，确保园林工程档案资料准确、齐全、规范、真实、可靠。

4.2 加强工程档案管理和人才培训

制定规章明确资料收集范围，删减无价值工程资料，减少工作量。由于工程档案管理工作量大，人员经常不固定，在进行工作交接时一定要确保在规定时间内尽快完成交接，以防出现管理“真空”。科学严谨制定档案分类标准和编号细则，以便日后查找方便，并定期进行资料核查，防止档案资料丢失。同时，要抓好档案管理人才的培养工作，要真正提高档案管理工作人员的管理水平，摆脱以往经验式的工作方法，应该对工作人员进行新的信息技术手段普及，让档案管理更加科学，更加规范。

4.3 强化园林工程档案资料的真实完整

项目法人代表要从园林工程项目立项开始就对各阶段资料的收集、整理和归档工作进行监督指导，在管理中要注重对园林工程施工过程与竣工资料整理过程做好同步控制[5]。园林工程参建单位的工程技术人员和项目管理人员要切实负起责任，杜绝先施工后补资料的现象，要经常深入施工现场避免工程实际与资料整理两张皮。同时建立过程控制奖罚制度，对施工单位的工程资料的同步性、真实性、准确性、完整性、规范性进行考核评比。

4.4 重视园林工程档案资源的信息化开发

在园林工程档案管理的实际工作中，除了要对园林工程档案材料的收集、整理和保管重视外，还要注重对园林工程档案资源的信息化开发利用。要真正体现园林工程档案的重要价值，就应该充分开发利用工程档案资源，使之更好地为园林工程建设和工程管理人员服务。在开发利用的过程中，档案管理人员要积极主动为园林工程建设服务，勇于打破传统的借阅方式，充分利用移动互联网和大数据的时代优势，创新档案管理工作，适应时代需要，开发相关APP或者公众号，让档案利用更加便捷和高效。

5 结语

园林工程档案管理的好坏不仅与某一个具体的园林工程建设项目相关，在宏观上也一定程度地影响了城市园林的发展建设。园林工程档案管理方法的改革是一个系统的工程，最根本的就是要改变从业人员的思想认识；其次要科学严谨地制定相关的档案管理标准、细则、方法，提高工作人员的专业素养；最后要分阶段分步骤地推进园林工程档案资源的信息化开发。只有如此，园林工程档案管理才能够跟上时代的步伐，更好地服务城市园林建设。

【1】李桂英.园林工程档案管理工作浅析[J].黑龙江档案，2015(1)：71.

【2】周建强.园林工程档案管理存在的问题及对策[J].装饰装修天地，2015(10)∶50.

【3】曹珍珍，张玉.加强工程档案管理对促进建设工程质量的价值探讨[J].智能城市，2016(5)∶145.

【4】温惠玲.浅谈建设单位工程档案管理[J].中国科技博览，2016(11)∶22.

【5】马恒博，高红霞.做好园林绿化工程档案管理的主要途径[J].建材发展导向，2015(15)：121-122.

Discussion on the Management Method of Garden Engineering Archives in the New Era

HAN Hong-jia
(Taiyuan Institute of Garden Architecture Design and Research,Taiyuan 030000,China)

garden engineering;archive management;strategy

G271

A

1007-9467（2016）09-0174-02

2016-08-13

韩宏甲（1984～），女，山西太原人，助理馆员，从事工程项目档案管理研究。