企业合同全过程管控方式方法研究

●卢冰洁　罗芳苓　何涓涓

企业合同全过程管控方式方法研究

●卢冰洁1罗芳苓2何涓涓2

合同是社会经济运行的主要媒介，承载着企业大量的经营、财务等信息，体现企业对外进行经济活动的需求关系，合同管理活动更是深入地渗透到企业管理的各个运营流程。合同管理已经不仅仅是法律问题，还体现着一个企业的管理方式和水平。但目前很多企业在进行合同管理时，仍只针对合同中存在的实际法律问题，对产生法律问题背后的原因却较少分析，或者是分析不够透彻，企业合同管理工作较为被动。开展合同全过程管控研究，就是要深入分析企业合同起草、履行、归档等各环节中存在的问题，并有针对性地提出改进建议，体现法律工作主动服务于企业生产经营的价值创造能力。

一、合同全过程管控的概念和意义

合同全过程管控是指从合同签订到合同得到全面履行完毕的一系列全过程跟踪的管理行为，包括合同立项、谈判、起草、审查、签订，直至合同履行、变更、纠纷处理等。

加强合同全过程管控首先是依法治企的内在要求。合同管理，亦可以理解为法律风险管理者站在企业视角，从经济的角度观察企业、分析企业，从而优化企业的管理模式，提升企业管理水平。在这一系列过程之中，法律工作者需关注法定不利后果，依法设计解决方案，制定并完善合理合法、行之有效的规章制度，而这正是依法治企的基础。依法治企要求我们以建立健全管理制度为切入点之一，可以强化企业的科学管理，严格实行岗位责任制，确保责任到位，各司其职。

其次，加强合同全过程管控有助于企业正确决策。合同全过程管控并不仅仅局限于具体的某个合同本身，而是与企业的经营目标、组织结构、市场定位、外部环境等因素紧密相关。它是动态的流程管理与静态的文本研究相结合的活动，对保障企业在外部交往中所作出的决策的正确性，起到不可否认的重要作用。

最后，合同全过程管控是企业避免风险的保障。进行合同全过程管控，要求相关的参与者和责任人员不断地寻找企业的优势所在，同时对企业过去的不当决策进行校正和优化，为企业的行为作出超前预测和探索，因此，合同全过程管控亦是企业避免风险的有效手段。并且，企业对其合同的管理监控行为，能够将合作双方的权利义务在事前就加以法律法规的约束，能够规范、协调乃至震慑双方的行为，降低双方对抗消耗，大大削减了不利的法定后果出现的可能性，为企业平稳发展保驾护航。

二、电网企业合同管理过程中可能存在的问题及原因分析

（一）合同管理过程中可能存在的问题

电网企业合同管理可能存在的问题体现在合同起草、合同签订、合同履行和合同归档四个阶段。一是合同文本起草错漏。要体现在合同起草要素的基本情况填写错误或合同资质材料上传不当等。二是标准合同文本库合同类型和内容未能满足企业需求。例如合同设计未能考虑框招的形式，导致合同签订工作重复。部分业务按照合同管理制度需签订合同但未有合同范本导致起草时间缓慢，部分条款未能考虑企业财务报账、业务管理实际，导致工作反复或者是无法实际操作。三是合同超期签订。四是合同履行不当。如部分施工进度未能按照里程碑节点推进，因项目施工延期导致未能按期收货，履约保函履行不当等。五是合同归档问题，体现在迟延归档和归档资料不全。

（二）合同管理问题的原因分析

1.主观方面的原因

（1）合同承办人多为非法律人员，法律意识有待提高。

业务部门虽设立了合同承办人员，但大部分为非专职的合同管理人员，也非法律专人员，在整个合同管理过程中没有较强的风险意识，对合同中存在的风险不敏感，同时由于缺乏系统的法律知识，无法对合同涉及的各项法律问题作出正确的判断。

（2）合同承办人未能严格落实合同管理制度规定的工作职责。

企业的管理制度已对合同承办部门的职责作了明确细致的规定，合同签订时限、合同归档要求等也已在制度中明确，但实际完成情况不佳。

（3）部分业务部门的合同承办量大未能全身心投入工作。

实际工作中企业主营业务的业务部门或者是后勤部门工作量较大但未有合同专职岗位，部分工作差误主要是大部分合同承办人身兼数职未能全身心投入到合同管理工作中所致。

（4）对方合同管理存在的问题影响另一方管理质量。

在合同管理工作中所发生的问题，有部分非因本单位原因而导致，比如部分承办人员反映合同超期签约的一个主要原因就是合同相对方人员调整、工作交接失误或者合同相对方审批流程过长造成合同签订工作滞后等。

2.客观方面的原因

（1）缺乏专门针对合同管理工作的绩效考核机制。

尽管企业内部已制定了针对部门的《组织绩效考核管理方案》和针对员工个人的《通用工作考核管理业务指导书》，但未制度针对合同管理岗位的绩效考核机制。由于缺乏相应的绩效考核机制，不能提高合同承办人以及合同承办部门对合同管理工作的重视程度，在当前合同承办人身兼数职的情况下，也不能有效的督促、驱使合同承办人恪尽职守，正确履行企业合同管理制度中的规定履行相应的职责。

（2）项目实施进展中缺少对合同实时监控、跟踪履行的有力措施。

体现在目前对合同履行管理的方式和手段较为单一，主要是事后的检查（季度检查和专项检查），而履行过程中的监督相对较弱，对于合同的实时跟踪仅限于将合同管理内容融于项目进度管控表中。此方式具有操作上的不便性和监管滞后性，不能全面掌握本单位合同履行情况，缺乏对合同履行情况的有效监督。此外，在合同履行过程中，合同管理人员不能及时深入现场，按照合同约定的进度与要求，与项目负责人做好沟通与指导，导致合同履行进度与书面履行资料存在脱节现象。

（3）对客观风险的预警意识和应对能力稍有欠缺。

电网企业最突出的一个问题是因基建项目不能按约履行导致物流服务中心延期收货的连锁反应。导致基建项目不能按约履行的原因主要的客观因素有政府审批迟延、管道移交问题、选址调整，青赔受阻等。因客观因素造成基建项目不能按约履行而导致物流服务中心收货延迟在物资部门总收货延迟数量中占了很大的一部分比重，这说明目前合同管理工作中对客观风险的预警意识和应对能力的不足。如果能多渠道收集相关外部市场、行业和机构的数据信息，并对信息进行分析和评价，将帮助及时有效预估基建项目的客观风险，减少基建部和物流部门连锁反应的发生。

三、加强合同全过程管控的方式方法

（一）加强对合同承办人的提升和培训

合同的起草依赖于合同承办人优秀的专业素养，尽管目前企业每年均举办一至两次的合同承办人培训，但由于企业人员更新和工作调整问题，合同起草环节仍会出现小瑕疵、小错误。合同承办人大部分为非法律专人员，缺乏系统的法律知识，无法对合同涉及的各项法律问题作出正确的判断，缺乏风险意识。因此，加强对合同承办人员资格管理和法律知识培训确有必要。

首先，在条件允许的情况下，合同承办人应尽量让法律专业的人员担当。同时开设合同管理承办人员资格考试，对通过考试的授予合同承办人员资格并进行登记备案，未取得合同承办人资格的不得承办合同，从事合同管理工作。此外还应注重对合同承办人的人才储备建设。通过建立合同承办人资格管理机制，提高合同承办人资格的准入门槛，从整体上提高合同承办人的业务水平和适应能力。

其次，可通过企业培训、外聘法律顾问授课等着重加强合同承办人员的合同法基础理论知识，在每次培训授课之前，可通过发放调查问卷的形式征集各部门合同承办人最想了解、最想获取的知识点，设置最符合学员需求的培训课程，提高培训的成果质量；可通过老合同承办人员经验交流会、法律事务部门讲解实际中常遇到的合同管理问题和解决方法，提高合同承办人员实操能力，提高合同承办人在工作中解决问题的能力。

此外，还需特别重视各部门合同承办人之间的沟通、交流和学习。合同全过程管控是一个动态的管理过程，需各部门的协同方能得以顺畅运行。各部门合同承办人之间通过沟通、交流和学习，可以增强对合同管理各阶段的预估和把控能力，加强企业内部各部门之间的融合能力。

（二）建立健全合同管理职责绩效考评机制

基于合同承办人岗位职责的重要性，特别是在合同承办人身兼数职的情况下，如果合同承办人怠于行使岗位职责，不重视合同管理工作，将会导致合同管理工作混乱，停滞不前。因此，需建立合同承办人合同管理绩效考核机制，将合同文本起草错误情况、合同倒签情况、合同超期签约情况等纳入部门组织考核、个人绩效考核等。将岗位职责和绩效考核机制相结合，将大大提高合同承办人在合同起草、签订、履约和归档环节主观能动性的发挥，促进合同承办人员工作的积极性。

（三）采用多样化手段对合同履行进行实时监控

合同实时跟踪履行是合同管理过程中最难控制的环节，针对合同管理人员分散、履行数据不易采集、履行偏差原因复杂等特点，可在履约开始时就根据“何时、何地、如何方式、应有何凭证”的格式将合同中的所有权利和义务罗列成表，便于执行过程中经常比照检查。

如果要加强对合同履行的动态监控，还应借助网络信息技术，通过实现合同管理信息系统与财务管理系统、其业务部门管理系统之间的数据关联，实现系统间信息的“一点录入、全程共享”。同时，在实现上述数据关联的基础上，可对合同履行过程中的一些重要环节及时间期限设置自动警示和提醒功能，实现合同履行监管的智能化。目前国内部分大型国企运用信息化手段成功实现了对合同履行的实时监控，有效的防控了合同履行中的法律风险，可进行借鉴和参考。

（四）以承包商履约评价机制督促合同相对方积极配合合同事宜及依约履行合同

承包商履约评价机制构建的宗旨是激励合同守信、惩戒合同失信，运用定性和定量的方法将合同相对方的主体资质、合同履行过程中的各项义务性内容、合同履行的结果、纠纷处理结果进行量化，赋予分值和权重，根据合作方的合同履行情况测算分值。通过刚性的执行承包商履约评价机制，告知其利害性和相应后果，督促承包商提高对合同按约签订、按约履行的重视程度，规范合同相对方的行为，同时也可将该合作方的考评结果纳入到评标活动中，对遴选优质的合作方，逐步形成重合同守信用的良性环境氛围具有深刻的指导作用。

（作者单位：1.南宁供电局，2.广西欣和律师事务所）