财务共享服务信息化实现方式探析

●罗淇方

财务共享服务信息化实现方式探析

●罗淇方

随着全球经济一体化，企业发展规模增大，跨地区、跨国贸易的增加，企业面临越来越激烈的全球化市场竞争。如何不断保持、提升企业核心竞争力，是企业战略管理的重要课题。财务共享服务是目前公认的符合大型企业财务管理要求的先进方案，它能够有效解决管理流程标准化的问题，提升财务部门整体能力和效率并降低成本。本文将从如何将业务需求转化为系统的功能需求入手，通过功能分解，实现共享中心的控制逻辑；通过系统功能规划，解决企业的瓶颈问题，实现系统的高效运作，最终为实现财务共享服务搭建提供强有力的信息化支撑平台。

一、术语及定义

（一）财务共享服务

财务共享服务就是将信息技术作为企业财务流程处理的基础，把组织结构的合理配置、相应流程的规范、提高流程效率、减少运营成本的支出以及创造价值作为最终目标，站在市场视角上为企业客户提供专业化服务，进而对企业进行有效的分布式管理模式。共享服务中心则是利用计算机技术、互联网技术、通信技术等现代化技术手段，为企业部门提供标准化、程序化的财务工作方式。

（二）财务共享服务信息化

财务共享服务信息化是指通过信息系统实现财务共享服务的功能，维系财务共享服务体系的运作，展示财务共享服务模式的成效，同时存储基础数据，保障数据安全，为决策服务提供数据支持。

二、财务共享服务实现的意义

（一）践行财务一体化、集约化的先进理念

加强企业一体化、集约化管理，加速信息在企业内部的流通，从而提高管理效益，是企业管理的方向，也是企业走上良性发展道路的保障。财务共享服务模式将同质化的、重复性的交易性业务流程进行集中处理，有力的保障了集团的一体化管控，正是对集约化的管理思路践行，符合未来发展的趋势。

（二）迎合财务专业化分工的趋势

在财务共享服务模式下，财务人员从繁琐的基础业务中脱离出来，并可以专注于向财务决策、业务财务以及共享服务转变：高端财务管理决策人员负责宏观业务；业务财务负责被服务的基层单位的前端业务处理；共享服务财务负责专门的财务处理。专业化分工将原本横向覆盖的财务工作集中于某个小的领域，有助于各自专业领域的技能提升，能更好地服务于企业发展战略。

（三）降低企业的运作成本

财务共享服务通过集中处理同质化、标准化的业务，发挥规模效应，优化了资源配置，从而降低了企业运作成本；通过实现扁平化的管理，减少中间管理层级，节约管理成本，提高了管理效率；通过建设财务共享服务中心，减少了财务人员数量，降低了配备办公场所的规模，降低了人员数量和办公成本。

（四）提高企业的财务管理水平

在传统的财务运作模式下，财务人员既处理基础的财务业务，同时兼具财务分析等管理职能，造成财务人员分工不明确、财务管理效率低等问题。财务共享服务中心实现了财务人员的专业化分工，将基础的财务处理业务纳入中心进行处理，解放了部分财务人员的业务处理职责，使这部分人员能够更加专注于财务管理职能，从而提高财务管理水平。

（五）提升企业核心竞争力

财务共享服务中心提升企业竞争力的途径主要是通过统一管理标准，规范企业财务管理流程。随着第三次产业革命的不断深入开展，区域化的市场竞争已经升级为全球化竞争。财务共享服务中心通过统一管理标准，实现了集约化、一体化管理模式，面对瞬息万变的市场情况，能够及时制定调整策略，并迅速在企业内部实现。

三、财务共享服务模式下的信息化建设思路

注重与已有会计信息之间的结合使用，我国国内信息化水平较高的企业已经拥有了自己的会计信息系统，而在财务共享服务背景下，财务信息化发展就不能对现存的信息体系做出否定，同时还要将其与之进行良好的结合，从而有效地推动企业管理会计信息化建设的速度。例如，目前南网公司已建立并使用“6+1”管理信息系统，财务系统作为其中一个业务系统，财务共享的服务中心就可以充分利用这一系统，对企业实际的经营情况进行搜集和整合，并在此基础上实现财务共享服务信息化。

（一）注重系统功能与财务业务管理的符合度

系统功能是否与财务共享服务业务管理相匹配，是系统功能建设需要关注的重点，直接影响到财务共享服务模式实现的效果。

1.系统功能应满足企业统一标准的管理思想。统一标准是财务共享服务中心的核心思想，包括统一业务标准和统一流程标准二个方面。业务标准的统一包括很多方面，例如纳入共享服务的核算管理，必须统一科目体系，统一辅助核算等内容；在报表管理里，统一报表格式，统一报表取数和稽核方式等内容。流程标准的统一主要包括固定业务实行固定流程管理、固化流程环节、统一流程提醒方式等内容。

2.满足标准业务集中处理的思想。标准业务集中处理是实现规模经济效应的体现。集中处理需要统一分配待办事项，并能实现自动向会计主体进行数据归集的功能。传统模式下，各组织单位的业务处理进行了隔离，流程和数据互不影响，该方式下难以对多单位业务处理进行有效监控。财务共享服务中心基于统一的标准流程，集中各组织单位的待办事项，按业务性质进行分类，分配专人进行专门处理，并自动生成各组织单位的财务凭证。

3.业务处理型系统向分析决策型系统发展。当今通用的财务共享服务中心，系统支撑的重点在于满足基础的业务处理流程的需要，随着财务集约化工作的深入开展，系统支撑的重点应逐渐转移到支撑管理水平的提高上，建设满足更高层次的数据分析功能，逐渐转变成为分析决策型系统。

（二）选择合适的信息系统部署方式

财务共享服务模式应依据企业的管理思想和实际情况进行建设，目前考虑有两种建设方式可供选择：一步建成财务共享服务中心和分步建设财务共享服务中心。

1.一步建成及直接建成共享服务中心，由集团级共享服务中心负责集团公司本部及下级单位的共享服务范围内业务。

优点是标准化程度高，风险管控力度强，容易实现规模效益。集团能够实时查询到下级单位数据，实时做出符合企业实际情况的决策，同时能够执行集团统一的管理思想，约束下级单位财务行为，降低企业财务风险；缺点是变革阻力较大，人员调动和转岗较多，人员安置任务重，共享中心远离基层单位，资金支付的时效性需加强，沟通方式远程为主，满足各单位业务需求灵活度下降，对各单位业务实际情况了解程度有一定降低。

一步建成模式对服务器硬件的要求比较高，数据备份和数据损毁应急预案要求非常严格，以确保系统能够高效地运作，对于信息化应用比较成熟的大型企业集团，集团内部有一定的执行管理控制基础，可以考虑一步到位，直接采用集中部署模式。

2.分步建设财务共享服务中心。第一步：集团本部所在地和各地市设立共享中心，集团本部所在地区共享服务中心负责处理集团本部及所属直属机构的业务，地市分中心负责地市局、所辖县级公司的业务；第二步：逐步完成地市分中心和集团本部所在地区共享服务中心整合，形成集团共享服务中心，集团共享服务中心直接负责各地市级单位及县级公司的财务核算、资金支付工作，实现集团式集中。

优点是对现有组织机构、人员岗位影响不大，管控力度较强，共享中心与基层单位距离较近，沟通更为方便，容易满足各单位业务需求，工作方式变动较少，员工适应时间较短，对地市分中心的管控力度不强；缺点是一定程度影响规模效应和共享服务的效果，逐步完成地市分中心和省公司本部所在地区共享服务中心整合，实现整个集团集中的时间较长。

对于信息化建设相对落后，管理手段相对单一的一些企业，可以考虑先建设分中心模式的实现方式，逐步向统一模式过渡。

（三）信息系统数据安全性控制

数据安全性控制是信息系统必须考虑的一个重要内容。财务共享服务系统融合了其他业务运行系统，同时集成影像系统、银行支付系统等，涉及的数据内容广泛，数据交互频繁，对于数据的安全性控制更需要详细规划。

1.通过制定合理的工作管理规范加强数据安全性保障。数据安全性的提升需要从方方面面开展，合理的工作管理规范必不可少。从密码的规范性来说，制定复杂的密码结构规则，以及定期更换密码是保障数据安全的第一步；在工作过程中对于密码的管理和交接方式制定严密的规程，可以防止密码泄露。

2.通过信息系统数据加密实现数据安全传输。由于系统数据在网络上传输，给黑客带来了可乘之机，可能利用对数据信息的截取使信息数据泄密。信息系统通过加密方式进行密文传输，可以有效防止黑客对数据信息的获取，为数据安全加上了一把锁。另外，数据保存服务器的操作系统和防火墙也是一道防止数据被窃取的屏障，也需要关注和考虑。

3.信息系统权限控制。信息系统在使用过程中，必须通过权限控制实现对数据的访问，权限控制从岗位、菜单、数据查看等层面进行划分，权限外数据禁止查看，以实现对数据的严格控制。

4.数据备份与恢复。必须制定详细的数据备份计划，并对可能发生的所有风险进行穷举，生成对应的解决方案。数据备份考虑开启归档模式以及双机等方式，防止数据因局部毁损而造成系统整体使用上的毁灭性打击。

（四）系统功能应符合易用性原则

信息系统的使用是为了减少工作量，提高工作效率。符合使用习惯的信息系统是系统建设需要考虑的重要因素。

1.统一的登陆门户界面，增加系统视觉感官效果。因共享中心需要将原有的各级单位统一管理，需要提供灵活的门户管理功能，统一共享门户、提高工作效率高度集成待办、避免反复切换系统；提供业务门户，所有单据（含纳入共享的单据）统一在业务门户发起，同一业务人员进入门户后可以处理完有关的所有业务。

2.建立任务“任务池”管理功能，共享中心将大量同质化业务集中办理，如何均衡合理分配财务人员工作量成为首要解决的问题。可预先设置业务组的服务范围，按业务小组对不同单位、不同单据类型灵活地进行分工设置，实现共享服务中心工作人员可以从“任务池”中自动或手动领取属于自己处理范围的工作任务，达到平衡负荷的效果，避免任务堆积，从而可以提高工作效率。

3.系统功能使用模块化管理，易于扩展。财务共享服务信息系统功能应适应企业的不断发展变革，可以方便地进行变更。系统开发应采用模块化开发，预留自行配置的空间，在企业管理模式变更时通过模块化配置实现改造。例如，最典型的系统应可以方便地进行流程的改造，包括启用新流程、流程变更、流程停用等功能。

（五）对会计信息化的人才进行创新

现阶段，我国会计人才队伍结构已经呈现出失衡状态，传统形式的核算会计人数占据了会计从业总人数的一大部分，使得我国对于高层次的会计管理人员的缺口达到近乎300万人数。企业在应用财务共享服务以后，财务人员就要面临自身职能上的转变，由原来的核算会计逐渐转变成社会所需要的管理会计，由此可知，企业未来发展需要核算型会计的数量会越来越少，管理会计的需求量会呈直线趋势增加。另外，随着信息技术的发展，对财务人员的信息技术能力要求也逐步提高，既懂业务又了解业务的人员成为企业最紧缺的人才。因此，想要更好地应对这一变化，就要加大管理会计信息化人才的培养力度。此外，还要不断加强校企之间的有效结合，构建科学、有效的人才培养计划，进而更好地满足企业发展对其的切实需求。

四、结语

财务共享服务中心离我国大型企业已经越来越近，目前，全球70%以上的《财富》500强企业正在应用共享服务，90%的跨国公司正在实施共享服务，众多的成功案例足以说明它的先进性。虽然财务共享服务中心产生于国外，但全球一体化经济的趋势决定了这种模式势必在全世界范围内蔓延，我国国内大型企业接受并应用财务共享服务中心已是大势所趋。在未来的几年中，可以预见大部分公司将建立财务共享服务中心，借此契机，广西电网公司也将在南方电网公司的指导下，加速推进整体财务转型，财务共享服务将成为日后公司财务工作中的核心主题。总之，财务共享服务模式可以提升企业的整体竞争力，投入精力去关注和研究财务共享服务模式必定会为企业创造更高的价值。

（作者单位：广西电网公司）