新媒体环境对高校档案管理的影响与应对策略

谭伟贞，邱圣晖，曾智华

(1.湖南人文科技学院 档案馆，湖南 娄底 417000；2.湖南人文科技学院 图书馆，湖南 娄底 417000；3.湖南人文科技学院 外国语学院，湖南 娄底 417000)



新媒体环境对高校档案管理的影响与应对策略

谭伟贞1，邱圣晖2，曾智华3

(1.湖南人文科技学院 档案馆，湖南 娄底 417000；2.湖南人文科技学院 图书馆，湖南 娄底 417000；3.湖南人文科技学院 外国语学院，湖南 娄底 417000)

[摘要]新媒体丰富了高校档案的载体和传播形式，拓宽了高校档案的空间，给高校档案注入了新的活力，为档案馆提供了展示自我的大舞台。同时，新媒体也给高校档案管理带来了挑战，如，档案的文化引领和教育功能被削弱，档案管理的方式和手段、服务模式和档案队伍都面临着新的挑战。在新媒体环境下，高校档案工作应从以下几方面着力：转变观念，树立新媒体档案观；建立数字档案馆，加强档案的现代化管理；重视与用户的交流与互动，积极探索新媒体环境下档案传播的新途径；打造一支综合素质高的档案队伍，提高驾驭新媒体的能力；注重档案的编研工作，开发适合新媒体环境下的档案产品；提高品牌意识，重视档案的个性与特色发展。

[关键词]新媒体环境；高校档案管理；影响；挑战；应对策略

新媒体环境是与传统媒体环境相比较而言的，是一种新型的大众传播环境，具有强大的渲染力和独特的传播优势。它立足于网络技术和计算机，借助电脑、手机、互动电视等载体传播互动式信息，具有资源丰富性和共享性、时空虚拟性和无限性、交往互动性与便捷性、传播开放性和时效性等特点[1]。

以手机、电脑为代表的新媒体被人们广泛接受和使用，有的人甚至离不开这些电子产品，它以强大的力量渗透和辐射到无数人的生活娱乐中，影响人们的行为习惯和道德信念。新媒体深植于人们生活的各个角落，具有巨大的传播魅力，已成为现代人生存的重要媒介环境。高校作为新观念、新技术、新思想、新潮流的发源地和辐射区，更容易被传播。新媒体以其强劲之势席卷整个校园，各种千奇百怪的电子产品成了师生员工最重要的“玩具”和“餐具”，高校师生成了新媒体的重要使用者。

一新媒体给高校档案管理带来的机遇

新媒体通过数字技术对信息进行加工、压缩，然后进行存储、搜索和传播。档案管理也应利用数字技术，借助新媒体在全球范围内进行传递和交流，丰富人们的日常生活，拓宽人们的视界。要把新媒体引进档案领域，通过多媒体的形式整合、传播档案信息，服务于高校档案管理的现代化，推动高校档案管理的个性化发展，提升高校档案的利用效率。

(一)新媒体丰富了档案的载体和传播形式

长期以来，档案管理主要依靠传统的纸质档案，以收集内容和坐等上门的服务方式呈现在人们面前，内容单一，服务手段落后，灵活性极差。而新媒体环境以其独特的优势，日渐成为高校档案管理的新环境，显示出传统管理所不及的优势。首先，新媒体依托通信技术、计算机技术和数字技术构建了一个形式多样、资源丰富、覆盖面广、传播速度快的多元化系统，以自己独特的优势多方位、全天侯、多角度地接收和传播社会的最新信息。新媒体环境利用其广阔的虚拟空间，将各种科研信息、教育信息、娱乐信息、政治信息、社会信息等存储其中，为高校档案提供了巨大的信息量。其次，新媒体的包容性可以使不同国家、不同地域之间高校的档案管理实现资源共享，大大地丰富了高校的档案内容。同时档案集文字、图片、影音于一体，大大增加了其吸引力。可以说新媒体为高校档案不仅给足了内容，还提供了形式多样的载体。

(二)新媒体拓宽了档案的空间

在进入新媒体时代前，高校档案不管是馆藏内容还是服务对象，相对来说都是孤立的，自成系统的。高校档案既是独立的，也是局限的，由于时空的界限，高校的“围墙”往往成了档案管理的边界。到了新媒体时代，新媒体的时空性打破了传统媒体的时空界限。一方面，高校档案馆可以把传统的馆藏档案以及有关档案馆的建设与发展输进网站，使档案管理现代化、科学化、网络化；另一方面，可设立校友聊天室、主题教育、信息反馈等栏目，向全校师生和校友乃至社会各界人士提供交流思想、传播信息和反馈信息的通道。这样，档案管理人员即使身处“围墙”内，也可十分便捷地了解外界的动态，与利用者进行沟通与碰撞。更重要的是，在新媒体环境下，档案人员的“禁锢”思想被削弱了，档案的价值选择被多元化了，档案人员的思想空间得到了拓展。

(三)新媒体给档案注入了新的活力

新媒体在为高校档案丰富内容、注入新鲜血液的同时，也为培养师生员工的档案意识和档案管理人员的服务观念提供了帮助。新媒体打破了真实档案馆与虚拟档案馆的界限，随着档案利用人数的剧增，对信息的要求也越来越高，从而促进了档案管理人员的主体意识和主体地位的形成，大大地调动了他们的积极性和主动性。新媒体覆盖了广泛的信息网络，档案管理人员可从中汲取精华，激发创新动力。在档案网站中设聊天室和交流栏目，为档案管理提供了新方式，为各界人士的参与提供了新平台，增添了人气，活跃了气氛；同时，唤醒了广大师生的档案意识，激起了档案管理人员的工作热情。档案网站增添了新的内容和新的气息，提升了档案管理的技术含量与管理水平。

(四)新媒体为档案馆提供了展示自我的大舞台

传统的高校档案管理相对来说是封闭的，各高校之间的档案管理互不干涉，各自为政。进入新媒体时代，信息的不断开放和馆际之间交流的日趋频繁，大大地加快了高校档案的信息化建设。一方面，新媒体成为师生了解社会的重要通道，馆际之间的资源共享越来越丰富；另一方面，高校档案馆可借助新媒体传播馆内的动态和成果，以扩大知名度和影响力。因此，新媒体不仅是高校档案馆连接社会的通道，更是其展示自我的大舞台。

二新媒体给高校档案管理带来了新的挑战

新媒体是一把双刃剑，在给高校档案管理带来前所未有的机遇的同时，也给高校档案管理带来了挑战。

(一)档案的文化引领和教育功能被削弱

高校档案作为一门重要的文化“潜课程”，是一种无形的力量，时刻引领师生的行为，塑造师生的心灵，在一定程度上可引导大学生的发展方向，正是这一点才体现出高校档案的重要性。而高校档案的这种文化功能的发挥有赖于高校档案的权威性，在新媒体环境下，档案的文化功能面临巨大的冲击。文化主体多元化削弱了档案文化的权威性，简单的名人、知名校友的榜样塑造，难以对大学生产生深层的影响[2]。进入新媒体时代，各种信息内容灵活多样，传播速度快且不易被控制，尤其是各种腐蚀思想的注入，使师生的价值观和道德观遭到了前所未有的挑战，他们在新媒体环境中自由言行，忘记自己的年龄、性别、身份、地位，极易造成道德意识的丧失。泛滥成灾的信息和道德失范的行为严重地污染了网络的生态环境[3]。许多“垃圾”信息占据了大学生的思想空间，腐蚀了他们的心灵。可以说新媒体已经成为高校校园的统率力量，并在逐步解构档案这种传统文化的诸多核心要素，档案文化所起的引领和塑造功能遭到侵袭。

(二)档案的管理方式和手段面临挑战

在新媒体时代，档案管理的服务对象、方式、手段、内容等都发生了巨大的变化，高校档案管理也变得更加多元化。在档案管理主体多元化、服务对象更加广泛、档案内容更加丰富的情况下，档案管理方式和手段面临新的挑战[4]。如果高校档案馆不及时改革，将可能丧失主动权。高校师生是新鲜事物的先行者，这一特点决定了师生员工在很短的时间内就能掌握并熟练运用新媒体技术。档案传统的管理方式和手段与高校师生新媒体技术的掌握和运用相差很远。主要存在的问题是对新媒体缺乏敏锐性、重视程度不够以及技术水平较差，难以及时掌握相关信息，占领档案信息资源的制高点，无法与师生进行沟通与互动，无法满足他们的需求，从而导致工作的被动。从一定程度上讲，新媒体对档案管理的挑战不仅是技术层面上的，更重要的是思想观念上的挑战。新媒体的即时性、开放性决定了档案工作人员必须转变观念，重新给自己定位，及时调整管理思路和策略。只有这样，档案馆才能抓住主动权。

(三)档案的服务模式面临挑战

高校档案过去那种“重管理、轻利用、坐等上门”的被动服务模式，让档案馆这个精神财富的集结中心，无法向社会开放，也无法与新领域的主管部门合作，生产、科研、教学、管理等原始信息成了真正的“死”档案，档案工作人员成了名副其实的“保管员”，高校档案“神秘的面纱”无法被人掀开。进入新媒体时代，高校档案的这种服务模式将面临极大的挑战，人们获取信息的途径发生了划时代的改变，对获取信息的内容也提出了更高的要求，“重管理、轻利用、坐等上门”的传统服务模式不仅与新媒体的开放性不符，更是与新媒体的即时性背道而驰。

(四)档案队伍面临挑战

传统模式下的高校档案队伍，或多或少地存在“四多四少”(年纪大的多、年纪轻的少，女同志多、男同志少，学历低的多、学历高的少，要照顾的多、能工作的少)、因人设岗等现象。进入新媒体时代，新媒体的互动性与传统模式下的高校档案队伍产生了巨大的碰撞。新媒体附载了海量的信息，这些信息的内容参差不齐，对师生的思想和意识产生了不同程度的影响。新媒体环境下的档案队伍如果没有扎实而全面的理论基础，很难在互动栏目回答各种不同的问题，也难以满足用户各方面的需要。

三新媒体环境下的高校档案管理应采取的对策

新媒体时代，高校档案管理的改革不仅是档案管理在技术上的改革，更重要的是观念上的转变。档案工作置身于新媒体环境下，管理者必须加强档案工作的自觉性，抓住新媒体赋予的机遇，同时，还应积极应对新媒体给档案工作所带来的挑战，努力把高校档案馆变成与新媒体相适应的现代化档案馆。

(一)转变观念，确立新媒体档案观

加强高校档案管理，应对新媒体的挑战，高校档案馆应转变观念，确立新媒体档案观。结合新媒体环境的特点，对新媒体环境下的高校档案馆，应做如下调整：在空间上不要把档案馆禁锢在高校的“围墙”内，要面向社会，开阔视野；在时间上要放眼未来，更加迅捷，更加长远；在内容上要把握时代动态，丰富馆藏；在管理方法和手段上要注重互动性和信息反馈；在服务上要使高校档案服务更加多元化，把握主动权。也就是说，新媒体下的高校档案管理应当编研各种综合档案信息，注重档案信息的开放性和互动性，变被动服务为主动服务。

(二)加强档案数字化加工，推进档案管理信息化进程

高校是新技术的重要发源地和辐射区，新媒体已融入师生生活的每一个角落，高校档案馆应清醒地认识到只有加强信息化建设，加大档案馆基础设施的投入，加强信息的开发和利用，才能避免成为信息时代的孤岛。在新媒体环境下，高校人人都是档案信息的利用者、传播者和形成者，高校档案馆要充分发挥这一优势，运用数据软件采集工具，搭建职能收集平台，实现全校档案资源全面、系统的在线归档；运用大数据挖掘技术，搭建特色知识专题库和一站式平台，实现全校师生档案资源可追溯利用和一站式查询、打印；运用数据共享和交换技术，实现资源共享。

(三)重视与用户的交流与互动，探索档案传播的新途径

新媒体环境下，为了加强与用户的交流与互动，发挥档案馆的文化功能，档案馆要建立用户体验服务平台，即通过互动栏目和教育栏目发挥档案的特色作用，高校档案的特色主要是本校的文化特色和档案的个性发展。教育栏目可利用档案资源重塑新媒体环境下的大学理想，培养大学精神；可设计不同的文化环境，营造校园文化气氛；也可利用档案资源开展各种不同的展览，引领大学生的发展方向。注重互动栏目的反馈作用，及时了解和掌握用户的需求，把握时代动态，提高档案的利用率。

(四)打造综合素质高的档案队伍，提高驾驭新媒体的能力

传统的“四多四少”的档案队伍明显不适应新媒体环境下的档案管理。新媒体对档案队伍的要求越来越高，不仅要有档案的专业基础知识，而且还要有其它各学科的综合知识；不仅要有一定的科研能力，还要有一定的沟通能力；不仅要有管理方面的专业人才，而且还要有专业技术方面的人才。新媒体环境下的档案队伍虽然不要求人人都是计算机高手，但绝对要人人懂得计算机的基本操作，这样才能把虚拟档案与传统档案有机地结合起来。为此，高校档案馆必须通过各种有效方式把现有的档案队伍打造成为一支综合素质高的现代化档案队伍，唯有如此，才能适应新媒体环境，才能在新媒体环境下提高服务质量。

(五)重视档案的编研，开发档案新媒体产品

新媒体时代人们利用档案信息的要求越来越高，单一的档案信息已不能满足用户的需求。因此，档案馆必须掌握时代的发展动态和用户的需要，全方位搜索档案信息，及时编研档案资料。档案的编研是档案部门将档案信息最大化地挖掘出来，以起到扩大社会化生产的目的。档案编研是较高形式、较高效能的利用手段，也是开发档案信息的有效途径。新媒体时代高校档案部门要与时俱进，不断探索新方法、新途径，为学校领导决策、学校发展、广大师生的科研等提供全方位、多层次的档案编研信息，把握服务主动权，开发适合新媒体环境下的档案产品。这样，默默无闻的档案管理人员的劳动成果就会最大化地转化成经济效益和社会效益，使高校档案的文化功能得到充分的展示和释放[5]。

(六)提高品牌意识，重视档案的个性与特色发展

新媒体给高校档案创造了一个自由、创新的环境，为高校档案的个性发展提供了便捷，也为高校档案的独特发展提供了可能。新媒体加速了各高校以及高校与社会之间的交流，促进了高校品牌档案的传播，推动了档案管理的不断创新，为高校档案的特色化发展提供了方便。高校档案是档案的一个重要组成部分，是一个活的档案细胞，必然具有鲜明的档案属性，同时，高校档案记载了高校成长和发展的历史轨迹，是高校不可分割的重要支流，具有鲜明的高校特色。因此，高校档案管理既要遵循档案的规律，又要结合本校的实际情况，在多元化档案管理的激荡交融和大范围的激烈竞争中创建出鲜明的个性和时代的特色。

参考文献：

[1]陈义红.新媒体环境下，大学校园文化建设的创新性研究[D].武汉：华中师范大学政法学院，2014.

[2]张朱博.新媒体环境下大学生校园文化建设面临的机遇、挑战与对策[J].北京师范大学学报：社会科学版，2013(1)：127.

[3]骆玉安.网络环境下大学校园文化建设刍议[J].郑州大学学报：哲学社会科学版，2002(6)：64-67.

[4]刘超良.论地方本科院校教学管理制度的缺陷与变革[J].湖南人文科技学院学报，2015(2)：99-100.

[5]刘丽琼.新时期如何做好档案的编研工作[J/OL].(2012-10-09)[2016-01-08].http://jda.cq.gov.cn/jyky/wzjj/35975.htm.

(责任编校：彭芬辉)

[收稿日期]2016-03-14.

[作者简介]谭伟贞(1970—)，女，湖南涟源人，湖南人文科技学院档案馆副研究馆员，硕士，研究方向：档案管理。

[中图分类号]G271

[文献标志码]A

[文章编号]1673-0712(2016)03-0122-04

Influence of New Media Environment on Colleges and Universities and its Coping Strategies

TANWei-zhen1,QIUSheng-hui2,ZENGZhi-hua3

(1.Archives of Hunan University of Humanities, Science and Technology, Loudi 417000, China;2. Library of Hunan University of Humanities, Science and Technology, Loudi 417000, China;3. School of Foreign Languages, Hunan University of Humanities, Science and Technology, Loudi 417000, China)

Abstract:With the appearance of new media, more carriers and more ways of communication become available to archives of colleges and universities. The new media means to archives management more space, new energy, and a bigger stage for the archives to display themselves. Meanwhile, the new media presents challenges. The functions of archives to guide the development of culture and education begin to be weakened. And the method and means of archives management, pattern of service, and team construction management are also facing challenges. To adapt college and university archives management to the new media, we need to put efforts into 1) establishing the concept of new media archives, 2) building digital archives to modernize the management, 3) increasing communication with users to better disseminate archive information, 4) creating a team of excellence to manage the new media, 5) developing new media-oriented archives products through more investment in archives compiling and studying, 6) enhancing brand awareness so that the archives have more distinguishing personality and characteristics.

Key words：new media; archives of colleges and universities; influence; challenge; strategy